Veelgestelde vragen

Een product is de overkoepelende definitie van wat u verkoopt: de naam, de beschrijving, de productcategorie en de afbeeldingen. Een variant is een specifieke configuratie van dat product — een combinatie van eigenschappen zoals materiaal, kleur en afmeting, elk met zijn eigen prijs en productietijd.

Het onderscheid is essentieel voor hoe VitaService werkt. Stel u heeft een product "Naamplaat". Dit product kan bestaan in verschillende uitvoeringen: wit PLA 10x5cm, zwart PETG 10x5cm, naturel hout 15x7cm. Elk van deze uitvoeringen is een variant. Ze delen de productomschrijving en de afbeeldingen (hoewel u per variant ook specifieke afbeeldingen kunt toevoegen), maar hebben elk hun eigen prijs.

In externe verkoopkanalen zoals Shopify worden varianten weergegeven als "product options" — de klant kiest welke variant hij wil en koopt die specifieke configuratie. Op Bol.com krijgt elke variant een eigen "aanbieding" onder hetzelfde EAN-product.

Het aanmaken van varianten is verplicht: een product zonder varianten kan niet worden gepubliceerd. Dit is een bewuste keuze in het ontwerp van VitaService — een product zonder prijs of zonder specificaties is niet verkoopbaar. Door varianten verplicht te stellen, garandeert VitaService dat elk gepubliceerd product volledig is geconfigureerd.

Een praktische tip: maak niet te veel varianten aan. Als u tien kleuren aanbiedt voor één product, overweeg dan of u ze allemaal nodig heeft of dat u kunt beginnen met de drie meest gevraagde kleuren. Meer varianten betekent meer beheerswerk bij prijswijzigingen en meer keuze voor de klant, wat soms verlamming veroorzaakt in het aankoopproces.

Staffelprijzen zijn prijsreducties bij grotere afnames. In VitaService stel u ze in per variant via de tab "Varianten" → klik op de gewenste variant → "Staffelprijs toevoegen". U kunt meerdere prijsniveaus toevoegen, elk met een minimumafname en een prijs per eenheid.

Een typische staffelprijsstructuur ziet er als volgt uit: 1-9 stuks voor EUR 25,00; 10-49 stuks voor EUR 22,50; 50-99 stuks voor EUR 20,00; 100 of meer stuks voor EUR 17,50. VitaService berekent automatisch welk prijsniveau van toepassing is op basis van het besteldeaantal.

Of staffelprijzen werken op alle kanalen hangt af van het kanaal. Shopify ondersteunt staffelprijzen via Price Rules — VitaService configureert deze automatisch bij publicatie. WooCommerce ondersteunt staffelprijzen native via product variations met quantity-based pricing. Etsy ondersteunt geen staffelprijzen — elk product heeft één prijs per variant. Op Bol.com zijn staffelprijzen ook niet beschikbaar via de standaard Retailer API.

Voor kanalen die geen staffelprijzen ondersteunen, kunt u overwegen om aparte producten of varianten aan te maken voor specifieke aantallen (bijv. "Pakket van 10 stuks" als aparte variant met de staffelprijs ingebakken), of handmatige kortingscodes aan te bieden voor grotere orders.

Op de VitaService Marketplace en in offerteaanvragen worden staffelprijzen wel volledig ondersteund — een kopende partner ziet de correcte prijs op basis van het gevraagde aantal.

Ja, dit is volledig mogelijk via de Channel Overrides-functie. Channel Overrides laten u voor elk verkoopkanaal afzonderlijk een andere prijs instellen, zonder de basisprijs in uw catalogus te wijzigen.

Dit is bijzonder nuttig om rekening te houden met de commissiestructuren van verschillende platformen. Etsy rekent doorgaans een hogere totale commissie (listingkosten + transactiekosten + betalingsverwerkingskosten) dan een eigen Shopify-winkel. Als u op beide platformen dezelfde marge wilt behouden, kunt u op Etsy een hogere verkoopprijs instellen via Channel Overrides.

Om een kanaalspecifieke prijs in te stellen, gaat u naar het product → tab "Kanalen" → selecteer het gewenste kanaal → vul de overschreven prijs in. U kunt kiezen of u de basisprijs overrides voor alle varianten tegelijk of per variant afzonderlijk.

Let op een paar subtiliteiten: Channel Overrides overschrijven ook de staffelprijzen als u die instelt. Als u op Shopify een andere basisprijs wilt maar dezelfde staffelprijspercentages, moet u de staffelprijzen ook expliciet instellen in de Channel Override. En als u een Channel Override verwijdert, valt het kanaal automatisch terug op de basisprijs in uw catalogus.

Een goed beheer van Channel Overrides is essentieel voor winstgevendheid. Veel partners onderschatten aanvankelijk de kosten van externe platformen en merken pas achteraf dat ze op sommige kanalen verlies maken. Neem de tijd om de commissiestructuren van elk platform te begrijpen en uw prijzen dienovereenkomstig in te stellen.

De Creator Marketplace is het gedeelte van VitaService waar creators beschikbare campagnes kunnen vinden en aanvragen. Het is in wezen een job board voor marketingopdrachten in de 3D-print- en maakindustrie.

Om toegang te krijgen tot de Creator Marketplace, heeft u twee dingen nodig: een VitaService-partneraccount en de goedgekeurde Creator capability. Als u nog geen partneraccount heeft, maakt u er een aan via de VitaService-website. Na aanmelding kunt u de Creator capability aanvragen via Instellingen → Capabilities → Creator aanvragen.

Bij de aanvraag vult u in: een beschrijving van uw marketingkanalen (bijv. uw Instagram- of YouTube-kanaal), uw doelgroep, uw gemiddeld bereik per platform, en eventuele portfolio-links. Een admin beoordeelt uw aanvraag en keurt deze goed of af. De beoordeling duurt doorgaans één tot twee werkdagen.

Na goedkeuring heeft u toegang tot de Creator Marketplace. U kunt campagnes filteren op categorie, vergoedingstype en minimumaantal volgers. Als u een interessante campagne vindt, leest u de campagnedetails (doelgroep, gewenste content, vergoedingsstructuur) en dient u een aanvraag in.

De aanvraag bevat een korte motivatie en optioneel een portfolio-voorbeeld dat relevant is voor de campagne. De partner beoordeelt uw aanvraag en keurt deze goed of af. Als de aanvraag is goedgekeurd, ontvangt u een notificatie en krijgt u toegang tot de campagne-tools: tracking links en promo codes.

Creator-vergoedingen worden berekend op basis van het vergoedingsmodel dat is geconfigureerd in de campagne. VitaService ondersteunt twee modellen: een vaste vergoeding per opdracht en een prestatie-gebaseerde vergoeding.

Bij een prestatie-gebaseerde vergoeding ontvangt de creator een percentage van de omzet die via zijn tracking links of promo codes wordt gegenereerd. Als een klant via de tracking link van een creator een product koopt voor EUR 50,00 en de vergoeding is 15%, ontvangt de creator EUR 7,50 voor die conversie.

De vergoeding wordt niet direct uitbetaald. Ze wordt eerst als "pending" geregistreerd. Dit komt omdat er een wachttijd is (standaard 14 dagen) om ruimte te geven voor retouren. Als de klant het product terugbrengt, wordt de conversie geannuleerd en ontvangt de creator geen vergoeding. Na de wachttijd worden de vergoedingen definitief ("earned") en toegevoegd aan de volgende uitbetalingsbatch.

Uitbetalingsbatches worden doorgaans maandelijks verwerkt door een admin. De admin exporteert een SEPA-bestand en verwerkt de betaling. Na verwerking ontvangt de creator een e-mailbevestiging met een overzicht van de uitbetaling.

Voor de uitbetaling heeft de creator een geldig IBAN nodig dat is geconfigureerd in Instellingen → Uitbetalingen. Zonder een geconfigureerd IBAN kan de uitbetaling niet worden verwerkt. De creator dient zelf verantwoordelijk te zijn voor het correct opgeven en bijhouden van zijn bankgegevens.

Dit is een veel gestelde vraag, omdat beide "verkoopkanalen" zijn maar fundamenteel anders werken.

De VitaService Marketplace is een interne B2B-directory die alleen toegankelijk is voor andere VitaService-partners. Het is ontworpen voor inkoop en distributie tussen bedrijven: als u een producent bent die zijn producten wil aanbieden aan resellers, of als u een reseller bent die producten zoekt bij producenten, dan is de Marketplace uw instrument.

Externe verkoopkanalen (Shopify, Etsy, Bol.com, WooCommerce) zijn publieke e-commerceplatforms waar eindconsumenten producten kunnen kopen. Als u aan particulieren verkoopt, heeft u een extern kanaal nodig.

Een ander fundamenteel verschil is de prijsstructuur. Op de Marketplace ziet u de inkoopprijs — de prijs die een andere partner betaalt voor uw product. Op externe kanalen ziet de consument de verkoopprijs. U kunt dezelfde producten op beide beschikbaar stellen met verschillende prijzen.

De Marketplace heeft ook andere functionaliteiten: offerte-aanvragen, inkooplijsten en directe B2B-communicatie tussen partners. Externe kanalen hebben functies die op consumenten zijn gericht: productreviews, wishlists en aanbevelingsalgoritmen.

Tot slot: producten op de Marketplace worden niet automatisch zichtbaar — u moet expliciet de zichtbaarheidsmodus instellen op "Publiek" of "Netwerk". Producten op externe kanalen verschijnen zodra u ze publiceert via de publicatieflow.

Na publicatie van een product naar Bol.com zijn er twee fasen: verwerking door de Bol.com API en indexering in de zoekresultaten.

De API-verwerking is doorgaans snel: uw aanbieding is binnen 15-30 minuten beschikbaar als directe link. Dit betekent dat iemand met de exacte product-URL het product al kan zien.

De indexering in de zoekresultaten duurt langer. Bol.com indexeert nieuwe aanbiedingen niet direct — het kan 24 tot 48 uur duren voordat uw product verschijnt als iemand zoekt op een relevante zoekterm. Dit is standaard gedrag van Bol.com en iets waar VitaService geen invloed op heeft.

Als uw product na 48 uur nog steeds niet zichtbaar is in de zoekresultaten, zijn er een paar dingen om te controleren. Ten eerste: is de aanbieding actief in uw Bol.com Retailer-account? Ga naar Bol.com Retailer → Aanbiedingen en controleer de status. Ten tweede: heeft uw product een geldige EAN-code? Zonder geldige EAN indexeert Bol.com het product niet. Ten derde: voldoet uw productbeschrijving aan de kwaliteitsrichtlijnen van Bol.com? Bol.com heeft kwaliteitseisen voor titels, beschrijvingen en afbeeldingen.

Als u vermoedt dat er een probleem is met de API-verwerking in VitaService, kunt u de publicatiestatus controleren in het product → tab "Kanalen" → Bol.com → "Publicatiestatus". Als er een foutmelding staat, geeft de foutmelding doorgaans aan wat er mis is.

Ja, u kunt meerdere Shopify-winkels koppelen aan uw VitaService-account. Elke winkel is een aparte koppeling en kan onafhankelijk worden geconfigureerd.

Om een tweede Shopify-winkel te koppelen, gaat u naar Instellingen → Kanalen → "Kanaal toevoegen" → Shopify. U doorloopt dezelfde OAuth-flow als bij de eerste winkel, maar met het domein van de tweede winkel.

Na het koppelen kunt u per product bepalen naar welke winkels u het publiceert. Dit geeft u volledige controle: sommige producten kunt u in alle winkels aanbieden, andere slechts in één specifieke winkel.

Wanneer u Channel Overrides instelt, kunt u per Shopify-winkel een afwijkende prijs, beschrijving of afbeelding configureren. Dit is handig als u bijvoorbeeld een B2B-winkel en een B2C-winkel heeft met verschillende prijsstrategieën.

Orders van alle gekoppelde Shopify-winkels komen samen in uw VitaService-orderoverzicht. U kunt filteren op kanaal als u orders van een specifieke winkel wilt bekijken.

Let op: elke extra Shopify-winkelkoppeling telt als een apart kanaal. Afhankelijk van uw abonnement kan hier een limiet op zitten. Controleer uw abonnementdetails via Instellingen → Abonnement.

VitaService gebruikt een cookie-gebaseerd attributiemodel. Wanneer een bezoeker op een tracking link klikt, plaatst VitaService een cookie in de browser van de bezoeker. Als de bezoeker vervolgens binnen de cookieduur een aankoop doet, wordt de conversie automatisch toegewezen aan de creator die eigenaar is van de tracking link.

De cookieduur is standaard 30 dagen. Dit betekent dat als iemand op 1 januari op een tracking link klikt en op 28 januari een aankoop doet, de conversie nog steeds wordt geregistreerd bij de creator. Als de aankoop op 2 februari plaatsvindt, is de cookie verlopen en wordt er geen conversie geregistreerd.

Conversie-registratie kan vertraagd zijn om een paar redenen. Ten eerste: de conversie moet via de checkout worden verwerkt en gevalideerd door VitaService. Dit kan een paar minuten duren. Ten tweede: bij gebruik van de campagne-inbox wordt de conversie eerst in een wachtrij geplaatst en vervolgens in batches verwerkt. Het verwerken van de batch kan tot 15 minuten duren. Ten derde: als er een hoog volume aan conversies is, kan de verwerkingswachtrij langer zijn.

Een conversie die niet direct zichtbaar is in het dashboard, zal doorgaans binnen 30 minuten verschijnen. Als een conversie na 1 uur nog steeds niet zichtbaar is, maak dan een supportticket aan met de orderdetails voor onderzoek.

Het is ook belangrijk te weten dat VitaService beschermd is tegen dubbele conversies: als twee tracking links hetzelfde order-ID registreren, wordt slechts één conversie geboekt — die van de creator met de meest recente klik (last click model).

Het ondersteuningssysteem in VitaService werkt via tickets. U maakt een ticket aan via Support → Nieuw ticket en beschrijft uw vraag of probleem. Het systeem is asynchroon: u hoeft niet te wachten bij een chatvenster, maar laat uw vraag achter en ontvangt een reactie zodra een supportmedewerker beschikbaar is.

VitaService hanteert drie prioriteitsniveaus met bijbehorende SLA's:

Normaal — Voor algemene vragen, functievragen en niet-kritieke problemen. Eerste reactie binnen 1 werkdag. Dit is de standaardprioriteit voor de meeste tickets.

Hoog — Voor problemen die uw dagelijkse werkzaamheden beïnvloeden maar geen volledige stilstand veroorzaken. Denk aan: een kanaalintegratie werkt niet, bepaalde producten kunnen niet worden gepubliceerd. Eerste reactie binnen 4 werkuur.

Urgent — Voor kritieke productiestoringen waarbij u geen orders kunt verwerken of uw winkel volledig onbereikbaar is. Eerste reactie binnen 1 uur. Let op: urgent-tickets worden gecontroleerd op geldigheid — het oneigenlijk gebruik van de urgentprioriteit kan leiden tot verlaging van uw accountprioriteit.

Reactietijden zijn gebaseerd op werkdagen (maandag t/m vrijdag, 09:00-17:00 CET), tenzij anders overeengekomen in uw servicecontract.

U kunt bijlagen toevoegen aan tickets: screenshots, foutlogs, productiebestanden. Bijlagen worden beschermd opgeslagen via het Asset Domain en zijn alleen toegankelijk via tijdelijke download-URLs.

Ja, dit is mogelijk via het Marketplace-systeem van VitaService. Als een andere partner een product beschikbaar heeft gesteld op de Marketplace, kunt u dat product toevoegen aan uw eigen catalogus als white-label of resell-product.

Het proces werkt als volgt: u browsert de Marketplace en vindt een product dat u wilt doorverkopen. U klikt op "Toevoegen aan catalogus" en selecteert uw verkoopprijs (de inkoopprijs is de Marketplace-prijs van de originele leverancier). Het product verschijnt nu in uw eigen catalogus en u kunt het publiceren naar uw eigen kanalen.

Wanneer een klant dit product bestelt via uw kanaal, ontvangt VitaService de order en maakt automatisch een inkooporder bij de originele leverancier. De leverancier produceert en verzendt het product — uw klant ontvangt het met uw branding (white-label) als dat is geconfigureerd.

Er zijn een paar beperkingen om te weten. Ten eerste: niet alle Marketplace-producten zijn beschikbaar voor white-label. De leverancier beslist of white-label is toegestaan. Ten tweede: u bent verantwoordelijk voor de klantrelatie — als er een probleem is met het product, behandelt u het supportticket, ook al is de productiefout bij de leverancier. Ten derde: de marge (uw verkoopprijs minus de inkoopprijs) is uw winst — VitaService berekent hier geen extra commissie over op de Marketplace.

U kunt VitaService configureren om klantcommunicatie te versturen vanuit uw eigen e-maildomein via drie methoden: SMTP, Google Workspace OAuth, of Microsoft 365 OAuth.

SMTP is de meest universele methode. U heeft de SMTP-servergegevens nodig van uw e-mailprovider (host, poort, gebruikersnaam, wachtwoord). Ga naar Instellingen → E-mail → SMTP-configuratie en voer de gegevens in. Verzend een testemail om de configuratie te valideren.

Google Workspace OAuth is de aanbevolen methode als u Google Workspace gebruikt voor uw bedrijfse-mail. Ga naar Instellingen → E-mail → Google Workspace en klik op "Verbinden met Google". U wordt doorgestuurd naar Google voor autorisatie. Na goedkeuring kan VitaService e-mails versturen vanuit uw Google-account. OAuth-tokens verlopen periodiek — VitaService stuurt een notificatie als de verbinding moet worden vernieuwd.

Microsoft 365 OAuth werkt op dezelfde manier als Google OAuth, maar via Microsoft Azure. Ga naar Instellingen → E-mail → Microsoft 365 en doorloop de autorisatieflow.

Na het instellen van uw eigen e-maildomein, zien klanten de communicatie van VitaService als afkomstig van uw eigen adres (bijv. bestellingen@uwbedrijf.nl). Dit versterkt de merkbeleving en verhoogt het vertrouwen van klanten.

Let op: zorg dat uw e-maildomein correct is geconfigureerd met SPF en DKIM records. Zonder deze DNS-records kunnen uw e-mails als spam worden gemarkeerd. Raadpleeg uw DNS-provider of Google/Microsoft-documentatie voor de juiste configuratie.

Gepersonaliseerde producten zijn een bijzonder geval bij retouren, omdat ze doorgaans niet opnieuw verkocht kunnen worden. Uw retourenbeleid bepaalt of u retouren accepteert voor gepersonaliseerde producten — wettelijk gezien heeft u in de EU het recht om gepersonaliseerde producten uit te sluiten van het herroepingsrecht.

Als u een retour ontvangt voor een gepersonaliseerd product, zijn er doorgaans twee scenario's: de klant is ontevreden zonder dat er een productiefout is (discretionair), of er is een duidelijke productiefout (kleur klopt niet, naam verkeerd gespeld, product beschadigd).

Bij een productiefout is de procedure: maak een retour aan via de order (Orders → [order] → Retour aanmaken), selecteer de reden "Productiefout", en kies de actie "Vervanging sturen". VitaService maakt een nieuwe productieorder aan met dezelfde specificaties. Stuur de klant een verzendbericht zodra de vervanging onderweg is.

Bij een discretionaire retour (klant wilde het anders) kunt u zelf beslissen hoe u dit afhandelt. U kunt een gedeeltelijke terugbetaling aanbieden als tegemoetkoming, of de klant de mogelijkheid geven een nieuw product te bestellen met de juiste specificaties tegen kostprijs.

Als de retour invloed heeft op een creator-conversie (de klant had de aankoop gedaan via een tracking link), dan wordt de conversie automatisch geannuleerd als u de retour verwerkt als "Volledige terugbetaling". De creator-vergoeding voor die conversie wordt dan ook geannuleerd.

Elk verkoopkanaal heeft zijn eigen vereisten voor productafbeeldingen. Hier is een overzicht van de meest relevante specificaties:

Shopify: Ondersteunt JPEG, PNG, GIF en WebP. Maximale bestandsgrootte: 20 MB. Aanbevolen resolutie: 2048x2048 pixels voor hoge kwaliteit bij zoom. Minimaal 1024x1024 pixels voor een goede weergave. Witte achtergrond is niet verplicht maar wordt aanbevolen voor consistente weergave.

Etsy: Ondersteunt JPEG en PNG. Maximale bestandsgrootte: 20 MB. Minimale resolutie: 570x570 pixels, aanbevolen 2000x2000 pixels. Vierkante afbeeldingen (1:1 ratio) worden het best weergegeven in lijstweergaven. Eerste afbeelding is de thumbnail.

Bol.com: Ondersteunt JPEG en PNG. Minimale resolutie: 500x500 pixels, aanbevolen 1000x1000 pixels. Witte of neutrale achtergrond vereist voor de meeste categorieën. Bol.com weigert afbeeldingen met tekst, watermerken of logos die het product bedekken.

WooCommerce: Geen vaste vereisten, maar aanbevolen: 800x800 pixels, JPEG of PNG. Uw WordPress-thema kan specifieke aspectratio's verwachten.

VitaService Marketplace: Minimale resolutie: 800x800 pixels, JPEG, PNG of WebP. Witte achtergrond aanbevolen voor professionele uitstraling.

Algemene tips: upload altijd de hoogste kwaliteit die u heeft — VitaService comprimeert automatisch indien nodig. Gebruik consistente belichting en achtergrond voor alle producten in uw catalogus. AI-gegenereerde afbeeldingen zijn volledig acceptabel op alle kanalen.

Productietijden in VitaService zijn per variant geconfigureerd en geven de standaard productietijd aan in werkdagen. Voor eenvoudige gevallen is dit voldoende: elke variant heeft één productietijd.

Voor gevallen waarbij de productietijd varieert op basis van het bestelde aantal, zijn er twee benaderingen mogelijk in VitaService.

Benadering 1: Aparte varianten per grootterange. Maak varianten aan die de kwantiteitsrange reflecteren: "1-10 stuks (3 werkdagen)", "11-50 stuks (5 werkdagen)", "51+ stuks (op aanvraag)". Elke variant heeft dan zijn eigen productietijd geconfigureerd. Nadeel: klanten moeten bewust de juiste variant kiezen.

Benadering 2: Gebruik van de staffelprijs-notitie. Voeg een notitie toe aan de productbeschrijving of in de variant-beschrijving die de productietijden per kwantiteit uitlegt. Stel dan de productietijd in op de langste verwachte tijd.

Benadering 3: Offerte-aanvraag. Voor producten waar de productietijd sterk afhankelijk is van het aantal, kunt u het product alleen beschikbaar stellen via offerte-aanvragen (via de Marketplace). De productietijd wordt dan per offerte gecommuniceerd.

Voor de toekomst is een meer geavanceerde configuratie voor kwantiteit-afhankelijke productietijden gepland als platformfunctie. Als dit voor u relevant is, kunt u dit aangeven via een supportticket (als feedback).

Dit is een technische vraag die relevant is voor partners die VitaService zelf hosten of die aangepaste integraties bouwen op de API.

De database.types.ts is een TypeScript-bestand dat de types van uw Supabase-database beschrijft. Na het uitvoeren van een migratie (die de databasestructuur wijzigt) moeten de types worden bijgewerkt zodat TypeScript de nieuwe structuur kent.

Om database.types.ts bij te werken na een migratie, voert u het volgende Supabase CLI-commando uit:

supabase gen types typescript --project-id [uw-project-id] > src/lib/supabase/database.types.ts

Dit commando haalt de meest actuele typeDefinities op vanuit uw Supabase-project en schrijft ze naar het bestand.

Voer daarna een TypeScript-check uit:

pnpm tsc --noEmit

Als er fouten verschijnen die gerelateerd zijn aan de nieuwe of gewijzigde tabellen, moet u mogelijk type-patches aanmaken voor ontbrekende of gewijzigde types. Zie sectie 14 van het CLAUDE.md-bestand voor gedetailleerde instructies over het werken met database-types in VitaService.

Belangrijk: VitaService's CLAUDE.md schrijft voor dat u nooit any of @ts-ignore gebruikt. Los alle TypeScript-fouten op de correcte manier op.

Promo codes zijn ideaal voor campagnes die via kanalen lopen waar klikbare links niet altijd werken — zoals podcasts, YouTube-video's, mondelinge aanbevelingen, of printreclame.

Om een promo code effectief in te zetten, zijn er een paar best practices:

Maak de code memorabel. Een code als "SOFIE15" (naam creator + korting) is makkelijker te onthouden dan "CREATOR-2024-A3X". Klanten die een podcast hebben geluisterd of een video hebben bekeken, moeten de code onthouden tot ze bij de checkout komen.

Communiceer de code duidelijk. Zorg dat de code prominent wordt vermeld in de content — bij podcasts meerdere keren herhalen, bij video's in de beschrijving en op het scherm tonen.

Stel een geldigheidsperiode in. Een tijdslimiet creëert urgentie. Maar zorg dat de code lang genoeg geldig is zodat klanten de kans krijgen om te kopen — voor een podcast-aflevering is 30-60 dagen een redelijke termijn.

Monitor het gebruik. Via het campagne-dashboard kunt u zien hoeveel keer een promo code is gebruikt en hoeveel omzet hij heeft gegenereerd. Als een code weinig wordt gebruikt, kan dat betekenen dat de communicatie niet effectief is, of dat de doelgroep niet aansluit.

Combineer met tracking links. Voor campagnes met zowel online als offline aanwezigheid kunt u promo codes en tracking links combineren. Online bezoekers gebruiken de tracking link (automatische attributie via cookie), offline bezoekers gebruiken de promo code.

Ja, de widget is volledig aanpasbaar aan uw huisstijl. Via de thema-editor in VitaService kunt u vrijwel elk visueel aspect van de widget aanpassen.

Kleuren: U kunt de primaire kleur (voor knoppen, links, actieve staten), de achtergrondkleur, de tekstkleur, en de secundaire kleur instellen. Kleuren kunnen worden opgegeven als HEX-code, RGB of HSL.

Typografie: Selecteer het gewenste lettertype voor de widget. VitaService ondersteunt alle Google Fonts. Als u een aangepast lettertype wilt dat niet beschikbaar is als Google Font, kunt u contact opnemen met support.

Border-radius: Pas aan of de widget vierkante hoeken (0px) of afgeronde hoeken (tot 16px) heeft. Dit heeft een grote invloed op de algemene uitstraling: vierkant is strak en zakelijk, afgerond is vriendelijker.

Logo: Upload uw eigen logo dat wordt weergegeven in de widget-header.

Kleurpresets: VitaService biedt een aantal vooraf geconfigureerde kleurpresets als startpunt. U kunt een preset selecteren en vervolgens aanpassen.

De widget-preview toont real-time hoe uw aanpassingen eruit zien. Zodra u tevreden bent, slaat u de instellingen op en activeert u de widget.

Let op: de widget-stijl is gekoppeld aan een specifieke widget-instantie. Als u meerdere widgets heeft (bijv. voor verschillende websites), kunt u per widget een andere stijl instellen.

Goede zoekmachine-optimalisatie (SEO) op externe platformen begint bij de kwaliteit van uw productdata in VitaService. Hier volgen de belangrijkste aandachtspunten.

Producttitel: Gebruik een duidelijke, beschrijvende titel die de belangrijkste zoekwoorden bevat. Op Etsy zoeken kopers op termen als "gepersonaliseerde naamplaat hout" of "3D geprint cadeau baby". Op Bol.com zijn titels doorgaans meer technisch: "Gepersonaliseerde Naamplaat PLA 10x5cm Wit".

Productbeschrijving: Schrijf een uitgebreide beschrijving van minimaal 200 woorden (VitaService vereist minimaal 50 tekens, maar voor SEO is meer beter). Gebruik de zoekwoorden die kopers gebruiken. Beschrijf het gebruik, de afmetingen, de materialen en de toepassingen.

Etsy-tags: Etsy geeft u 13 tags van elk maximaal 20 tekens. Gebruik alle 13 tags en kies ze zorgvuldig op basis van wat potentiële kopers zoeken. Gebruik ook langestaartzoekwoorden.

Afbeeldingen: Kwalitatief goede afbeeldingen verbeteren niet direct de SEO-ranking, maar verhogen wel de click-through rate en conversieratio — factoren die Etsy en Bol.com meenemen in hun ranking-algoritmen.

Categorie: Zorg dat uw product in de meest specifieke, relevante categorie staat. Onjuiste categorisering verlaagt uw ranking.

Prijs: Niet direct SEO, maar een te hoge prijs verlaagt uw conversieratio, wat op zijn beurt uw ranking kan schaden.

Verkopen en reviews: Op Etsy en Bol.com hebben verkoopvolume en positieve reviews een significante invloed op uw ranking. Focus op klanttevredenheid voor organische groei.

Als u al een product heeft in VitaService en dit wilt publiceren naar een nieuw verkoopkanaal, zijn de stappen als volgt.

Stap 1: Verkoopkanaal koppelen. Als u het kanaal nog niet heeft gekoppeld, doe dit dan eerst via Instellingen → Kanalen → "Kanaal toevoegen". Volg de koppelingsflow voor het specifieke kanaal.

Stap 2: Kanaalspecifieke instellingen controleren. Elke kanaalkoppeling heeft specifieke vereisten. Controleer:

• Voor Etsy: heeft u bezorgingstemplates geconfigureerd in Etsy?
• Voor Bol.com: heeft het product een geldige EAN-code?
• Voor WooCommerce: is de REST API correct geconfigureerd?

Stap 3: Channel Overrides instellen (optioneel). Als u voor dit kanaal een andere prijs, beschrijving of afbeelding wilt gebruiken, stel dit in via het product → tab "Kanalen" → selecteer het nieuwe kanaal.

Stap 4: Publiceren. Ga naar het product → tab "Kanalen" → selecteer het nieuwe kanaal → klik op "Publiceren". VitaService stuurt de productdata door naar het kanaal.

Stap 5: Verificatie. Controleer na publicatie of het product correct is weergegeven op het kanaal. Controleer de prijs, de beschrijving, de afbeeldingen en de varianten.

Stap 6: Webhook-verificatie. Zorg dat de webhooks correct zijn geconfigureerd zodat orders van het nieuwe kanaal worden ontvangen in VitaService. U kunt dit testen door een testorder te plaatsen (of gebruik de test-webhookmogelijkheid van het kanaal).

Row Level Security (RLS) is een beveiligingsfunctie in PostgreSQL — de database die VitaService gebruikt via Supabase — die ervoor zorgt dat gebruikers alleen toegang hebben tot de datarijen die ze mogen zien.

Concreet betekent dit voor VitaService dat elke databasequery automatisch gefilterd wordt op het partner-ID van de ingelogde gebruiker. Als Partner A een lijstverzoek stuurt voor "mijn producten", retourneert de database alleen producten waarvan de partner_id overeenkomt met het ID van Partner A. Zelfs als een buggy API-implementatie zou proberen alle producten op te vragen, zou de database dit blokkeren.

De praktische implicaties voor u als partner zijn:

• Uw catalogus is volledig geïsoleerd van andere partners
• Uw orders zijn nooit zichtbaar voor andere partners
• Uw klantgegevens, financial data en campagne-informatie zijn privé
• Als er een bug zou zijn in de applicatielaag, blokkeert de database als failsafe

Er is één uitzondering: admins. Admins gebruiken een speciale "service role" Supabase client die RLS bypasses. Dit is noodzakelijk voor support-doeleinden (om een probleem bij een specifieke partner te kunnen onderzoeken) en voor systeem-administratieve taken. Admin-acties worden gelogd.

Als u ooit vermoedt dat uw data zichtbaar is voor andere partners, maak dan onmiddellijk een urgent supportticket aan. Dit zou een ernstig beveiligingsincident zijn dat wij met de hoogste prioriteit behandelen.

Deze drie statussen zijn de kern van het creator-vergoedingssysteem in VitaService. Ze reflecteren de levenscyclus van een vergoeding van registratie tot uitbetaling.

Pending is de beginstatus van elke nieuwe vergoeding. Wanneer een creator een conversie genereert, wordt de bijbehorende vergoeding als "pending" geregistreerd. De reden voor deze tusenstatus is het retourvenster: als de klant het product terugbrengt, moet de vergoeding worden geannuleerd. VitaService hanteert een wachttijd van standaard 14 dagen. Gedurende deze periode is de vergoeding "pending" — de creator heeft het recht op de vergoeding, maar het is nog niet definitief.

Earned is de status nadat de wachttijd is verstreken zonder retour. Na 14 dagen wordt de "pending" vergoeding automatisch omgezet naar "earned". Dit betekent dat de vergoeding definitief is en in de volgende uitbetalingsbatch zal worden opgenomen.

Voided is de status die een vergoeding krijgt als ze wordt geannuleerd. Dit gebeurt als: (1) de klant het product retourneert en een volledige terugbetaling ontvangt, (2) de campagne-admin de vergoeding handmatig annuleert (bijv. bij fraude), of (3) de partner de campagne beëindigt voordat de wachttijd is verstreken.

In het creator-dashboard ziet u een overzicht van al uw vergoedingen gesorteerd op status. Pending toont wat er nog in de wachttijd zit. Earned toont wat definitief verdiend is maar nog niet uitbetaald. Uitbetaald (paid) toont wat al verwerkt is in een uitbetalingsbatch.

Ja, VitaService ondersteunt gepersonaliseerde producten met meerdere aanpasbare velden via de personalisatie-widget. Dit is een krachtige functie die bijzonder relevant is voor de 3D-print- en maakindustrie.

Voorbeelden van producten met meerdere gepersonaliseerde velden:

• Een naamplaat met naam, datum en een afbeelding
• Een 3D-geprinte beeldje met naam en specifieke kleurinstelling
• Een configureerbaar onderdeel met specifieke afmetingen (lengte, breedte, hoogte)

De personalisatie-widget ondersteunt verschillende invoertypen:

• Tekstveld — Vrije tekstinvoer (naam, boodschap, citaat)
• Selectieveld — Keuze uit vaste opties (kleur, materiaal)
• Nummerinvoer — Numerieke waarden (afmeting, aantal)
• Afbeeldingupload — Klanten kunnen een eigen afbeelding uploaden die op het product wordt afgedrukt
• Datumveld — Datumkeuze (geboortedag, jubileumdag)

U configureert de personalisatie-velden per product in de productinstellingen → tab "Personalisatie". Voor elk veld specificeert u het type, het label (wat de klant ziet), of het verplicht is, en eventuele validatieregels (max. aantal tekens, toegestane bestandsformaten).

Bij een bestelling worden de ingevulde personalisatiegegevens opgeslagen bij de order. Bij productie worden ze meegestuurd als onderdeel van de productie-instructies.

Het overdragen van een partner-account houdt in dat de eigenaar van het account wijzigt. Dit kan noodzakelijk zijn bij bedrijfsovername, verkoop van een webshop, of als een medewerker het account overneemt van een vertrekkende collega.

VitaService heeft momenteel geen geautomatiseerde account-overdrachtsflow. Een overdracht wordt handmatig verwerkt via een supportticket. Maak een ticket aan met de volgende informatie:

• Uw huidige account-ID of e-mailadres
• De naam en het e-mailadres van de nieuwe accounteigenaar
• Een korte toelichting op de overdrachtsreden
• Optioneel: een bevestigingsdocument (bijv. een notariële akte bij bedrijfsovername)

Het supportteam verwerkt de overdracht doorgaans binnen 1-2 werkdagen. Na de overdracht ontvangt de nieuwe eigenaar een uitnodigingsmail om het account te activeren.

In afwachting van de overdracht kunt u de nieuwe eigenaar als teamlid toevoegen via Instellingen → Team, zodat ze alvast toegang hebben tot het dashboard.

Belangrijk: na een overdracht zijn de facturatiegegevens nog steeds gekoppeld aan de vorige eigenaar. Zorg dat de nieuwe eigenaar de factuurgegevens bijwerkt na de overdracht.

Als u een verkoopkanaal ontkoppelt van VitaService, heeft dit de volgende effecten:

Openstaande orders: Bestaande orders die al zijn ontvangen via het kanaal blijven zichtbaar in VitaService en kunnen normaal worden verwerkt. Het ontkoppelen van het kanaal heeft geen invloed op al ontvangen orders.

Nieuwe orders: Na het ontkoppelen worden nieuwe orders van dat kanaal niet meer ontvangen in VitaService. De producten blijven wellicht nog actief op het externe kanaal zelf, maar orders worden niet meer doorgestuurd.

Publicaties: Producten die zijn gepubliceerd naar het ontkoppelde kanaal worden niet automatisch verwijderd uit dat kanaal. U moet ze handmatig verwijderen of uitschakelen in het externe kanaal (bijv. producten uitschakelen in Shopify-admin).

Webhooks: Webhooks worden automatisch uitgeschakeld bij ontkoppelen. Als u het kanaal later opnieuw koppelt, worden de webhooks opnieuw geconfigureerd.

De veiligste aanpak voor het ontkoppelen van een kanaal is: (1) wacht tot alle openstaande orders zijn verwerkt, (2) publiceer de producten op het kanaal als "niet beschikbaar" of "uitverkocht", (3) ontkoppel het kanaal in VitaService. Dit voorkomt dat klanten bestellingen plaatsen die daarna niet worden ontvangen in VitaService.

U bepaalt welke producten zichtbaar zijn in uw widget via de widget-configuratiepagina (Instellingen → Widgets → [uw widget] → tab "Producten").

Er zijn twee manieren om producten toe te voegen aan een widget:

Alle producten uit een categorie: Selecteer "Alle producten" en filter optioneel op categorie. Alle gepubliceerde producten in de geselecteerde categorie verschijnen in de widget. Als u nieuwe producten toevoegt in die categorie, verschijnen ze automatisch in de widget.

Handmatige selectie: Selecteer "Handmatige selectie" en voeg specifieke producten toe via zoeken. Alleen de door u geselecteerde producten verschijnen in de widget. Dit geeft u maximale controle.

U kunt ook een combinatie gebruiken: start met een categorieselectie en sluit specifieke producten uit.

Aanvullende configuratieopties per product in de widget:

• Volgorde: Bepaal in welke volgorde producten worden getoond
• Uitgelicht: Markeer een product als uitgelicht (wordt prominenter weergegeven)
• Widget-specifieke prijs: Stel een prijs in die alleen geldt in deze widget (vergelijkbaar met Channel Overrides)

Producten die worden gearchiveerd in uw catalogus, verdwijnen automatisch uit de widget — u hoeft ze niet handmatig te verwijderen.

De tracking-redirect is de URL die bezoekers gebruiken als ze op een creator-tracking link klikken. Het format is: https://[domein]/go/[tracking-code]. De redirect verwerkt de klik (slaat het bij in de database), plaatst de tracking-cookie en stuurt de bezoeker door naar de productpagina.

VitaService heeft meerdere beveiligingen ingebouwd om misbruik te voorkomen:

Open-redirect bescherming: De redirect stuurt bezoekers alleen door naar bestemmingen die zijn geconfigureerd in de campagne-instellingen. Een aanvaller kan de tracking-link niet modificeren om bezoekers naar een andere website te sturen.

Click-validatie: VitaService valideert of een klik legitiem is door te controleren op bot-signatures. Klikken van bekende bots en crawlers worden genegeerd en niet meegeteld.

Rate-limiting: VitaService beperkt het aantal klikken dat vanuit hetzelfde IP-adres in korte tijd kan worden geregistreerd. Dit voorkomt click-fraude waarbij iemand kunstmatig klikken genereert.

Unieke klik-tracking: Meerdere klikken van hetzelfde apparaat op dezelfde tracking link worden geregistreerd maar tellen slechts als één unieke klik voor rapportagedoeleinden.

Conversie-verificatie: Een conversie wordt pas geregistreerd als er een bijpassende order bestaat in het systeem. U kunt geen conversie "uitvinden" zonder een echte order.

Als u vermoedt dat er sprake is van click-fraude (bijv. een creator die kunstmatig zijn statistieken opblaast), maak dan een supportticket aan. Admins hebben toegang tot gedetailleerde kliklogboeken die dit kunnen bewijzen of weerleggen.

VitaService biedt uitgebreide exportmogelijkheden voor financiële data via Instellingen → Data-export.

Beschikbare exports:

Omzetrapport: Een overzicht van alle orders in een geselecteerde periode, met ordernummer, datum, bedrag, BTW-bedrag, en het verkoopkanaal. Beschikbaar als CSV of Excel.

Creator-vergoedingen: Een overzicht van alle vergoedingen, gesorteerd op periode, creator, campagne en status. Ideaal voor reconciliatie van uitbetalingen.

Uitbetalingsbatches: Per batch een overzicht van alle vergoedingen die zijn verwerkt, met de bijbehorende betalingsreferentie.

BTW-rapport: Een samenvatting van de BTW die is geregistreerd in de geselecteerde periode, gesorteerd op BTW-tarief en land van de koper.

Alle exports zijn gefilterd op uw eigen partnerdata. Admins kunnen exports genereren voor meerdere partners of voor het gehele platform.

Voor integratie met boekhoudpakketten zoals Exact Online, AFAS of Twinfield, exporteert u het omzetrapport als CSV en importeert u het in uw boekhoudpakket. De kolomnamen zijn zodanig gekozen dat ze compatibel zijn met de meeste importformaten.

Neem contact op met uw accountant over welke specifieke data en periodiciteit gewenst is voor uw boekhouding.

Ja, VitaService ondersteunt campagne-tests via de testmodus. In testmodus worden clicks en conversies geregistreerd maar niet meegeteld als echte statistieken en er worden geen vergoedingen toegewezen.

Om een campagne in testmodus te zetten:

1. Ga naar Campagnes → [campagne] → Instellingen
2. Schakel "Testmodus" in
3. De campagne is nu actief maar verwerkt geen echte conversies

In testmodus kunt u:

• De tracking link testen door erop te klikken
• Een testorder plaatsen om te controleren of de conversie-attributie correct werkt
• De promo code invoeren bij afrekenen om de kortingswerking te testen
• De statistieken controleren in het campagne-dashboard (met de aanduiding "test")

Zodra u tevreden bent met de configuratie, schakelt u testmodus uit. Eerdere testdata wordt niet meegenomen in de productiestatistieken.

Een goede testprocedure is: gebruik een aparte testomgeving of test-Shopify-winkel, zodat echte klantorders niet worden verward met testorders. Als u dit niet heeft, markeer testorders dan duidelijk met een herkenbare notitie.

VitaService zelf werkt met EUR als de primaire valuta. Alle prijzen, vergoedingen en financiële rapporten zijn in EUR.

Voor multi-valuta verkoop zijn er verschillende opties, afhankelijk van het kanaal:

Shopify: Shopify Markets ondersteunt meerdere valuta. Als u Shopify Markets heeft geconfigureerd, toont uw Shopify-winkel automatisch prijzen in de valuta van de bezoeker. De order wordt echter verwerkt in uw primaire Shopify-valuta (EUR) en doorgestuurd naar VitaService als EUR-bedrag.

Etsy: Etsy vertaalt automatisch uw EUR-prijs naar de lokale valuta van de koper op basis van de actuele wisselkoers. U hoeft niets te configureren. Orders komen binnen in VitaService als EUR-bedrag.

Bol.com: Bol.com opereert primair in de Benelux en werkt in EUR. Geen multi-valuta-configuratie nodig.

WooCommerce: WooCommerce heeft plugins voor multi-valuta (bijv. WooCommerce Multi-Currency). Orders worden doorgestuurd naar VitaService als het bestelde bedrag in de primaire WooCommerce-valuta.

Voor rapportage en boekhouding registreert VitaService alle orders in EUR. Als een klant heeft betaald in een andere valuta, is de conversie al toegepast door het externe kanaal. Houd hier rekening mee bij uw boekhouding — de werkelijk ontvangen EUR-bedragen kunnen licht afwijken door wisselkoersfluctuaties en de afrondingen van de externe platformen.

In Creator Commerce zijn opdrachten en campagnes twee verwante maar onderscheiden concepten.

Een campagne is het overkoepelende kader. Een partner maakt een campagne aan voor een specifiek doel: het promoten van een product, het verhogen van merkbekendheid, of het genereren van verkopen. De campagne beschrijft de doelgroep, de gewenste content, het vergoedingsmodel en de duur.

Een opdracht is een specifieke taak binnen of naast een campagne. Een opdracht is doorgaans eenmalig en resultaatgericht: "Maak een Instagram-video van 60 seconden over product X" of "Schrijf een blogpost van 500 woorden over ons merk". De creator levert een "deliverable" in (een bestand, een link, een screenshot), de partner beoordeelt het, en na goedkeuring wordt de vaste vergoeding uitbetaald.

Bij een prestatie-gebaseerde campagne ontvangt de creator vergoedingen op basis van wat er daadwerkelijk wordt verkocht. Bij een opdracht ontvangt de creator een vaste vergoeding ongeacht de verkoop.

In de praktijk combineren veel partners beide elementen: een creator krijgt een opdracht om content te maken (vaste vergoeding), en deelt daarna zijn tracking link om verdere conversies te genereren (variabele vergoeding). Dit geeft de creator een financieel voordeel bij goede content én goede promotie.

VitaService stuurt standaard notificaties voor alle relevante events. Als u meerdere actieve kanalen, campagnes en creators heeft, kan dit veel notificaties worden.

Via Instellingen → Notificaties kunt u per notificatietype kiezen welke methode u prefereert:

• In-app en e-mail — U ontvangt zowel een in-app badge als een e-mail
• Alleen in-app — U ziet de notificatie in het dashboard maar ontvangt geen e-mail
• Uitgeschakeld — U ontvangt deze notificatie niet (gebruik met voorzichtigheid)

Een aanbevolen configuratie voor drukke partners:

Pas uw instellingen aan op basis van wat voor u relevant is. U kunt altijd een melding uitschakelen als u merkt dat het niet nuttig is.

Als u een product bewerkt dat al is gepubliceerd naar externe kanalen, moet u de wijzigingen handmatig synchroniseren. VitaService synchroniseert bewerkingen niet automatisch — dit is een bewuste keuze om accidentele massawijzigingen te voorkomen.

Stap 1: Bewerk het product. Maak de gewenste wijzigingen in de productinformatie, de varianten, de prijzen of de afbeeldingen.

Stap 2: Sla op. Sla de wijzigingen op in VitaService. Het product in uw catalogus is nu bijgewerkt.

Stap 3: Synchroniseer per kanaal. Ga naar het product → tab "Kanalen". U ziet per kanaal de datum van de laatste synchronisatie. Als de catalogus-versie nieuwer is dan de kanaalversie, verschijnt een "Bijwerken"-knop. Klik per kanaal op "Bijwerken" om de wijzigingen door te sturen.

Sommige wijzigingen vereisen extra aandacht:

• Prijswijzigingen: Worden direct gesynchroniseerd. Controleer na synchronisatie of de nieuwe prijs correct wordt weergegeven op het kanaal.
• Nieuwe varianten toevoegen: Worden aangemaakt als nieuwe varianten op het externe kanaal. Controleer of de nieuwe variant correct is geconfigureerd.
• Varianten verwijderen: Worden NIET automatisch verwijderd op het externe kanaal. U moet de variant handmatig verwijderen in het externe platform.
• Afbeeldingswijzigingen: Worden gesynchroniseerd maar externe platformen kunnen caching gebruiken — het kan even duren voordat de nieuwe afbeelding zichtbaar is.

De VitaService API (v1) is beschikbaar voor partners die aangepaste integraties willen bouwen. De API is een REST API met JSON als dataformaat.

Stap 1: API-sleutel genereren. Ga naar Instellingen → API → "Nieuwe API-sleutel genereren". Geef de sleutel een beschrijvende naam zodat u later kunt bijhouden waarvoor hij wordt gebruikt. Kopieer de sleutel direct — hij wordt maar één keer volledig getoond.

Stap 2: Authenticatie. Voeg de API-sleutel toe aan elk verzoek als Bearer token:

Authorization: Bearer vita_sk_[uw-sleutel]

Stap 3: Endpoints gebruiken. De beschikbare endpoints zijn gedocumenteerd op het API-documentatieportaal (beschikbaar via Instellingen → API → "Documentatie openen"). De belangrijkste endpoints voor integraties:

• GET /api/v1/products — Lijst van uw producten ophalen
• GET /api/v1/products/{id} — Productdetails ophalen
• GET /api/v1/orders — Lijst van orders ophalen
• GET /api/v1/orders/{id} — Orderdetails ophalen
• POST /api/v1/conversions — Conversie registreren vanuit een extern systeem

Stap 4: Foutafhandeling. De API retourneert standaard HTTP-statuscodes:

• 200 OK — Verzoek geslaagd
• 400 Bad Request — Ongeldige invoer
• 401 Unauthorized — Ontbrekende of ongeldige API-sleutel
• 404 Not Found — Resource niet gevonden
• 429 Too Many Requests — Rate limit overschreden
• 500 Internal Server Error — Serverfout

Gebruik de Idempotency-Key-header voor verzoeken die data aanmaken, om dubbele verwerking te voorkomen bij netwerkstoringen.

VitaService ondersteunt bulk-import van producten via CSV. Excel-bestanden moeten eerst worden omgezet naar CSV voordat ze kunnen worden geïmporteerd.

Stap 1: Template downloaden. Ga naar Catalogus → Importeren → "CSV-template downloaden". Het template bevat alle vereiste en optionele velden met uitleg in de eerste rij.

Stap 2: Uw data invullen. Open het template in Excel en vul uw productdata in. Verwijder de voorbeeldrijen maar bewaar de koptekstrij. Zorg dat:

• Alle verplichte velden zijn ingevuld (naam, categorie, minimaal één prijs)
• Prijzen numeriek zijn, zonder valutasymbolen (goed: "25.00", fout: "EUR 25,00")
• Speciale tekens (accenten, umlauts) correct zijn ingevoerd
• Het bestand is opgeslagen als CSV met UTF-8 encoding (in Excel: "Opslaan als" → "CSV UTF-8 (met BOM)")

Stap 3: Importeren. Ga naar Catalogus → Importeren → "Bestand uploaden". Selecteer uw CSV-bestand. VitaService toont een preview van de geïmporteerde data. Controleer of alles correct is en bevestig de import.

Stap 4: Fouten verwerken. Als er fouten zijn (bijv. een ongeldige categorie of een ontbrekende verplichte waarde), toont VitaService een foutrapport. Download het foutrapport, corrigeer de fouten in uw CSV, en upload opnieuw.

Tip: als u meer dan 500 producten wilt importeren, splits de import dan op in meerdere batches. Dit maakt het makkelijker om fouten te traceren.

De migraties in VitaService zijn genummerd en worden bijgehouden in de map supabase/migrations/. Elke migratie heeft een uniek oplopend nummer gevolgd door een beschrijving.

U kunt de lijst van migraties controleren met het volgende bash-commando:

ls supabase/migrations/ | sort | tail -5

Dit toont de vijf meest recente migraties, gesorteerd op naam. De hoogste nummer is de meest recente migratie.

Op het moment van schrijven van deze documentatie (Juli 2026) is de laatste migratie: 436_inbox_tracking_token.sql.

Als u een nieuwe migratie wilt aanmaken, gebruikt u het volgende nummer. Controleer altijd eerst het actuele hoogste getal via het bovenstaande commando voordat u een nieuw migratiebestand aanmaakt — meerdere sessies kunnen tegelijkertijd actief zijn en dit getal kan zijn veranderd.

Migraties worden nooit uitgevoerd zonder expliciete toestemming. De commando's supabase db push en supabase migration run zijn gereserveerd voor gecontroleerde deployments. Alle migraties zijn additief — bestaande tabellen en kolommen worden nooit verwijderd zonder expliciete opdracht.

Via Instellingen → Team kunt u nieuwe teamleden uitnodigen voor uw VitaService-account.

Stap 1: Uitnodiging sturen. Klik op "Teamlid uitnodigen" en voer het e-mailadres in van de nieuwe medewerker. Voeg optioneel een persoonlijk bericht toe aan de uitnodigingsmail.

Stap 2: Rechten instellen. Selecteer welke secties van het dashboard het teamlid mag inzien en bewerken. De beschikbare rechtenniveaus zijn:

• Alleen bekijken — Het teamlid kan data inzien maar niets wijzigen
• Bewerken — Het teamlid kan bewerken maar geen kritieke instellingen wijzigen
• Beheerder — Volledige rechten, inclusief facturatie en accountinstellingen

Stap 3: Activatie door het teamlid. De nieuwe medewerker ontvangt een uitnodigingsmail met een activatielink. Ze klikken op de link, stellen een wachtwoord in, en hebben direct toegang tot het dashboard met de geconfigureerde rechten.

Aandachtspunten:

• Uitnodigingen verlopen na 7 dagen. Als het teamlid de link niet binnen 7 dagen gebruikt, kunt u een nieuwe uitnodiging sturen.
• U kunt de rechten van een teamlid op elk moment aanpassen via Instellingen → Team → [medewerker] → "Rechten bewerken".
• U kunt een teamlid verwijderen via dezelfde pagina. Hun toegang vervalt onmiddellijk.

De WooCommerce-integratie in VitaService is volledig functioneel voor standaard WooCommerce-installaties, maar er zijn een aantal beperkingen.

Beperking 1: Geen ondersteuning voor WooCommerce Subscriptions. Als u terugkerende orders of abonnementsproducten aanbiedt via WooCommerce Subscriptions, worden deze niet correct verwerkt door VitaService. Omzeiling: behandel elke termijnsorder handmatig in VitaService, of gebruik een aparte orderbeheertool voor subscriptions.

Beperking 2: Beperkte productattributen. WooCommerce heeft een uitgebreid systeem van productattributen en taxonomieën. VitaService synchroniseert de basisattributen maar ondersteunt geen aangepaste WooCommerce-attribuutsets. Omzeiling: stel aanvullende attributen handmatig in WooCommerce in na publicatie vanuit VitaService.

Beperking 3: Geen garantie voor plugin-compatibiliteit. WooCommerce heeft duizenden plugins. Sommige plugins kunnen de REST API of de webhook-verwerking beïnvloeden. Omzeiling: test de integratie uitgebreid op een staging-omgeving voordat u live gaat. Schakel conflicterende plugins tijdelijk uit om de oorzaak van problemen te identificeren.

Beperking 4: Geen synchronisatie van WooCommerce-specifieke data. Klantreviews, wishlists, en andere WooCommerce-specifieke data worden niet gesynchroniseerd naar VitaService. Omzeiling: beheer deze data direct in WooCommerce.

Beperking 5: Webhook-betrouwbaarheid op shared hosting. WooCommerce-webhooks kunnen onbetrouwbaar zijn op goedkope shared hosting vanwege timeouts. Omzeiling: gebruik VPS- of managed WordPress-hosting voor betere webhook-betrouwbaarheid.

Een goed creator-profiel verhoogt de kans dat een partner uw aanvraag goedkeurt. Hier volgen de beste tips.

Complete je profiel volledig. Vul alle velden in: biografie, kanaaltype (YouTube, Instagram, TikTok, blog, etc.), niche (lifestyle, tech, design, DIY), en bereikstatistieken (volgeraantal, gemiddeld engagement per post).

Wees specifiek over je niche. Partners zijn op zoek naar creators die hun doelgroep bereiken. Als u een niche-blog heeft over 3D-printen, bent u relevanter voor een partner in die sector dan een generalist met meer volgers.

Voeg portfolio-links toe. Voeg links toe naar eerder gemaakte content: posts, video's of blogartikelen die representatief zijn voor uw stijl en kwaliteit. Zorg dat de links openbaar toegankelijk zijn.

Wees transparant over statistieken. Partners kunnen nep-statistieken gemakkelijk herkennen. Geef eerlijke cijfers — een creator met 5.000 echte volgers en 10% engagement scoort beter dan iemand met 50.000 volgers en 0,5% engagement.

Schrijf een motiverende aanvraag. Elke campagne-aanvraag bevat een motivatieveld. Schrijf een specifieke, enthousiaste motivatie die aantoont dat u de campagne begrepen heeft en dat u een goede match bent voor de partner.

Lever kwaliteit bij elke opdracht. Als u eenmaal bent goedgekeurd en een opdracht uitvoert, lever dan kwaliteitswerk op tijd. Een goede reputatie bij één partner kan leiden tot aanbevelingen bij andere partners.

Admin-toegang in VitaService is een bijzondere en krachtige rol die strikt wordt beheerd.

Wie is een admin? Alleen medewerkers van het VitaService-platform zelf zijn admins. Partners zijn nooit admins, tenzij ze een VitaService-medewerker zijn. Er bestaat ook een technisch onderscheid: reguliere admins hebben toegang tot het admin-dashboard, maar een subset van functies (bijv. database-configuraties) is beperkt tot superadmins.

Hoe authenticeert een admin? Admins gebruiken dezelfde authenticatiemechanismen als partners (e-mail + wachtwoord), maar hun accounts zijn technisch gemarkeerd als admin-accounts in de database. Twee-factor authenticatie is verplicht voor alle admin-accounts.

Wat kan een admin zien? Admins kunnen via de admin-interface alle partneraccounts inzien, inclusief catalogussen, orders en financiële data. Dit is noodzakelijk voor supportdoeleinden. Admin-acties worden geauditlogged: elke actie van een admin wordt opgeslagen met tijdstip, admin-ID en de uitgevoerde actie.

Admin API-client (service role): Bij technische werkzaamheden gebruiken admins de createSupabaseAdminClient() die Row Level Security bypast. Dit is een krachtige client die zorgvuldig moet worden ingezet. De applicatielaag is verantwoordelijk voor autorisatie bij gebruik van deze client.

Wanneer verliest een admin toegang? Bij het beëindigen van het dienstverband bij VitaService wordt het admin-account direct gedeactiveerd. Alle actieve sessies worden beëindigd.

Het verwerken van een refund in VitaService hangt af van het verkoopkanaal via welke de order is binnengekomen.

Voor Shopify-orders: Verwerk de refund in Shopify zelf (Orders → [order] → Refund). Shopify stuurt een webhook naar VitaService die de orderstatus bijwerkt. Als de order een creator-conversie had, wordt de bijbehorende vergoeding automatisch omgezet naar "voided" als de refund volledig is.

Voor Etsy-orders: Verwerk de refund in uw Etsy-account. Etsy stuurt een webhook naar VitaService.

Voor Bol.com-orders: Verwerk de refund in uw Bol.com Retailer-account. Bol.com stuurt een webhook naar VitaService.

Voor handmatige orders: Ga naar de order in VitaService → "Refund aanmaken" → selecteer de te restitueren producten → geef het restitutiebedrag op. U kunt een gedeeltelijke of volledige refund registreren. De refund wordt als een boeking geregistreerd in het financieel systeem.

Na het verwerken van een refund zijn de volgende effecten:

• De orderstatus wordt bijgewerkt naar "Gerestitueerd" (volledig) of "Gedeeltelijk gerestitueerd"
• Bijbehorende creator-vergoedingen worden geannuleerd (voided)
• De financiële rapportage wordt bijgewerkt met het restitutiebedrag

Verwerk refunds altijd via de juiste kanalen — een refund in VitaService registreren zonder de werkelijke betaling terug te storten is onjuist en kan leiden tot discrepanties in uw boekhouding.

Staffelprijzen en kortingscodes zijn beide manieren om klanten een lagere prijs aan te bieden bij bepaalde omstandigheden, maar ze werken fundamenteel anders en hebben verschillende toepassingen.

Staffelprijzen zijn automatisch en transparant. De klant ziet direct welke prijs geldt bij welk aantal. Er is geen actie vereist van de klant — de prijs wordt automatisch aangepast zodra het besteldeaantal een drempel bereikt. Dit is ideaal voor B2B-klanten die weten hoeveel ze willen bestellen en de prijs vooraf willen kennen.

Kortingscodes zijn actief en tijdelijk. De klant moet de code kennen en invoeren bij afrekenen. Dit is ideaal voor marketingcampagnes (via creators), seizoensacties, en klantenretentie. Een kortingscode kan ook andere condities hebben (bijv. minimale orderwaarde, eerste bestelling).

Wanneer staffelprijzen?

• Als uw klantenbase voornamelijk uit B2B-kopers bestaat die in aantallen denken
• Als u permanente volumekortingen wilt aanbieden
• Als u wilt dat de prijzen transparant zijn op de productpagina

Wanneer kortingscodes?

• Als u tijdelijke acties wilt uitvoeren
• Als u creator-campagnes heeft met affiliate kortingen
• Als u loyaliteitsprogramma's heeft
• Als u nieuwe klanten wil werven met een welkomstkorting

In veel gevallen is een combinatie het meest effectief: staffelprijzen voor de basisstructuur, aangevuld met kortingscodes voor specifieke marketingacties.

Productietijden in VitaService zijn geconfigureerd per variant en worden uitgedrukt in werkdagen. Ze worden gebruikt om klanten een indicatie te geven van wanneer hun bestelling klaar is.

Hoe productietijden worden gecommuniceerd:

Op externe kanalen zoals Shopify en Etsy wordt de productietijd doorgaans weergegeven als "Verwerking: X werkdagen" of als onderdeel van de levertijdsindicatie. Op de VitaService Marketplace is de productietijd zichtbaar in de productdetails.

Richtlijnen voor het instellen van productietijden:

• Wees realistisch. Stel de productietijd in op de gemiddelde doorlooptijd, niet de snelste. Het is beter een langere tijd te beloven en vroeger te leveren, dan een korte tijd te beloven en vertraging te veroorzaken.
• Houd rekening met weekenddagen. "3 werkdagen" betekent maandag t/m vrijdag, exclusief feestdagen.
• Vergeet de bewerkingstijd niet. Als u na ontvangst van een order de productiebestanden handmatig voorbereidt, reken die tijd mee.

Seizoensgebonden aanpassingen:

In drukke periodes (bijv. voor de feestdagen) kunt u de productietijden tijdelijk verhogen. Doe dit via de variant-instellingen. VitaService heeft momenteel geen ingebouwde seizoensvariabele productietijden — u moet dit handmatig aanpassen.

Gevolgen voor creator-campagnes:

Als uw productietijden lang zijn, kan dit de conversieratio van creator-campagnes beïnvloeden. Klanten die snel een product nodig hebben, zullen minder snel kopen als de levering lang duurt. Communiceer dit transparant in uw productbeschrijvingen.

Accountbeveiliging in VitaService is een gedeelde verantwoordelijkheid tussen u en VitaService. Hier zijn de stappen die u zelf kunt nemen.

Twee-factor authenticatie (2FA): Schakel 2FA in via Instellingen → Beveiliging → "2FA inschakelen". U gebruikt een authenticator-app (Google Authenticator, Authy, etc.) om bij elke inlog een tijdelijke code in te voeren. Zelfs als uw wachtwoord wordt gestolen, kan een aanvaller niet inloggen zonder ook toegang te hebben tot uw telefoon.

Sterk en uniek wachtwoord: Gebruik een wachtwoord van minimaal 16 tekens dat u nergens anders gebruikt. Gebruik een wachtwoordmanager (Bitwarden, 1Password, etc.) om sterke wachtwoorden bij te houden.

Controleer actieve sessies: Via Instellingen → Beveiliging → "Actieve sessies" kunt u zien op welke apparaten u bent ingelogd. Als u een onbekende sessie ziet, beëindig deze dan direct en wijzig uw wachtwoord.

Wees voorzichtig met API-sleutels: Deel uw API-sleutels nooit in publieke repositories of chat-berichten. Roteer API-sleutels periodiek via Instellingen → API.

Teamlidrechten beperken: Geef teamleden alleen de rechten die ze daadwerkelijk nodig hebben. Vermijd het geven van admin-rechten aan teamleden die geen administratieve taken uitvoeren.

Phishing herkennen: VitaService stuurt nooit e-mails waarin u wordt gevraagd uw wachtwoord of API-sleutel in te voeren. Als u zo'n e-mail ontvangt, stuur het door naar security@vitaservice.nl.

Migreren van een ander platform (bijv. BigCommerce, Magento, WixStore) naar VitaService is een meerstapsproces dat zorgvuldige planning vereist.

Fase 1: Catalogusmigrratie.

Export uw productcatalogus vanuit het huidige platform als CSV. Converteer het CSV naar het VitaService-importformaat (zie sectie V35 voor importinstructies). Controleer na import of alle producten correct zijn overgekomen, inclusief varianten, prijzen en afbeeldingen.

Fase 2: Kanaalkoppelingen.

Koppel uw externe verkoopkanalen aan VitaService. Als u al Shopify of WooCommerce gebruikt, koppelt u deze aan VitaService. Uw bestaande producten in Shopify worden gekoppeld via de publicatieflow.

Fase 3: Orderhistorie.

VitaService importeert geen historische orders vanuit andere platforms. Uw orderhistorie blijft in het oude platform beschikbaar voor referentie. Nieuwe orders worden verwerkt via VitaService.

Fase 4: Klantgegevens.

Klantgegevens worden in VitaService beheerd per verkoopkanaal. Als u een Shopify-winkel gebruikt, blijven klantgegevens in Shopify. VitaService importeert geen klantdatabases.

Fase 5: Training en onboarding.

Train uw team op de VitaService-interface. De meeste functies zijn intuïtief, maar het is nuttig om de eerste week extra aandacht te besteden aan orderverwerking en kanaalbeheer.

Migraties zijn altijd complex — plan voldoende tijd in en voer de migratie bij voorkeur buiten de drukste periodes uit.

Complexe maatwerkproducten — producten waarbij elke bestelling uniek is en specifieke productieinstructies vereist — vragen om een zorgvuldige configuratie in VitaService.

Stap 1: Definieer de vaste en variabele elementen. Welke eigenschappen zijn altijd hetzelfde (materiaaltype, postbehandeling, verpakking) en welke varieren per bestelling (afmetingen, tekst, afbeelding)? Vaste elementen worden geconfigureerd als varianten; variabele elementen als personalisatie-velden.

Stap 2: Stel productie-instructiesjablonen op. Via de productie-instellingen kunt u een sjabloon maken voor de productie-instructies die bij elke order worden gegenereerd. Het sjabloon bevat vaste tekst plus plaatshouders voor de variabele velden, bijv. "Druk de tekst '[TEKST_KLANT]' op het product in kleur '[KLEUR_KLANT]'".

Stap 3: Configureer bestandsformaten. Als klanten eigen bestanden uploaden (bijv. een logo of afbeelding), specificeer dan de vereiste bestandsformaten in de productinstellingen. VitaService valideert uploads op formaat en minimale resolutie.

Stap 4: Stel de productietijd realistisch in. Maatwerkproducten vereisen doorgaans meer productietijd dan standaardproducten. Stel een conservatieve productietijd in en communiceer dit duidelijk in de productbeschrijving.

Stap 5: Test de volledige workflow. Plaats een testorder met alle variabele velden ingevuld en controleer of de productie-instructies correct worden gegenereerd.

VitaService heeft meerdere beveiligingslagen om te voorkomen dat creators ten onrechte conversies claimen of dat derden de identiteit van een creator misbruiken.

Server-side identity: De creator-identiteit wordt altijd server-side bepaald op basis van de ingelogde sessie. De partnerId van de ingelogde gebruiker wordt opgehaald via getPartnerContext() — nooit via formulierdata of URL-parameters die door de client kunnen worden gemanipuleerd. Dit is een absolute beveiligingsregel in VitaService.

Tracking-cookie beveiliging: Tracking-cookies worden gesigneerd met een server-side geheim. Een aanvaller kan geen nep-tracking-cookie aanmaken zonder dat geheim.

Conversie-validatie: Bij het registreren van een conversie valideert VitaService:

• Bestaat het order-ID in het systeem?
• Is het order-ID niet eerder geattribueerd aan een andere creator?
• Klopt de tijdstempel (conversie kan niet voor de klik zijn)?
• Is de campagne nog actief?

Rate limiting en bot-detectie: VitaService detecteert ongewoon click-gedrag (hoge click-frequentie vanuit hetzelfde IP, verdachte user-agents) en blokkeert dergelijke verzoeken.

Handmatige override door admins: Als er toch twijfelachtige attributies worden gedetecteerd, kunnen admins conversies handmatig aanpassen of annuleren via het admin-dashboard.

Sommige partners willen niet dat hun campagne openbaar beschikbaar is op de Creator Marketplace — ze willen samenwerken met specifieke, geselecteerde creators.

In VitaService kunt u een campagne instellen als "Uitnodiging-only" (of "Privé") in de campagne-instellingen. Een privécampagne is niet zichtbaar op de Creator Marketplace en verschijnt niet in zoekresultaten. Alleen creators die u direct uitnodigt, kunnen deelnemen.

Om een creator uit te nodigen voor een privécampagne:

1. Maak de campagne aan en stel de zichtbaarheid in op "Privé"
2. Ga naar Campagnes → [campagne] → "Creators uitnodigen"
3. Zoek de creator op naam of e-mailadres
4. Stuur de uitnodiging — de creator ontvangt een notificatie met een directe link naar de campagne

De creator accepteert de uitnodiging en krijgt direct toegang tot de campagne-tools, zonder de normale aanvraag- en goedkeuringsprocedure.

Dit model is ideaal voor langdurige samenwerkingen met vaste creators, exclusiviteitsarrangementen, of pilot-campagnes met een selecte groep marketingspecialisten.

Als u een bedrijf heeft met meerdere onderdelen (bijv. een productieafdeling en een verkoopwingel), of als u meerdere merken onder dezelfde juridische entiteit beheert, zijn er verschillende benaderingen in VitaService.

Benadering 1: Één account, meerdere catalogus-categorieën. Maak aparte productcategorieën aan voor elk bedrijfsonderdeel of merk. Gebruik filters in de catalogus om snel tussen de "afdelingen" te schakelen. Dit is de eenvoudigste aanpak maar mist strikte scheiding.

Benadering 2: Meerdere accounts. Maak een apart VitaService-account aan voor elk bedrijfsonderdeel. Elk account heeft zijn eigen catalogus, zijn eigen kanalen en zijn eigen financiële administratie. Dit geeft volledige scheiding maar vereist het beheren van meerdere logins.

Benadering 3: Meerdere widgets. Als het verschil puur in de frontend ligt (verschillende websites voor dezelfde producten), kunt u meerdere widgets aanmaken met verschillende stylingen en productfilters. Alle orders komen in hetzelfde account binnen maar u kunt filteren op het herkomstkanaal.

Aanbeveling: Voor legal en financieel gescheiden entiteiten is het sterk aanbevolen om aparte accounts te gebruiken. Voor marketingmatige scheiding (merken onder dezelfde BV) volstaat doorgaans één account met categorisatie.

VitaService heeft een ingebouwde post-delivery e-mailfunctionaliteit waarmee u automatisch een e-mail stuurt naar de klant na levering.

Via Instellingen → E-mail → Post-delivery e-mails kunt u:

• Een automatische e-mail instellen die verstuurd wordt X dagen na de markering als "Afgeleverd"
• De inhoud van de e-mail aanpassen (naam, logo, tekst)
• Kiezen of u de klant om een review vraagt

Configuratie-opties:

• Trigger: X dagen na markering als "Afgeleverd" (stel bijv. 3-5 dagen in)
• Afzender: Uw e-maildomein (geconfigureerd via Instellingen → E-mail)
• Inhoud: Vrij te configureren via de template-editor; gebruik plaatshouders als {klantnaam}, {productnaam}, {ordernummer}

Review-verzoeken:

Als u klanten om een review vraagt, voeg dan een duidelijke call-to-action toe met een directe link naar het review-formulier op het relevante platform (bijv. uw Etsy-shop-reviews of Google My Business).

Let op: voor klanten in de EU is er een opt-in vereist voor e-mailmarketing (AVG). Zorg dat uw checkout-pagina duidelijk communiceert dat klanten na aankoop een tevredenheidsvraag kunnen ontvangen.

De Signing en Vehicle Branding modules zijn gespecialiseerde uitbreidingen van VitaService voor bedrijven die muurprinten en voertuigbekleding produceren.

Muurprint Signing: De Signing-module stelt partners in staat om offertes te maken voor muurprinten: grote afdrukken op muren, panelen of ramen. De module ondersteunt complexe geometrieën, oppervlakteberekeningen en materiaalkosten per vierkante meter.

Vehicle Branding: De Vehicle Branding-module is ontworpen voor bedrijven die voertuigen bekleden. U kunt voertuigblauwdrukken selecteren (auto, bus, vrachtwagen), de bekleding configureren per vlak (zijkant, achterkant, dak), en een offerte berekenen op basis van het oppervlak en het materiaal.

Deze modules zijn beschikbaar als add-on capability. Vraag ze aan via Instellingen → Capabilities als u geïnteresseerd bent. Een admin beoordeelt uw aanvraag op geschiktheid.

De modules zijn momenteel in verdere ontwikkeling. Sommige functies die in deze gids zijn beschreven, kunnen nog niet volledig beschikbaar zijn in alle accounttypen. Raadpleeg de meest recente releasenotes voor de huidige status.

VitaService ondersteunt geplande campagnes die automatisch starten op een opgegeven datum en tijd.

Bij het aanmaken of bewerken van een campagne kunt u onder de campagne-instellingen een startdatum en -tijd instellen. De campagne blijft in de status "Gepland" totdat de startdatum is bereikt, waarna hij automatisch overgaat naar "Actief".

Evenzo kunt u een einddatum instellen. Na de einddatum gaat de campagne automatisch naar "Beëindigd". Creators kunnen na de einddatum geen nieuwe tracking links meer aanmaken voor de campagne, maar bestaande tracking links blijven actief voor het bijhouden van lopende sessies (tot het einde van de cookie-periode).

Aandachtspunten bij geplande campagnes:

• Nodig creators uit voordat de campagne start, zodat zij al tracking links en promo codes klaar hebben
• Test de campagne in testmodus voordat de startdatum is bereikt
• Zorg dat uw producten correct zijn geconfigureerd en voldoende voorraad hebben voor de verwachte vraag

VitaService heeft een basismodule voor voorraadbeheer die u in staat stelt de beschikbaarheid van uw producten bij te houden.

Via Catalogus → Voorraad kunt u per variant de huidige voorraad instellen. U kunt kiezen voor:

• Onbeperkte voorraad — Het product kan altijd worden besteld (bijv. voor print-on-demand producten)
• Beperkte voorraad — U specificeert het exacte aantal beschikbare eenheden
• Backorder toegestaan — Klanten kunnen het product bestellen ook al is het tijdelijk uitverkocht

Voorraadwaarschuwingen:

U kunt een minimumdrempel instellen voor elk product. Als de voorraad onder deze drempel daalt, ontvangt u een notificatie (in-app en optioneel per e-mail). Dit helpt voorkomen dat u producten verkoopt die u niet kunt leveren.

Synchronisatie met externe kanalen:

VitaService synchroniseert voorraadinformatie naar externe kanalen. Als een product op nul staat en "Backorder niet toegestaan", wordt het product automatisch gemarkeerd als "Uitverkocht" op Shopify en WooCommerce.

Houd er rekening mee dat bij gelijktijdige orders via meerdere kanalen race conditions kunnen optreden. VitaService heeft geen garantie van atomaire voorraadresevering — bij hoge volumes is het verstandig een kleine veiligheidsbuffer in de voorraad te houden.

Een soft launch is een gecontroleerde introductie van een nieuw product aan een beperkte groep klanten, voordat het product breed beschikbaar is.

VitaService ondersteunt soft launches via de volgende aanpak:

Methode 1: Beperkte zichtbaarheid op de Marketplace. Stel de zichtbaarheidsmodus van het nieuwe product in op "Netwerk" (alleen zichtbaar voor uw vaste partners) of "Privé" (helemaal niet zichtbaar). Publiceer het product naar uw eigen Shopify-winkel en stuur een directe link naar een selecte groep klanten.

Methode 2: Aparte widget. Maak een aparte widget aan die alleen het nieuwe product toont. Deel de widget-URL alleen met uw testgroep.

Methode 3: Creator-campagne in testmodus. Activeer een creator-campagne in testmodus en nodig een klein aantal creators uit om het product te testen en feedback te geven voordat u breed lanceert.

Tijdens de soft launch kunt u waardevolle feedback verzamelen over de productbeschrijving, de prijsstelling, de productietijd en de klanttevredenheid. Verwerk deze feedback voordat u het product breed beschikbaar stelt.

Als uw bedrijf uitsluitend via offertes werkt (geen directe online verkoop), kunt u VitaService zodanig configureren dat alle aanvragen via het offertesysteem verlopen.

Stap 1: Producten configureren als "Alleen via offerte". In de variant-instellingen kunt u de verkoopoptie instellen op "Offerte verplicht". Bij dergelijke producten kan de klant geen directe aankoop doen maar kan alleen een offerte aanvragen.

Stap 2: Marketplace-configuratie. Stel uw Marketplace-profiel zo in dat het duidelijk communiceert dat u B2B werkt op basis van offertes. Voeg een toelichting toe aan uw catalogusbeschrijving.

Stap 3: Widget aanpassen. Als u een embedded widget gebruikt, configureer deze dan zo dat de "Kopen"-knop wordt vervangen door een "Offerte aanvragen"-knop.

Stap 4: Offerte-workflow inrichten. Stel een duidelijke workflow in voor het beoordelen en beantwoorden van offerteaanvragen. Configureer de notificaties zodat u snel wordt gewaarschuwd bij een nieuwe aanvraag.

Stap 5: Externe kanalen. Als u ook via Shopify of WooCommerce werkt, kunt u de "Kopen"-knop vervangen door een contactformulier of een offerte-aanvraagformulier dat is gekoppeld aan uw VitaService-account.

VitaService slaat verschillende typen data op met verschillende bewaartermijnen, conform de AVG-vereisten.

Orderdata: Wordt bewaard voor de duur van uw abonnement plus 7 jaar na orderbeëindiging (wettelijke bewaarplicht voor financiële administratie).

Klantgegevens: Worden bewaard zolang de klantrelatie actief is. Na verwijdering van een klantprofiel worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, maar transactierecords blijven bewaard conform de financiële bewaarplicht.

Click-tracking data: Wordt bewaard voor maximaal 2 jaar, daarna geanonimiseerd. Geanonimiseerde aggregatiedata (totaal clicks per dag, conversieratio per campagne) wordt langer bewaard.

Conversiedata: Wordt bewaard voor de duur van de campagne plus 1 jaar voor auditdoeleinden.

Supporttickets: Worden bewaard zolang uw account actief is plus 1 jaar na beëindiging.

Als u specifieke data wilt laten verwijderen (bijv. op verzoek van een klant in het kader van het AVG-inzagerecht), maak dan een supportticket aan met het specifieke verzoek. VitaService verwerkt dergelijke verzoeken binnen 30 dagen.

Personalisatiekits zijn geavanceerde configuratietools voor producten waarbij de klant meerdere samenhangende keuzes moet maken. Ze zijn ontworpen voor producten met een complexe configuratielogica.

Een personalisatiekit bestaat uit meerdere configuratiestappen. In elke stap maakt de klant een keuze (bijv. formaat kiezen, daarna kleur kiezen, daarna tekst invoeren). De keuzes in latere stappen kunnen afhankelijk zijn van eerdere keuzes — zo kunt u ervoor zorgen dat bepaalde kleuren alleen beschikbaar zijn voor bepaalde formaten.

Kit aanmaken:

Ga naar Catalogus → Producten → [product] → tab "Personalisatiekit". Voeg stappen toe aan de kit en configureer de afhankelijkheden tussen stappen.

Embed in widget:

Personalisatiekits worden automatisch weergegeven in de embedded widget als de kit is geconfigureerd voor het betreffende product. De klant doorloopt de configuratiestappen voor aankoop.

Orderverwerking:

Bij een order via een personalisatiekit worden alle configuratiekeuzes opgeslagen als onderdeel van de orderdata. De productieinstructies bevatten een overzicht van alle gemaakte keuzes.

Personalisatiekits zijn een krachtige maar complexe functie. Plan voldoende tijd in voor de configuratie en test de volledige configuratieflow voordat u hem live zet.

VitaService ondersteunt getriggerde e-mails op basis van specifieke acties. Via Instellingen → E-mail → Automatisering kunt u e-mailflows instellen.

Beschikbare triggers:

• Order geplaatst
• Order in productie gegaan
• Order verzonden
• Order afgeleverd (na X dagen)
• Promo code gebruikt
• Eerste aankoop via creator-link

E-mailtemplate aanpassen:

Voor elke trigger kunt u een e-mailtemplate aanpassen. De template-editor ondersteunt een set plaatshouders:

• {klantnaam} — De naam van de klant
• {ordernummer} — Het ordernummer
• {productnaam} — De naam van het bestelde product
• {trackingnummer} — Het trackingnummer (beschikbaar na verzending)
• {partnerlogoverzoek} — Uw bedrijfslogo

Verzendconfiguratie:

E-mails worden verzonden vanuit het e-mailadres dat u heeft geconfigureerd via Instellingen → E-mail. Zorg dat uw e-maildomein correct is geconfigureerd met SPF en DKIM voor optimale deliverability.

VitaService ondersteunt naast de globale API-sleutels ook kanaalspecifieke API-sleutels. Dit is relevant als u de API-sleutel van uw VitaService-account deelt met een externe partij die alleen toegang mag hebben tot orders via een specifiek kanaal.

Kanaalspecifieke API-sleutels (ook wel "channel_api_keys") kunnen worden aangemaakt via Admin → API → "Channel API-sleutel aanmaken". U koppelt de sleutel aan een specifieke campagne of een specifiek kanaal. Verzoeken met deze sleutel zijn beperkt tot data die relevant is voor het gekoppelde kanaal.

Dit is met name relevant voor de conversies-endpoint (POST /api/v1/conversions). Als u een externe checkout-flow heeft die conversies instuurt, wil u niet dat die checkout volledige toegang heeft tot uw gehele VitaService-account. Met een channel-specifieke sleutel kan de checkout alleen conversies registreren voor de aan de sleutel gekoppelde campagne.

Kanaalspecifieke sleutels worden beheerd door admins. Neem contact op via een supportticket als u een kanaalspecifieke sleutel nodig heeft.

VitaService ondersteunt minimale bestelhoeveelheden (MOQ - Minimum Order Quantity) via de variant-instellingen.

Ga naar het product → tab "Varianten" → [variant] → "Geavanceerde instellingen" → "Minimale bestelhoeveelheid".

U kunt een MOQ instellen per variant. Als een klant minder bestelt dan de MOQ, wordt hij gewaarschuwd en kan hij de order niet voltooien. De MOQ wordt ook weergegeven op de productpagina zodat klanten dit weten voordat ze beginnen met bestellen.

MOQ's worden gesynchroniseerd naar externe kanalen voor zover het kanaal dit ondersteunt:

• Shopify: MOQ's kunnen worden afgedwongen via een aangepaste drempelinstelling
• WooCommerce: MOQ-plugins zijn beschikbaar (bijv. WooCommerce Min/Max Quantities)
• Etsy: Etsy ondersteunt geen MOQ's natively — vermeld het in de productbeschrijving
• Bol.com: Bol.com ondersteunt MOQ's via de aanbiedings-instellingen

Als een conversie achteraf ongeldig blijkt — bijv. door fraude, een retour, of een betalingsgeschil — kan de bijbehorende creator-vergoeding worden geannuleerd.

Automatische annulering bij retour: Als u een volledige refund verwerkt voor een order, wordt de bijbehorende creator-vergoeding automatisch omgezet naar "voided". Dit werkt alleen als de refund is verwerkt binnen de wachttijd (standaard 14 dagen na de conversie).

Handmatige annulering door admin: Als een vergoeding al de status "earned" heeft en u ontdekt fraude of een andere onregelmatigheid, kan een admin de vergoeding handmatig annuleren. Ga naar Admin → Financiën → Creator-vergoedingen → [vergoeding] → "Annuleren". Voer een reden in voor de annulering — dit wordt opgeslagen in het audit trail.

Terugvordering van al uitbetaalde vergoedingen: Als een vergoeding al is uitbetaald (status "paid") en achteraf blijkt dat het onterecht was, is terugvordering van de creator vereist. Dit valt buiten de geautomatiseerde VitaService-functionaliteit en moet handmatig worden afgehandeld (bijv. via een creditnota of bankrekening terugboeking).

Houd er rekening mee dat het handmatig annuleren van vergoedingen gevolgen kan hebben voor de relatie met de creator. Communiceer transparant over de reden.

Bij een groeiende catalogus wordt overzicht steeds belangrijker. VitaService biedt verschillende tools voor catalogusorganisatie.

Categorieën en subcategorieën: Gebruik een hiëarchisch categoriesysteem. Maak hoofdcategorieën aan (bijv. "Decoratie", "Functioneel", "Personaliseerbaar") en subcategorieën daarbinnen (bijv. "Decoratie > Wanddecoratie", "Decoratie > Tafeldecoratie").

Tags: Voeg tags toe aan producten voor aanvullende filtering die niet in de categoriestructuur past. Tags zijn vrij te definiëren en kunnen worden gebruikt voor intern gebruik (bijv. "bestseller", "nieuw", "seizoensartikel").

Filteren en zoeken: Het catalogusoverzicht ondersteunt filteren op status, categorie, kanaal en publicatiestatus. Gebruik de zoekfunctie om snel specifieke producten te vinden.

Bulkbewerkingen: Voor het tegelijk aanpassen van meerdere producten gebruikt u de bulk-bewerkingsfunctie: selecteer meerdere producten via de checkboxen en kies een bulkactie (bijv. "Categorie wijzigen", "Status wijzigen", "Archiveren").

Naamgevingsconventies: Stel een intern naamgevingsconventie op voor producten. Bijv.: "[Categorie] - [Materiaal] - [Afmeting] - [Kleur]". Consistente namen maken zoeken en sorteren veel eenvoudiger.

Periodieke opruiming: Archiveer producten die al lang niet zijn verkocht of bijgewerkt. Een slanke, actuele catalogus is effectiever dan een database vol verouderde producten.

De VitaService-widget is ontworpen om eenvoudig te integreren op vrijwel elke website. De technische vereisten zijn minimaal.

Vereisten:

• Een website die HTML kan serveren (elke CMS, website-builder of custom-built site)
• HTTPS (geen HTTP) — de widget vereist een beveiligde verbinding
• Geen specifieke JavaScript-frameworks vereist — de widget is zelfstandig

Integratiecode:

<script src="https://widget.vitaservice.nl/embed.js"
        data-widget-id="[uw-widget-id]">
</script>
<div id="vita-widget"></div>

Plak deze twee regels op de gewenste plek in uw HTML. De widget laadt asynchroon — uw pagina wordt niet geblokkeerd tijdens het laden van de widget.

Auto-resize:

De widget communiceert zijn hoogte via de postMessage-API. Uw pagina-container moet responsief zijn (geen vaste hoogte). Als uw container een vaste hoogte heeft, zal de widget worden afgeknipt of zullen er scrollbalken verschijnen.

Content Security Policy (CSP):

Als uw website een strikt Content Security Policy heeft, voeg dan de widget-URL toe aan de whitelist:

frame-src https://widget.vitaservice.nl;
connect-src https://api.vitaservice.nl;

WordPress-integratie:

Voeg de embed-code toe via een Custom HTML-blok in de WordPress-editor, of via de functies.php (als u technisch onderlegd bent).

VitaService ondersteunt gelaagde vergoedingsstructuren waarbij creators hogere vergoedingspercentages verdienen bij grotere prestaties.

In de campagne-instellingen kunt u meerdere vergoedingsniveaus instellen:

• Basisniveau: 5% voor de eerste 10 conversies per maand
• Zilverniveau: 8% voor conversies 11-50 per maand
• Goudniveau: 12% voor meer dan 50 conversies per maand

VitaService berekent automatisch welk niveau van toepassing is op basis van het aantal conversies dat de creator in de lopende maand heeft gegenereerd. De berekening wordt dagelijks bijgewerkt.

Dit "tiered reward"-systeem motiveert creators om meer te presteren en beloont de beste performers proportioneel meer. Het is een krachtig instrument voor campagnes waarbij u langdurige samenwerking wilt stimuleren.

Bij het configureren van tiered rewards zijn er een paar aandachtspunten:

• Communiceer de structuur duidelijk aan creators — ze moeten begrijpen hoe ze hogere niveaus bereiken
• Zorg dat de vergoedingspercentages nog winstgevend zijn voor u, ook bij het hoogste niveau
• Pas de niveaudrempels aan op basis van realistische verwachtingen voor uw doelgroep

VitaService rapporteert standaard in EUR. Als u orders ontvangt via kanalen die in andere valuta opereren, worden deze omgezet naar EUR in de VitaService-rapportage.

De wisselkoers die VitaService gebruikt voor de omzetting is de koers die door het externe kanaal is toegepast bij het verwerken van de order. VitaService slaat het originele bedrag in de lokale valuta op naast het EUR-equivalent.

In rapportages:

• U ziet altijd de EUR-waarden in de rapportageoverzichten
• Als u het originele valutabedrag wilt zien, kunt u de detailweergave van een order openen — daar staat zowel het originele bedrag als het EUR-equivalent

Aandachtspunten:

• Wisselkoersen fluctueren. Het EUR-equivalent van een GBP-order van vandaag is anders dan die van vorige maand.
• Voor boekhoudkundige doeleinden gebruikt u het EUR-bedrag zoals geregistreerd in VitaService. Reconcilieer dit met uw bankafschriften voor wisselkoersverschillen.
• BTW-rapportage is altijd in EUR, ongeacht de valuta van de originele transactie.

Als u een product per ongeluk heeft gearchiveerd, kunt u het in de meeste gevallen herstellen.

Ga naar Catalogus → Producten → klik op de filter "Gearchiveerd" om gearchiveerde producten te tonen. Selecteer het product dat u wilt herstellen en klik op "Dearchiveren" of "Activeren".

Na het dearchiveren heeft het product de status "Concept" — u moet het opnieuw publiceren naar de gewenste kanalen als u het weer online wilt zetten.

Beperkingen bij herstel:

Als het product al lang is gearchiveerd en er ondertussen wijzigingen zijn aangebracht aan het catalogusformat (bijv. door een update van het platform), kan het product ontbrekende verplichte velden hebben. U moet deze velden opnieuw invullen voordat het product kan worden gepubliceerd.

Gevolgen voor gepubliceerde versies:

Als het product was gepubliceerd naar externe kanalen voordat het werd gearchiveerd, is de publicatie op die kanalen automatisch uitgeschakeld. Na het dearchiveren en bijwerken van de product-informatie, moet u het product opnieuw publiceren naar de gewenste kanalen.

VitaService heeft een directe integratie met Google Analytics voor het bijhouden van het gedrag van bezoekers op de embedded widget.

Via Instellingen → Widgets → [uw widget] → tab "Analyse" kunt u uw Google Analytics 4 (GA4) Measurement ID invoeren. VitaService stuurt automatisch de volgende events naar GA4:

• vita_widget_view — Widget is geladen in de browser van de bezoeker
• vita_product_view — Productpagina bekeken in de widget
• vita_add_to_cart — Product toegevoegd aan winkelwagen
• vita_purchase_complete — Aankoop voltooid via de widget

U kunt deze events gebruiken in Google Analytics voor conversie-tracking, funnelanalyse en retargeting-doelgroepen.

GA4 e-commerce rapportage:

VitaService stuurt ook e-commerce data mee in de events, inclusief product-ID, productnaam, en de aankoopwaarde. Dit stelt u in staat om de standaard GA4 e-commerce rapporten te gebruiken.

Privacy:

VitaService stuurt geen persoonsgegevens naar Google Analytics. De tracking is anoniem.

Als een extern kanaal (bijv. Shopify of Etsy) tijdelijk onbereikbaar is, kan dit leiden tot problemen met orderontvangst of statussynchronisatie.

VitaService heeft een aantal ingebouwde beschermingen:

Webhook-retry: Als een webhook niet succesvol wordt verwerkt (bijv. omdat VitaService's endpoint tijdelijk niet bereikbaar is), herprobeert het externe kanaal de webhook tot drie keer met een exponentiële achterstand. Dit vangt korte storingen op.

Polling als backup: Voor Bol.com heeft VitaService een polling-mechanisme als backup: als webhooks uitvallen, pollt VitaService periodiek de Bol.com API voor nieuwe orders.

Handmatige import: Als een kanaal een langere uitval heeft en er orders gemist zijn, kunt u orders handmatig aanmaken in VitaService. Ga naar Orders → "Handmatige order aanmaken" en voer de orderdetails in.

Monitoring: VitaService monitort de verbindingsstatus van alle gekoppelde kanalen. Als een kanaalverbinding problemen vertoont, verschijnt een waarschuwing in uw dashboard.

Aanbeveling: Houd bij alle verkoopkanalen ook een oog op de status via de native admin-interfaces (bijv. Shopify-admin). Bij een langdurige storing bij een kanaal is het veiliger om orders direct in het kanaal te beheren totdat de integratie weer stabiel is.

Wanneer VitaService webhooks ontvangt van externe platformen (Shopify, Etsy, Bol.com, WooCommerce), verifieert het de authenticiteit van elk webhook-bericht. Dit voorkomt dat kwaadwillende partijen nep-webhooks kunnen sturen.

Shopify-webhooks: Shopify ondertekent elk webhook-bericht met een HMAC-SHA256 handtekening. VitaService verifieert deze handtekening met behulp van de gedeelde sleutel die is ingesteld bij het koppelen van uw Shopify-winkel.

Etsy-webhooks: Etsy gebruikt een Shared Secret voor webhook-verificatie. Dit secret wordt uitgewisseld tijdens het OAuth-koppelingproces.

WooCommerce-webhooks: WooCommerce ondersteunt optioneel een geheim token voor webhook-verificatie. VitaService configureert dit token automatisch bij het koppelen.

Eigen integraties via de API: Als u eigen systemen koppelt via de VitaService API die webhooks sturen (bijv. voor conversieregistratie), gebruik dan de channel_api_keys voor authenticatie. Deze sleutels zijn kanaalspecifiek en beperken de toegang tot de relevante resources.

Als er sprake is van verdachte of niet-geauthenticeerde webhook-verzoeken, logt VitaService deze in het beveiligingslogboek. Admins kunnen dit logboek inzien via Admin → Beveiliging → Webhook-logboek.

VitaService ondersteunt multi-land operaties via een combinatie van kanaalspecifieke configuraties en taalinstellingen.

Taalinstellingen:

Het VitaService-dashboard is beschikbaar in het Nederlands, Engels, Duits en Frans. U kunt de taal per gebruiker instellen via Profiel → Taalvoorkeur.

De embedded widget ondersteunt ook meerdere talen. Via de widget-instellingen kunt u de standaardtaal instellen en de widget kan de browsertaal van de bezoeker detecteren om automatisch de juiste taal te tonen.

Multi-land e-commerce:

Voor verkoop in meerdere landen kunt u verschillende Shopify-winkels aanmaken per land (of per taalregio) en elk koppelen aan VitaService. Of gebruik Shopify Markets voor één multi-land winkel.

BTW-configuratie per land:

VitaService berekent BTW op basis van het bestemmingsland van de bestelling. Voor de EU zijn de BTW-tarieven per lidstaat geconfigureerd. U bent zelf verantwoordelijk voor het correct afdragen van de BTW per land — raadpleeg uw belastingadviseur.

Productbeschrijvingen per taal:

Via Channel Overrides kunt u per kanaal (en dus per land) een andere productbeschrijving instellen. Zo kunt u in uw Nederlandse Shopify-winkel een Nederlandse beschrijving tonen en in uw Duitse winkel een Duitstalige beschrijving.

VitaService biedt een reeks rapportagefuncties die inzicht geven in uw bedrijfsprestaties.

Dashboard-widgets:

Het partner-dashboard toont real-time widgets voor de meest relevante KPI's: omzet vandaag, omzet deze maand, aantal actieve orders, en openstaande notificaties.

Omzetrapportage:

Via Rapporten → Omzet kunt u de omzet inzien per periode, per verkoopkanaal, en per productcategorie. U kunt de rapportageperiode vrij instellen (dag, week, maand, kwartaal, aangepaste periode).

Conversieratio:

Voor campagnes met tracking links toont VitaService de conversieratio per creator, per tracking link en per campagne. Dit is essentieel voor het beoordelen van de effectiviteit van uw creator-marketing.

Voorraadrapportage:

Via Rapporten → Voorraad kunt u de huidige voorraadstatus inzien en een historisch overzicht van voorraadniveaus.

Exportmogelijkheden:

Alle rapporten kunnen worden geëxporteerd als CSV of Excel. Dit stelt u in staat om de data in uw eigen BI-tool (bijv. Power BI, Tableau, of een Excel-dashboard) verder te analyseren.

Tip voor betere inzichten: Combineer VitaService-exportdata met Google Analytics-data voor een completer beeld van uw klantenreis — van ontdekking via de creator-campagne tot aankoop en herhaalordering.

Samenwerking met een extern boekhoudbureau is eenvoudig via de export- en teamfuncties van VitaService.

Methode 1: Periodieke export.

Exporteer maandelijks of kwartaals de financiële data als CSV via Instellingen → Data-export. Stuur de export naar uw boekhoudbureau. Dit is de eenvoudigste aanpak als uw boekhoudbureau geen directe toegang tot VitaService nodig heeft.

Methode 2: Leestoegang voor het boekhoudbureau.

Voeg de accountant toe als teamlid via Instellingen → Team, met de rol "Financieel lezer". Deze rol geeft toegang tot facturen, financiële rapporten en exportfuncties, maar niet tot catalogusbeheer of kanaalinstellingen.

Data voor de boekhouding:

Exporteer de volgende rapporten voor uw boekhoudbureau:

• Omzetrapport (incl. BTW per transactie)
• Factuuroverzicht
• Uitbetalingshistorie (creator-vergoedingen)
• BTW-rapport per kwartaal

Integratie met boekhoudpakketten:

VitaService heeft momenteel geen directe integraties met boekhoudpakketten zoals Exact Online, AFAS of Twinfield. Exporteer de CSV-bestanden en importeer ze handmatig in uw boekhoudpakket, of vraag uw boekhoudbureau om hulp bij de import.

VitaService ondersteunt automatische antwoorden voor support-tickets via de auto-responder functie.

Via Admin → Support → Instellingen → Auto-responder kunt u een automatisch antwoord configureren dat wordt verstuurd zodra een nieuw ticket wordt aangemaakt. U kunt het bericht aanpassen en instellen wanneer de auto-responder actief is:

• Altijd actief — Elke nieuwe ticket-aanmaak triggert het auto-antwoord
• Buiten kantooruren — Alleen actief buiten de geconfigureerde kantooruren (maandag-vrijdag 09:00-17:00)
• Uitgeschakeld — Geen auto-antwoord

Een goed auto-antwoord bevat:

• Bevestiging dat het ticket is ontvangen
• De verwachte reactietijd op basis van de prioriteit
• Eventueel een link naar de FAQ (bijv. deze gids) voor veelgestelde vragen
• Uw kantooruren

Hou er rekening mee dat een auto-antwoord de SLA-klok niet stopt. Als u een ticket aanmaakt om 23:00 op vrijdag, begint de SLA-klok pas maandag 09:00 (buiten-kantooruren-SLA afhankelijk van uw servicecontract).

Als u een campagne wilt beëindigen en de tracking links wilt hergebruiken in een nieuwe campagne, zijn er een paar opties in VitaService.

Optie 1: Campagne verlengen. In plaats van een nieuwe campagne aan te maken, verlengt u de bestaande campagne. Pas de einddatum aan, update de campagne-beschrijving en de vergoedingsstructuur indien gewenst. Bestaande tracking links blijven geldig.

Optie 2: Nieuwe tracking links aanmaken. Maak in de nieuwe campagne nieuwe tracking links aan voor dezelfde creators. Verwijder de oude links (of laat ze verlopen). Dit is de schonere aanpak als de nieuwe campagne significant anders is dan de oude.

Optie 3: Redirect instellen. Als u wilt dat bezoekers die op een oude tracking link klikken, worden doorgestuurd naar de nieuwe campagne-URL, vraag dan een admin om een redirect te configureren.

Wat u NIET kunt doen:

U kunt een tracking link niet verplaatsen van de ene campagne naar de andere. Tracking links zijn permanent gekoppeld aan een specifieke campagne. Dit is een bewuste keuze voor data-integriteit — historische conversies moeten altijd traceerbaar zijn naar de juiste campagne.

Abandoned cart e-mails — e-mails die worden verstuurd als een klant een product in de winkelwagen heeft gelegd maar niet heeft afgerekend — zijn beschikbaar voor de embedded widget.

Via Instellingen → Widgets → [uw widget] → tab "Abandoned Cart" kunt u deze functie inschakelen.

Configuratie:

• Trigger: Na hoeveel minuten na het verlaten van de widget wordt de e-mail verstuurd? (aanbevolen: 60-120 minuten)
• E-mailtemplate: Pas de e-mail aan met uw huisstijl en een overtuigende boodschap
• Incentive: Optioneel kunt u een kortingscode toevoegen als extra motivatie om terug te keren

Vereiste data:

VitaService kan alleen een abandoned cart e-mail sturen als het e-mailadres van de bezoeker bekend is. Dit vereist dat de bezoeker zijn e-mailadres heeft ingevuld in de widget-checkout voordat hij de pagina verliet. Als de bezoeker zijn e-mail niet heeft achtergelaten, is het niet mogelijk om hem te bereiken.

AVG-naleving:

Abandoned cart e-mails zijn transactioneel van aard (gerelateerd aan een specifieke winkelervaring) en vallen in de meeste EU-landen onder de uitzondering voor transactionele e-mail. Desalniettemin is het aanbevolen om in de checkout duidelijk te communiceren dat de klant een e-mail kan ontvangen als hij zijn aankoop niet voltooit.

Als een klant een verkeerd afleveradres heeft opgegeven, heeft u een beperkte tijd om dit te corrigeren voordat het pakket is verzonden.

Voor verzending:

Als de order nog niet is verzonden, kunt u het afleveradres aanpassen via de orderdetailpagina → "Afleveradres bewerken". Voer het correcte adres in en sla op. Het bijgewerkte adres wordt gesynchroniseerd naar het externe kanaal (Shopify, Bol.com, etc.) indien de koppeling dat ondersteunt.

Na verzending:

Als het pakket al is verzonden, is VitaService niet in staat om het pakket te herroepen. U bent afhankelijk van de vervoerder. De meeste vervoerders bieden de mogelijkheid om een pakket om te leiden via hun klantenservice als het pakket nog onderweg is. Neem direct contact op met de vervoerder met het trackingnummer.

Als het pakket niet kan worden omgeleid en de klant het afleveradres verkeerd heeft opgegeven (eigen fout), is de klant verantwoordelijk voor de herbestelling. Als het een systeemfout was (bijv. een fout in de checkout-integratie), behandel het als een productiefout en stuur een gratis vervanging.

Preventie:

Controleer of uw checkout-pagina het adres duidelijk toont voor bevestiging. Stuur een orderbevestigings-e-mail met het afleveradres zodat de klant het snel kan corrigeren als er een fout is.

VitaService ondersteunt "gesloten" productgroepen via de Marketplace-toegangscontrole. Dit is relevant als u producten heeft die alleen mogen worden afgenomen door geverifieerde bedrijven (bijv. producten die een bepaalde certificering vereisen).

Aanpak:

1. Maak een "Netwerk"-zichtbaarheid in voor de betreffende producten — ze zijn alleen zichtbaar voor partners waarmee u een actieve relatie heeft
2. Beheer uw netwerk handmatig door alleen gecertificeerde partners toe te voegen aan uw netwerk
3. Gecertificeerde partners kunnen uw producten zien en bestellen; niet-gecertificeerde partners niet

Verificatieworkflow:

Als u een verificatieproces wilt voor nieuwe partners die toegang willen tot de gesloten productgroep, kunt u dit handmatig beheren via:

1. De partner dient een verzoek in via de Marketplace-profielpagina van uw bedrijf
2. U ontvangt een notificatie van het verzoek
3. U beoordeelt de aanvraag en voegt de partner toe aan uw netwerk indien gecertificeerd

Dit is momenteel een handmatig proces. Een geautomatiseerde certificatie-workflow is beschikbaar als aanvullende capability op aanvraag.

Wanneer een campagne is afgelopen, kunt u hem archiveren via Campagnes → [campagne] → "Archiveren". Dit is de aanbevolen aanpak in plaats van verwijderen — verwijdering is onomkeerbaar.

Wat er gebeurt bij archivering:

• De campagne verschijnt niet meer in de actieve campagneoverzichten
• Creators kunnen geen nieuwe tracking links of promo codes aanmaken voor de campagne
• Bestaande tracking links blijven technisch werken maar sturen door naar een "Campagne beëindigd" melding
• Alle historische click- en conversiedata blijft volledig beschikbaar
• Alle vergoedingen die "earned" zijn, blijven in de uitbetalingswachtrij

Toegang tot historische data:

Gearchiveerde campagnes zijn toegankelijk via Campagnes → filter "Gearchiveerd". U kunt alle statistieken, creators, tracking links en vergoedingen nog steeds inzien.

Rapportage na archivering:

Historische campagnedata wordt meegenomen in uw periodieke rapporten, maar gearchiveerde campagnes worden duidelijk als zodanig gemarkeerd.

Verwijdering:

Als u een campagne volledig wilt verwijderen (bijv. vanwege privacyredenen), is dit alleen mogelijk via een admin. Neem contact op via een supportticket. Verwijdering is onomkeerbaar en verwijdert alle bijbehorende data inclusief vergoedingen die nog niet zijn uitbetaald.

Als u een leverancier bent op de VitaService Marketplace en offerte-aanvragen ontvangt van andere partners, zijn dit de stappen om efficiënt te werken.

Notificaties instellen:

Zorg dat u een notificatie ontvangt bij elke nieuwe offerte-aanvraag via Instellingen → Notificaties → "Inkomende offerte-aanvraag". Stel de notificatie in op zowel in-app als e-mail zodat u snel kunt reageren.

Offerte-aanvragen bekijken:

Ga naar Orders → Inkomende offertes. Hier ziet u alle openstaande aanvragen met de bestellingsdatum, het gevraagde product en het gevraagde aantal.

Offerte beantwoorden:

Open een aanvraag en klik op "Offerte beantwoorden". Vul uw prijs per eenheid in, eventueel een alternatieve levertijd als de gevraagde periode niet haalbaar is, en een optionele toelichting. Stuur de offerte in.

Communicatie:

Als u aanvullende informatie nodig heeft voordat u een offerte kunt geven (bijv. technische specificaties of bestanden), kunt u een bericht sturen naar de aanvragende partner via het offerteberichtensysteem.

Nacalculatie:

Na afloop van een levering kunt u de werkelijke kosten vergelijken met de aangeboden prijs om te leren hoe u toekomstige offertes beter kunt inschatten.

VitaService heeft momenteel geen ingebouwde functie voor terugkerende orders. Terugkerende inkooporders moeten handmatig worden aangemaakt of worden geautomatiseerd via de API.

Handmatige aanpak:

Stel een reminder in (bijv. in uw agendaprogramma) voor de datum waarop u de herbestelling wilt plaatsen. Gebruik de "Dupliceer order" functie in VitaService om snel een nieuwe order aan te maken op basis van een eerdere order.

Via de API:

Als u wilt automatiseren, kunt u een script schrijven dat via de VitaService API periodiek een order aanmaakt. Gebruik de endpoint POST /api/v1/orders met de gewenste orderdetails. Zorg dat uw script foutafhandeling bevat en een verificatiestap om te controleren of de order correct is aangemaakt.

Via een externe tool:

Tools zoals Zapier of Make (vroeger Integromat) kunnen worden geconfigureerd om periodiek een VitaService API-verzoek te triggeren. Dit vereist dat u een Zapier/Make-account heeft en VitaService via de REST API koppelt.

Toekomstige functionaliteit:

Terugkerende orders zijn op de roadmap voor een toekomstige VitaService-versie. Als dit voor u relevant is, kunt u uw interesse aangeven via een supportticket (als productfeedback).

Vergelijkende kanaalanalyse helpt u te begrijpen welk verkoopkanaal het meest winstgevend is en waar u uw marketinginspanningen het best kunt concentreren.

Via Rapporten → Kanaalprestaties in VitaService kunt u de volgende metrics per kanaal vergelijken:

• Totale omzet per kanaal — Welk kanaal genereert de meeste omzet?
• Aantal orders per kanaal — Welk kanaal heeft de meeste transacties?
• Gemiddelde orderwaarde — Welk kanaal heeft de hoogste gemiddelde bestelwaarde?
• Retourpercentage — Welk kanaal heeft het laagste retourpercentage?
• Winstmarge per kanaal — Na aftrek van kanalcommissies

Exporteer de data als CSV en maak een vergelijkende grafiek in Excel voor visuele presentatie aan uw management.

Typische inzichten:

• Etsy heeft doorgaans een lagere orderwaarde maar hogere volumes voor decoratieve producten
• Shopify (eigen winkel) heeft doorgaans de hoogste marge omdat er geen of lage commissies zijn
• Bol.com heeft een hogere retourpercentage voor sommige productcategorieën
• De VitaService Marketplace heeft de hoogste gemiddelde orderwaarde door de B2B-context

Gebruik deze inzichten om uw kanaalstrategie te optimaliseren: focus op de kanalen die het meest rendabel zijn en minimaliseer of beëindig kanalen die weinig bijdragen.

VitaService biedt geen directe integratie met de reviewsystemen van externe platformen (Etsy, Bol.com). Reviews worden beheerd via de native interfaces van die platformen.

Aanbevolen aanpak per platform:

Etsy: Reageer op reviews via uw Etsy-verkoperspanel (Verkopen op Etsy → Reviews). Een professionele, empathische reactie op negatieve reviews toont andere potentiële kopers dat u klantenservice serieus neemt. Etsy-reviews zijn permanent — u kunt een negatieve review niet verwijderen.

Bol.com: Bol.com heeft een eigenaardigheid: u kunt niet direct reageren op reviews. Wel kunt u bij Bol.com Retailer Support een reviewklacht indienen als de review in strijd is met de richtlijnen (bijv. een review die niet gebaseerd is op een echte aankoop).

Shopify: Als u een eigen Shopify-winkel heeft met reviews (via een review-app), kunt u reviews beheren via de Shopify-admin of de review-app's eigen dashboard.

Proactieve aanpak:

Voorkom negatieve reviews door proactief te communiceren over productietijden, kwaliteitsverwachtingen en retourprocedures. Stuur na levering een vriendelijke follow-up e-mail (via VitaService) om te vragen of alles naar wens is.

De VitaService Marketplace ondersteunt internationale transacties. Als u een leverancier in een ander land wilt inschakelen voor de productie van uw producten, kunt u dit via de Marketplace doen.

Zoeken naar internationale leveranciers:

Via Marketplace → Browse kunt u filteren op productiemethode en categorielocatie. Als internationale leveranciers hun locatie hebben ingesteld in hun profiel, kunt u op land filteren.

Valuta en prijzen:

Alle Marketplace-transacties zijn in EUR. Als een leverancier in een ander land prijzen hanteert in een andere valuta, moet hij de conversie zelf toepassen bij het opgeven van zijn prijs.

Douane en import:

Als u producten importeert vanuit een niet-EU-land, bent u verantwoordelijk voor de douane-inklaring en eventuele invoerrechten. VitaService biedt geen douanecertificaten of importdocumentatie. Raadpleeg een douane-expediteur voor advies.

Communicatie:

Communicatie met internationale leveranciers via de Marketplace-berichten is momenteel in het Nederlands en Engels. Als u weet dat een leverancier een andere taal spreekt, kunt u uw berichten in die taal schrijven.

Kwaliteitscontrole:

Bij internationale leveranciers is het extra belangrijk om duidelijke kwaliteitsspecificaties op te stellen in de offerteaanvraag. Beschrijf exact wat u verwacht qua kwaliteit, verpakking en documentatie.

VitaService ondersteunt klantspecifieke kortingen via meerdere mechanismen.

Methode 1: Persoonlijke promo codes.

Maak een promo code aan die specifiek is voor een klant (bijv. "BEDRIJFXYZ10"). Deze code geeft de klant altijd 10% korting. De code is permanent geldig (of u stelt een geldigheidsperiode in).

Nadeel: de klant kan de code ook doorgeven aan anderen. Als dit een probleem is, gebruik dan methode 2.

Methode 2: Account-specifieke prijzen via de Marketplace.

Als de B2B-klant ook een VitaService-partneraccount heeft, kunt u op de Marketplace een gepersonaliseerde prijs instellen die alleen voor hen zichtbaar is. Dit werkt via "Netwerk"-zichtbaarheid gecombineerd met een Channel Override.

Methode 3: Staffelprijzen.

Als de klant altijd grote aantallen afneemt, zorgen staffelprijzen automatisch voor de juiste korting op basis van het bestelde volume.

Methode 4: Offerte per aanvraag.

Voor de grootste klanten met de meest complexe behoeften is het offertesysteem de meest flexibele aanpak. Elke bestelling is een offerte-aanvraag waarbij u de prijs handmatig kunt aanpassen.

Een hybride model combineert eigen productie voor bepaalde producten met dropshipping via externe leveranciers voor anderen. VitaService ondersteunt dit volledig.

Configuratie:

Per product (of variant) stelt u het fulfillmenttype in: "Eigen fulfilment" of "Dropshipping via leverancier". Voor dropshipping-producten selecteert u de leverancier via de Marketplace-integratie.

Orderverwerking:

Wanneer een hybride order binnenkomt (bijv. een klant bestelt zowel een zelf-geproduceerd product als een dropshipping-product), genereert VitaService automatisch:

• Een productie-instructie voor uw eigen producten
• Een doorstuurorder naar de dropshipping-leverancier

Verzending:

Bij een hybride order moeten de producten mogelijk apart worden verzonden. Configureer uw verzendprofiel zodat klanten begrijpen dat ze meerdere pakketten kunnen ontvangen.

Klantcommunicatie:

Als producten uit dezelfde bestelling op verschillende momenten arriveren (doordat ze apart zijn geproduceerd en verzonden), stuur dan proactief een toelichting aan de klant om verwarring te voorkomen.

Als u vermoedt dat een promo code wordt misbruikt — bijv. een creator deelt zijn persoonlijke promo code publiekelijk en genereert conversies via kopers die geen echte klanten van de partner zijn — zijn er stappen die u kunt nemen.

Signalen van misbruik:

• Ongewoon hoge conversie-aantallen in korte tijd
• Conversies vanuit geografische regio's die niet passen bij de doelgroep
• Meerdere conversies vanuit hetzelfde e-mailadres of IP-adres

Stap 1: Onderzoek.

Ga naar de campagne → Promo codes → [code] → "Gebruikslog". Bekijk wanneer en hoe de code is gebruikt. Als er ongewone patronen zijn, exporteer het log voor nader onderzoek.

Stap 2: Code deactiveren.

Als u zeker bent van misbruik, deactiveer de promo code direct via Campagnes → [campagne] → Promo codes → [code] → "Deactiveren". De code is onmiddellijk ongeldig.

Stap 3: Vergoedingen annuleren.

Vraag een admin om de verdachte conversie-vergoedingen te annuleren via het admin-dashboard.

Stap 4: Creator confronteren.

Communiceer met de creator over het vermoede misbruik. Als er sprake is van aantoonbaar misbruik, kunt u de samenwerking beëindigen en de creator verwijderen uit de campagne.

Stap 5: Preventie.

Voeg in de campagne-overeenkomst een clausule op over het verbod op publiekelijk delen van promo codes.

Producten-bundels — sets van meerdere producten die samen worden verkocht voor een speciale prijs — zijn momenteel niet als native functie beschikbaar in VitaService. Er zijn echter werkomwegen.

Werkomweg 1: Bundel als aparte variant.

Maak een aparte variant aan die de bundel vertegenwoordigt. De variantnaam is bijv. "Starterkit (naamplaat + sleutelhanger + button)". De prijs van deze variant is de bundelprijs. Bij een order van deze variant stuurt u handmatig meerdere componenten.

Werkomweg 2: Bundel als apart product.

Maak een apart product aan met de naam van de bundel. Leg in de beschrijving uit wat er in de bundel zit. Stel de prijs in op de totale bundelprijs (minus de korting).

Werkomweg 3: Shopify-bundels.

Als u Shopify gebruikt, zijn er Shopify-apps beschikbaar (bijv. Bundle Builder, Bold Product Options) die geavanceerde bundelingsfunctionaliteit bieden. Orders vanuit Shopify-bundels worden als reguliere orders doorgestuurd naar VitaService.

Toekomstige functionaliteit:

Native bundel-functionaliteit staat op de VitaService roadmap. Meld uw interesse aan via een supportticket als dit een prioriteit voor u is.

Webhooks zijn de ruggengraat van de integratie tussen VitaService en externe kanalen. In een productieomgeving zijn er een aantal best practices om betrouwbaarheid te garanderen.

1. Gebruik altijd HTTPS.

VitaService stuurt geen webhooks naar HTTP-endpoints. Zorg dat uw server HTTPS ondersteunt met een geldig SSL-certificaat.

2. Reageer snel.

Webhook-endpoints moeten snel reageren (binnen 5 seconden). Als uw verwerking langer duurt, retourneer dan direct een HTTP 200 en verwerk de webhook asynchroon in een achtergrondtaak.

3. Implementeer idempotency.

Webhooks kunnen meerdere keren worden verstuurd (bijv. bij netwerkstoringen of timeouts). Uw endpoint moet duplicaten herkennen en correct afhandelen — bijv. door het event-ID te controleren voordat u een order aanmaakt.

4. Log alle incoming webhooks.

Log elk binnenkomend webhook-event met het volledige payload voor debuggingdoeleinden. Dit is essentieel bij het oplossen van synchronisatieproblemen.

5. Monitor webhook-health.

Stel een monitoring-alert in als uw webhook-endpoint niet bereikbaar is of te veel fouten geeft. Tools zoals UptimeRobot of New Relic kunnen hier bij helpen.

6. Test webhooks in een staging-omgeving.

Gebruik een aparte staging-VitaService-account en staging-webhooks om nieuwe code te testen voordat u naar productie gaat.

Een gepersonaliseerde landingspagina voor een creator-campagne verhoogt de conversieratio door de inhoud af te stemmen op de doelgroep van de creator.

Via Shopify:

Als u Shopify gebruikt, kunt u landingspagina's aanmaken met een Shopify Page-builder (bijv. Shogun, PageFly). Maak een aparte pagina aan voor de campagne en voeg de tracking link van de creator toe als UTM-parameter aan de URL van de productpagina op die landingspagina.

Via de embedded widget:

Als u de VitaService-widget gebruikt, kunt u een aparte widget aanmaken die alleen de campagne-producten toont, met de huisstijl en teksten die passen bij de doelgroep van de creator. Embed deze widget op een aparte landingspagina op uw website.

Gepersonaliseerde URL:

Maak de landingspagina-URL onderdeel van de tracking link. Bijv.: de tracking link van creator Sofie stuurt bezoekers door naar https://uwwebsite.nl/sofie-actie — een pagina die specifiek is ontworpen voor Sofies doelgroep.

Meten:

Voeg een Google Analytics-event toe aan de landingspagina om te meten hoeveel bezoekers er naartoe gaan en welk percentage converteert. Vergelijk de conversieratio van de gepersonaliseerde landingspagina met de standaardproductpagina om het effect te meten.

Als u een Product Information Management (PIM) systeem gebruikt zoals Akeneo, Salsify of Contentserv, kunt u producten automatisch aanmaken en bijwerken in VitaService via de REST API.

Stap 1: API-integratie opzetten.

Genereer een API-sleutel via Instellingen → API en configureer uw PIM-systeem om verzoeken te sturen naar de VitaService API met deze sleutel.

Stap 2: Product aanmaken.

Gebruik de endpoint POST /api/v1/products om een nieuw product aan te maken. Het verzoek bevat de productinformatie in JSON-formaat:

{
  "name": "Gepersonaliseerde Naamplaat",
  "description": "Een naamplaat...",
  "category_id": "uuid-van-categorie",
  "variants": [
    {
      "name": "PLA Wit 10x5cm",
      "material": "PLA",
      "color": "Wit",
      "purchase_price_cents": 500,
      "sale_price_cents": 2500,
      "production_days": 3
    }
  ]
}

Stap 3: Product bijwerken.

Gebruik PUT /api/v1/products/{id} voor het bijwerken van bestaande producten. Stuur alleen de velden mee die moeten worden bijgewerkt.

Stap 4: Afbeeldingen uploaden.

Afbeeldingen worden geüpload via een separate endpoint. Genereer eerst een upload-URL via POST /api/v1/products/{id}/images/upload-url, upload de afbeelding direct naar die URL (geen tussenkomst van de API-server), en bevestig de upload.

Stap 5: Foutafhandeling en reconciliatie.

Log alle API-verzoeken en responses. Voer dagelijks een reconciliatie uit om te controleren of alle PIM-producten correct zijn gesynchroniseerd naar VitaService.

Voor B2B-klanten met een geldig BTW-nummer kan intra-Europees handelsverkeer BTW-vrij plaatsvinden (intracommunautaire levering). VitaService ondersteunt dit via de BTW-instellingen.

Configuratie:

Via Instellingen → Belasting → "BTW-vrijstellingen" kunt u klantgroepen aanmaken die BTW-vrij mogen kopen. U koppelt een klant aan een vrijgestelde groep door hun BTW-nummer te verifiëren.

VIES-verificatie:

VitaService integreert met de EU VIES database (VAT Information Exchange System) voor automatische verificatie van BTW-nummers. Als een klant een BTW-nummer invoert bij de checkout, verifieert VitaService automatisch of het nummer geldig is. Als geldig, wordt de BTW automatisch niet in rekening gebracht.

Administratieve vereisten:

Voor intra-EU-levering BTW-vrij moet u:

• Het BTW-nummer van de klant registreren in uw administratie
• Facturen correct opmaken (met het BTW-nummer van de klant vermeld)
• Opgave doen via de Intra-Communautaire Prestaties (ICP)-aangifte bij de Belastingdienst

Raadpleeg uw belastingadviseur voor de specifieke vereisten in uw situatie.

VitaService slaat de API-credentials van externe kanalen (Shopify Consumer Key, Etsy OAuth token, Bol.com Client Secret) op in versleutelde form in de database.

Encryptie:

Alle credentials worden versleuteld met AES-256 voordat ze worden opgeslagen in de database. De encryptiesleutel is opgeslagen in een separate, beveiligde omgeving (Key Management Service) en is nooit toegankelijk via de applicatielaag.

Geheugenisolatie:

Credentials worden nooit in clear-text gelogd. De applicatiecode laadt de credentials in-memory voor gebruik bij API-aanroepen en geeft ze daarna vrij. Ze verschijnen nooit in logbestanden of foutmeldingen.

Toegangsbeheer:

Alleen de partneraccount waartoe de credentials behoren heeft toegang tot het bekijken (of opnieuw instellen) van de credentials. Admins kunnen de verbindingsstatus controleren maar kunnen de credentials zelf niet inzien.

Rotatie:

Het is een best practice om uw API-sleutels periodiek te roteren (bijv. eens per jaar). Genereer een nieuwe API-sleutel in het externe platform, werk het bij in VitaService, en deactiveer de oude sleutel.

Bij een (vermoedelijk) gecompromitteerde sleutel:

Als u vermoedt dat een API-sleutel is gecompromitteerd, deactiveer de sleutel onmiddellijk in het externe platform en genereer een nieuwe. Werk de nieuwe sleutel bij in VitaService via Instellingen → Kanalen → [kanaal] → "Credentials bijwerken".

Seizoensgebonden piekdrukte — bijv. voor Kerst, Valentijnsdag of het nieuwe schooljaar — vereist extra voorbereiding om kwaliteit en leveringstijden te garanderen.

Voorbereidingstips:

1. Productietijden aanpassen. Vergroot uw productietijden tijdelijk voor de drukste periode. Dit geeft u extra buffer. Doe dit bij voorkeur al 4-6 weken voor het seizoen, zodat klanten die vroeg bestellen de gecorrigeerde levertijd te zien krijgen.

2. Voorraad opbouwen. Als u producten heeft die niet gepersonaliseerd zijn, overweeg dan het aanmaken van een extra voorraad voorafgaand aan het seizoen. Configureer de voorraad in VitaService zodat u niet overkommuniceert.

3. Campagnes plannen. Plan creator-campagnes 6-8 weken voor het seizoen zodat creators voldoende tijd hebben om content te maken en bezoekers de gelegenheid krijgen hun aankoop te overwegen.

4. Klantverwachtingen managen. Voeg een prominente melding toe op uw Shopify-winkel of widget over de verwachte levertijden tijdens het seizoen. Eerlijkheid voorkomt teleurgestelde klanten.

5. Supportcapaciteit verhogen. Voeg tijdelijk extra teamleden toe voor het verwerken van orders en het beantwoorden van klantvragen.

Als er na een systeemstoring orderdata verloren lijkt te zijn gegaan, zijn er meerdere stappen om de data te herstellen.

Stap 1: Controleer het externe kanaal.

Alle orders die via Shopify, Etsy, Bol.com of WooCommerce zijn geplaatst, staan primair in die systemen. Open de admin van het externe kanaal en controleer of de orders daar aanwezig zijn.

Stap 2: Hersynchroniseer orders.

Voor de meeste externe kanalen kunt u orders handmatig hersynchroniseren via Instellingen → Kanalen → [kanaal] → "Orders hersynchroniseren". VitaService haalt opnieuw alle recente orders op via de kanaal-API.

Stap 3: Handmatige orderaanmaak.

Als orders niet via hersynchronisatie kunnen worden hersteld, kunt u ze handmatig aanmaken in VitaService. Ga naar Orders → "Handmatige order aanmaken" en voer de orderdetails in op basis van de data in het externe kanaal.

Stap 4: Supportticket aanmaken.

Als u data verloor die primair in VitaService stond (bijv. handmatige orders of ordernotities), maak dan een urgent supportticket aan. VitaService heeft dagelijkse backups van alle data — met de juiste tijdstempel kan een admin de verloren data herstellen.

Preventie:

Exporteer periodiek (bijv. wekelijks) uw orderdata als CSV voor lokale backup. Dit geeft u een fallback bij een storing.

VitaService zet zich in voor toegankelijkheid. De admin- en partnerinterface zijn gebouwd met WCAG 2.1 AA-richtlijnen als richtlijn.

Voor de partner-interface:

• Alle interactieve elementen hebben toegankelijke labels
• Kleurcontrasten voldoen aan WCAG AA (4.5:1 voor normale tekst)
• De interface is volledig bruikbaar met toetsenbord-navigatie (Tab, Enter, Escape)
• Schermlezer-compatibiliteit: de interface is getest met JAWS en VoiceOver

Voor de embedded widget:

De widget erft de toegankelijkheidsstandaarden. U kunt aanvullende aanpassingen maken via de thema-editor (bijv. hogere kleurcontrasten instellen).

Toegankelijkheidsinstellingen:

Via Profiel → Weergave kunt u de interface instellen op:

• Groter lettertype (tot 20px)
• Hoog contrast modus (zwart op wit achtergrond)
• Gereduceerde animaties (voor gebruikers gevoelig voor beweging)

Melden van toegankelijkheidsproblemen:

Als u een toegankelijkheidsbarrière tegenkomt, maak dan een supportticket aan met "Toegankelijkheid" als categorie. Toegankelijkheidsproblemen krijgen hoge prioriteit.

Grote retailers die white-label producten willen afnemen, vereisen doorgaans een meer formele en gestructureerde aanpak dan kleine B2B-kopers.

Aanpak voor grote retailers:

1. Aparte partner-account aanmaken.

Maak een apart VitaService-account aan voor de retailer (of laat ze zelf een account aanmaken). Dit geeft hen directe toegang tot bestellingen en tracking, zonder dat ze toegang hebben tot uw hele catalogus.

2. White-label configureren.

Configureer uw producten als white-label voor de retailer. Dit betekent: de retailer-branding op de verpakking, de retailer als afzender op de pakbon, en de retailer-logo in de bevestigingsmail.

3. Exclusiviteitsafspraken beheren.

Als de retailer exclusiviteit wil voor bepaalde producten, stelt u de Marketplace-zichtbaarheid van die producten in op "Netwerk" (alleen zichtbaar voor uw netwerk, inclusief de retailer).

4. Inkooplijsten en offertes.

Grote retailers werken doorgaans op basis van inkooporders. Gebruik het VitaService offertesysteem voor formele offerte-aanvragen en conversie naar inkooporders.

5. Rapportage.

Genereer maandelijks een performance-rapport voor de retailer met ordervolumes, retourpercentages en levertijden. Exporteer dit als PDF of Excel.

Duurzaamheid en milieu-impact zijn steeds belangrijker in de maakindustrie. VitaService heeft een aantal functies die u helpen uw milieu-inspanningen te documenteren.

Materiaalinformatie:

In de variant-instellingen kunt u het materiaal specificeren. Gebruik beschrijvende materiaalnames die de duurzaamheid communiceren (bijv. "Gerecycled PLA (bio-gebaseerd)", "FSC-gecertificeerd hout").

Productiemethode-transparantie:

De productiemethode die u heeft geconfigureerd (FDM, SLS, etc.) is zichtbaar voor kopers op de Marketplace. Voeg in de productbeschrijving toe hoe uw productiemethode zich verhoudt tot traditionele productie qua energie- en materiaalgebruik.

Duurzaamheidscertificaten als bijlage:

U kunt duurzaamheidscertificaten (bijv. ISO 14001, FSC-certificering) uploaden als bijlage bij uw bedrijfsprofiel. Kopers op de Marketplace kunnen deze documenten inzien als bewijs van uw duurzaamheidsaanpak.

Toekomstige functies:

VitaService onderzoekt de mogelijkheid om CO2-impact per product te berekenen en te tonen, als optionele functie voor partners die dit relevant vinden.

VitaService heeft momenteel geen native abonnementsfunctionaliteit. Voor terugkerende orders op vaste momenten zijn er de volgende opties.

Optie 1: Shopify Subscriptions.

Als u Shopify gebruikt, kunt u een abonnements-app installeren (bijv. Recharge, Bold Subscriptions). Abonnementen worden dan beheerd in Shopify en elke termijnbetaling genereer een reguliere Shopify-order die naar VitaService wordt doorgestuurd.

Optie 2: WooCommerce Subscriptions.

Hetzelfde principe via WooCommerce — de WooCommerce Subscriptions plugin beheert de terugkerende betalingen en genereert orders die via webhooks naar VitaService gaan.

Optie 3: Handmatige terugkerende orders via de API.

Zie V80 voor hoe u de API kunt gebruiken om periodiek orders te genereren.

Optie 4: Marketplace-inkooporders.

Voor B2B-klanten die regelmatig dezelfde producten bestellen, kunt u een afspraakvorm hanteren waarbij de klant op vaste momenten een inkooporder plaatst via de Marketplace. Combineer dit met een vooraf onderhandelde prijs.

Financieel:

Abonnementen vereisen dat betalingen worden beheerd buiten VitaService (via Shopify of WooCommerce). VitaService registreert de resulterende orders maar beheert niet de betalingsterugkeer.

VitaService biedt een aparte testomgeving (ook wel "staging" of "sandbox" genoemd) voor partners die nieuwe functies willen testen voordat ze live gaan.

Toegang tot de testomgeving:

Neem contact op via support voor toegang tot de testomgeving. Vermeld waarvoor u de testomgeving wilt gebruiken. Testomgevingen worden beschikbaar gesteld op aanvraag voor professionele partners.

Wat u kunt testen in de testomgeving:

• Kanaalkoppelingen (Shopify, WooCommerce, etc.) testen zonder risico voor uw productiedata
• Webhook-verwerking testen met test-events
• Import van producten testen
• API-integraties testen
• Creator campagne flows testen

Data-isolatie:

De testomgeving is volledig gescheiden van uw productie-account. Data die u in de testomgeving aanmaakt, heeft geen invloed op uw productie-catalogus, orders of financiën.

Campagnes testen:

In de testomgeving kunt u ook creator-campagnes testen. Alle conversies in de testomgeving zijn "gesimuleerd" en genereren geen echte vergoedingen.

Beperkingen:

De testomgeving wordt minder frequent bijgewerkt dan productie — sommige nieuwste functies zijn mogelijk nog niet beschikbaar in de testomgeving.

VitaService ontwikkelt het platform continu op basis van feedback van partners en creators.

Roadmap-items in ontwikkeling (op het moment van schrijven):

• Native abonnementsfunctionaliteit — Terugkerende orders zonder externe tools
• Verbeterde AI-beeldgeneratie — Meer stijlen, betere kwaliteit, 3D-render ondersteuning
• Geavanceerde campagne-analytics — Funnel-analyse, cohort-rapportage, A/B-testing
• Signing en Vehicle Branding modules — Volledige productie-ondersteuning voor muurprints en voertuigbekleding
• Marketplace uitbreiding — Verbeterde zoekmogelijkheden, ratings voor leveranciers, interne messaging
• Mobiele app — Een beperkte mobiele interface voor het bijhouden van orders en notificaties
• Multi-taal catalogus — Automatische vertaling van productbeschrijvingen via AI

Hoe u invloed kunt uitoefenen:

Productfeedback geven: Via elk supportticket kunt u de tag "Productfeedback" selecteren. Feedbacktickets worden doorgegeven aan het productteam en beïnvloeden de prioritering van de roadmap.

Kwartaaloverleg: VitaService organiseert kwartaallijks een online gebruikersbijeenkomst waar de roadmap wordt besproken en partners direct vragen kunnen stellen. U ontvangt een uitnodiging via e-mail.

Vroege toegang: Partners die geïnteresseerd zijn in het testen van nieuwe functies vóór de algemene release kunnen zich aanmelden voor het Early Access Program. Neem contact op via support.

Community forum: VitaService heeft een gesloten partnerforums (Instellingen → Community) waar partners ervaringen en wensen kunnen delen. Dit forum is ook een directe feedbackkanaal naar het productteam.

Einde van de VitaService Complete Gids — Versie 2.0, Juli 2026

Voor de meest actuele informatie, raadpleeg het support-portaal via uw VitaService-dashboard.