Complete Gids

1. Welkom bij VitaService

Welkom bij VitaService — het B2B SaaS-platform dat specifiek is ontwikkeld voor de 3D-print- en maakindustrie. Of u nu een producent bent die zijn catalogus wil uitbreiden, een creator die campagnes wil uitvoeren voor partners, of een beheerder die het volledige platform overziet: deze gids is uw centrale naslagwerk voor alles wat VitaService te bieden heeft.

VitaService is gebouwd op het principe dat maakbedrijven en digitale verkoopkanalen naadloos met elkaar moeten kunnen samenwerken. Waar traditionele e-commerceplatforms zijn ontworpen voor standaardproducten, is VitaService van de grond af opgebouwd rond de complexiteit van maatwerk: variabele materialen, productietijden, staffelprijzen, gepersonaliseerde afbeeldingen en multi-channel distributie.

Hoe deze gids te gebruiken

Deze gids is opgebouwd in drie lagen. De eerste laag — secties 1 tot en met 10 — beschrijft de kernconcepten van het platform: wat VitaService is, hoe de partnerstructuur werkt, en hoe u producten beheert. De tweede laag — secties 11 tot en met 26 — gaat dieper in op specifieke functionaliteiten zoals AI, creators, marketplace-integraties en financiën. De derde laag — secties 29 en 30 — is praktisch van aard: echte werkvoorbeelden en een woordenlijst. De 100 uitgebreide veelgestelde vragen vindt u op de aparte FAQ-pagina.

U hoeft deze gids niet van voor naar achter te lezen. Gebruik de inhoudsopgave om direct naar het onderwerp te navigeren dat voor u relevant is. De aparte FAQ-pagina is bijzonder geschikt als u een specifieke vraag heeft die snel beantwoord moet worden.

Over VitaService

VitaService is opgericht vanuit de observatie dat de 3D-printindustrie een uniek probleem heeft: producten zijn infiniet aanpasbaar, maar de meeste verkoopplatforms behandelen elk product als een vaste SKU. VitaService lost dit op door een platform te bieden waar productvarianten, personalisatie-opties, productietijden en fulfillment-logistiek allemaal samenkomen in één coherente interface.

Het platform bedient drie primaire gebruikersgroepen: partners (bedrijven die producten verkopen), creators (individuen of agencies die marketing uitvoeren namens partners), en admins (de beheerders van het VitaService-platform zelf). Elke groep heeft zijn eigen interface, rechten en mogelijkheden — maar alle drie werken op hetzelfde onderliggende datamodel.

Ondersteuning

Als u na het lezen van deze gids nog vragen heeft, kunt u een supportticket aanmaken via het ticketsysteem in uw dashboard. U kunt ook de aparte FAQ-pagina raadplegen, die 100 van de meest gestelde vragen uitgebreid beantwoordt.

2. Wat is VitaService? — Platform overzicht

VitaService is een multi-tenant B2B SaaS-platform voor de 3D-print- en maakindustrie. In gewone taal: het is een digitale omgeving waarin bedrijven hun producten kunnen beheren, configureren, verkopen en laten produceren — alles vanuit één plek.

De vier pijlers van VitaService

1. Catalogusbeheer

Uw productcatalogus is het hart van VitaService. U kunt producten aanmaken met meerdere varianten (materiaal, kleur, afmeting), staffelprijzen instellen op basis van aantallen, en voor elk product bepalen via welke kanalen het beschikbaar is. De catalogus is de bron van waarheid voor alle downstream-functies: publicatie naar verkoopkanalen, prijsberekening, productie en fulfilment.

2. Multi-channel distributie

VitaService verbindt uw catalogus met externe verkoopkanalen: Shopify, Etsy, Bol.com en WooCommerce. Per kanaal kunt u afzonderlijke instellingen opgeven — andere prijzen, andere beschrijvingen, andere productafbeeldingen — zonder dat u de basisdata hoeft aan te passen. Dit systeem heet Channel Overrides en geeft u maximale flexibiliteit zonder datadupliciatie.

3. Fulfilment en productie

Zodra een bestelling binnenkomt via een van de verkoopkanalen, kan VitaService de productie-instructies automatisch doorsturen naar de juiste productiefaciliteit. Het platform houdt de status bij van elke bestelling: van ontvangst tot productie tot verzending.

4. Creator Commerce

Het Creator Commerce-systeem stelt partners in staat om externe marketingspecialisten (creators) in te schakelen voor hun campagnes. Creators krijgen tracking links en promo codes waarmee ze bezoekers naar producten kunnen sturen. Conversies worden automatisch bijgehouden en creators ontvangen vergoedingen op basis van hun prestaties.

Technische architectuur (beknopt)

Voor technisch geïnteresseerde gebruikers: VitaService is gebouwd op Next.js 15 met React 19 en TypeScript. De database is PostgreSQL via Supabase, met Row Level Security voor gegevensisolatie tussen tenants. Het platform draait op Vercel en gebruikt Tailwind CSS voor de interface.

Wie gebruikt VitaService?

VitaService is ontworpen voor drie typen gebruikers:

Partners zijn de primaire gebruikers van het platform. Een partner is typisch een productiebedrijf, een reseller of een merk dat producten verkoopt in de 3D-print- of maakindustrie. Partners hebben toegang tot hun eigen catalogus, kunnen verkoopkanalen koppelen, orders verwerken en creators inschakelen voor marketing.

Creators zijn marketingspecialisten die namens partners campagnes uitvoeren. Ze hebben een beperktere interface: ze zien alleen de campagnes waaraan ze deelnemen, hun eigen tracking tools en hun verdiensten.

Admins zijn de beheerders van het VitaService-platform. Ze hebben toegang tot alle tenants, kunnen capabilities goedkeuren, financiële batches verwerken en platformbrede instellingen beheren.

Wat VitaService niet is

VitaService is geen publiek e-commerceplatform zoals Bol.com of Etsy zelf — het is een beheersplatform dat verbinding maakt met die platformen. VitaService is ook geen ERP-systeem voor voorraadbeheer in de traditionele zin, hoewel het wel voorraadinformatie kan bijhouden. En VitaService is geen pure webshopbouwer — daarvoor koppelt het aan bestaande platforms zoals Shopify.

3. Aan de slag — Eerste stappen

Als nieuwe partner bij VitaService doorloopt u doorgaans vijf stappen voordat u volledig operationeel bent. Dit hoofdstuk beschrijft die stappen in detail.

Stap 1: Account activeren

Na het ontvangen van uw uitnodigingsmail klikt u op de activatielink. U wordt gevraagd een wachtwoord in te stellen en uw profiel te completeren. Zorg ervoor dat u een zakelijk e-mailadres gebruikt — dit wordt later gebruikt voor communicatie met klanten en voor systeem-notificaties.

Na het inloggen ziet u het partner-dashboard. Dit is uw centrale overzicht van alle activiteiten op uw account: openstaande orders, recente cataloguswijzigingen, en notificaties.

Stap 2: Uw bedrijfsprofiel invullen

Ga naar Instellingen → Bedrijfsprofiel en vul alle verplichte velden in. Dit omvat uw bedrijfsnaam, KVK-nummer, BTW-nummer, factuuradres en de contactgegevens van de primaire contactpersoon. Deze informatie wordt gebruikt voor facturatie en voor de wettelijk verplichte gegevens op offertes en facturen.

Stel ook uw uitbetalingsprofiel in (Instellingen → Uitbetalingen) als u van plan bent creators in te schakelen voor campagnes — u heeft dan een geldig IBAN nodig voor uitbetalingen.

Stap 3: Uw eerste product aanmaken

Ga naar Catalogus → Producten → Nieuw product. Vul de basisinformatie in: naam, beschrijving, productcategorie en de primaire afbeelding. Maak daarna minimaal één variant aan — een product zonder variant kan niet worden gepubliceerd.

Een variant bevat de specifieke eigenschappen van een product: materiaal, kleur, afmeting en de inkoopprijs. U kunt meerdere varianten per product aanmaken om verschillende configuraties aan te bieden.

Stap 4: Verkoopkanalen koppelen

Om uw producten te verkopen heeft u minimaal één verkoopkanaal nodig. Ga naar Instellingen → Kanalen en selecteer het kanaal dat u wilt koppelen. Voor Shopify heeft u uw Shopify-winkeldomein en een API-sleutel nodig. Voor Etsy heeft u OAuth-toegang nodig via uw Etsy-account. Voor Bol.com heeft u uw retailer-ID en API-credentials nodig.

Volg de stap-voor-stap wizard die verschijnt na het selecteren van een kanaal. Na het koppelen kunt u uw producten naar dat kanaal publiceren.

Stap 5: Uw eerste publicatie

Ga naar Catalogus → Producten en selecteer het product dat u wilt publiceren. Klik op de tab "Marketplace" en vervolgens op "Publiceren naar kanaal". Selecteer het gewenste kanaal en bevestig. VitaService stuurt de productinformatie door naar het geselecteerde kanaal.

Na een succesvolle publicatie verschijnt het product in uw verkoopkanaal. Eventuele fouten worden getoond in het publicatieoverzicht — zie sectie 28 voor de meest voorkomende publicatieproblemen en hun oplossingen.

4. Partnerstructuur en rollen

VitaService is een multi-tenant platform, wat betekent dat elke partner zijn eigen geïsoleerde omgeving heeft. Andere partners kunnen uw data niet zien en u kunt hun data niet zien. Dit is technisch afgedwongen via Row Level Security in de database.

Partnerrollen en capabilities

Binnen een partneraccount zijn er verschillende capabilities die kunnen worden aangevraagd en die bepalend zijn voor welke functies beschikbaar zijn.

Standaard capabilities zijn beschikbaar voor alle partners na verificatie. Dit omvat catalogusbeheer, basiskanaalintegraties en orderbeheer.

Creator capability stelt een partner in staat om als creator te opereren. Dit betekent dat de partner kan deelnemen aan campagnes van andere partners, tracking links kan ontvangen en vergoedingen kan verdienen op basis van conversies. De creator capability moet worden goedgekeurd door een admin.

Marketing Agency capability is bedoeld voor bureaus die namens meerdere partners campagnes beheren. Met deze capability heeft een partner toegang tot uitgebreidere campagnebeheerfuncties.

Hoe capabilities aanvragen

Ga naar Instellingen → Capabilities. U ziet hier een overzicht van alle beschikbare capabilities met hun huidige status. Klik op "Aanvragen" naast de gewenste capability. Vul het aanvraagformulier in met een toelichting op uw gebruik. Een admin beoordeelt uw aanvraag doorgaans binnen twee werkdagen.

Gebruikers en teamleden

Als partner kunt u meerdere gebruikers aan uw account koppelen. Ga naar Instellingen → Team om nieuwe teamleden uit te nodigen. U kunt per teamlid bepalen welke secties van het dashboard zij kunnen zien en bewerken.

Let op: het toevoegen van teamleden is momenteel beperkt tot de primaire accounthouder. Teamleden kunnen worden uitgenodigd via e-mail en ontvangen een activatielink.

Tenant-isolatie

Elke partner opereert in een volledig geïsoleerde omgeving. Dit betekent dat:

• Uw producten niet zichtbaar zijn voor andere partners (tenzij u ze publiceert op de publieke marketplace)
• Uw orders en klantgegevens alleen zichtbaar zijn voor uw eigen account
• Uw financiële gegevens nooit worden gedeeld met andere partners
• Uw API-sleutels en integratie-credentials volledig privé zijn

5. Uw productcatalogus beheren

De productcatalogus is de kern van uw VitaService-account. Dit hoofdstuk beschrijft hoe u uw catalogus opbouwt, beheert en optimaliseert.

Catalogusstructuur

Een catalogus in VitaService bestaat uit producten en varianten. Een product is de overkoepelende definitie: de naam, beschrijving, categorie en afbeeldingen. Een variant is een specifieke configuratie van dat product: een bepaald materiaal, een bepaalde kleur of een bepaalde afmeting.

Stel u heeft een product "Gepersonaliseerde naamplaat". Dit product kan varianten hebben als: "Naamplaat PLA 10x5cm wit", "Naamplaat PLA 10x5cm zwart", "Naamplaat PETG 15x7cm transparant". Elke variant heeft zijn eigen inkoopprijs, verkoopprijs en voorraadstatus.

Producten aanmaken

Ga naar Catalogus → Producten → Nieuw product. Vul de volgende velden in:

Naam — De interne naam van het product. Dit is niet per se de naam die klanten zien (die kunt u per kanaal aanpassen via Channel Overrides).

Beschrijving — Een uitgebreide productbeschrijving. Gebruik duidelijke, specifieke taal. Vermeld afmetingen, materialen en toepassingsmogelijkheden. Een goede beschrijving verbetert zowel de conversie als de zoekmachine-optimalisatie op externe kanalen.

Categorie — Selecteer de meest passende productcategorie. Deze wordt gebruikt voor sorting en filtering in uw catalogus en op de marketplace.

Afbeeldingen — Upload minimaal één hoofdafbeelding. Ondersteunde formaten zijn JPEG, PNG en WebP. Minimale resolutie: 800x800 pixels. Voor publicatie op Etsy en Bol.com zijn hogere resoluties aanbevolen.

Identificatie — Vul indien van toepassing een EAN-code, SKU of andere identificatiecodes in. Deze worden gebruikt voor kanaalkoppelingen en voorraadbeheer.

Varianten beheren

Na het aanmaken van een product maakt u varianten aan via de tab "Varianten". Klik op "Variant toevoegen" en vul de variantinformatie in. Elke variant heeft:

• Materiaalnaam — Het materiaal waarvan de variant is gemaakt (bijv. PLA, PETG, ABS)
• Kleur/afwerking — De kleur of oppervlakteafwerking
• Afmetingen — De fysieke afmetingen van het product
• Inkoopprijs — Wat het u kost om dit product te produceren
• Verkoopprijs — Wat u aan de klant vraagt (excl. BTW)
• Productietijd — Hoeveel werkdagen productie duurt

Catalogusoverzicht

Het catalogusoverzicht (Catalogus → Producten) toont alle producten met hun status. De status geeft aan of een product klaar is voor publicatie:

• Concept — Het product is aangemaakt maar niet klaar voor publicatie
• Gereed — Het product voldoet aan alle vereisten voor publicatie
• Gepubliceerd — Het product is gepubliceerd op ten minste één kanaal
• Gearchiveerd — Het product is niet meer actief maar blijft beschikbaar voor historische orders

6. Producten aanmaken en bewerken

Dit hoofdstuk gaat dieper in op het aanmaken van producten — inclusief de minder voor de hand liggende instellingen die een groot verschil maken voor publicatie op externe kanalen.

De productidentificatie-tab

De identificatie-tab is nieuw in VitaService 2.0 en bevat informatie die extern verkoopkanalen nodig hebben om uw product correct te catalogiseren.

Productiemethode — Selecteer de primaire productiemethode (bijv. FDM, SLA, SLS, CNC, laser cutting). Dit wordt gebruikt voor filtering op de marketplace en voor het genereren van juiste productie-instructies.

Productvorm — Geef de basisvorm van het product aan (vlak, cilindrisch, organisch, etc.). Dit helpt bij het automatisch genereren van productiebestanden.

Ervaringstype — Geef aan welk type gebruikerservaring het product biedt (decoratief, functioneel, educatief). Dit veld wordt gebruikt voor marketing- en aanbevelingsalgoritmen.

EAN / GTIN — Voer een EAN-code in als het product een fysiek product is dat in winkels wordt verkocht. Bol.com vereist EAN-codes voor de meeste productcategorieën.

Productafbeeldingen beheren

Goede productafbeeldingen zijn essentieel voor conversie op externe kanalen. VitaService ondersteunt het uploaden van meerdere afbeeldingen per product. De volgorde van afbeeldingen is aanpasbaar via drag-and-drop.

Primaire afbeelding — De eerste afbeelding wordt gebruikt als thumbnail in lijstweergaven en als hoofdafbeelding op productpagina's.

Additionele afbeeldingen — Voeg lifestyle-foto's, detailopnames en sfeerfoto's toe als tweede, derde of vierde afbeelding.

AI-gegenereerde afbeeldingen — Via de AI-functies (zie sectie 10) kunt u automatisch productafbeeldingen genereren in verschillende stijlen. Deze afbeeldingen kunnen direct worden gebruikt in uw catalogus of per kanaal worden aangepast.

Channel Overrides

Een krachtige maar soms onderschatte functie van VitaService is Channel Overrides. Via Channel Overrides kunt u per verkoopkanaal afwijkende productinformatie instellen zonder de basiscatalogus te wijzigen.

Dit is nuttig als u:

• Op Etsy een andere (meer creatieve) beschrijving wilt gebruiken dan op Bol.com
• Op Shopify een andere prijs wilt hanteren dan op de marketplace
• Per kanaal andere afbeeldingen wilt tonen
• Kanaalspecifieke productattributen wilt instellen (bijv. Etsy-tags)

Om Channel Overrides in te stellen, gaat u naar het product, klikt u op de tab "Kanalen" en selecteert u het gewenste kanaal. U kunt daar alle velden overschrijven die afwijken van de standaardinstelling.

Producten dupliceren

Als u een nieuw product wilt aanmaken dat lijkt op een bestaand product, kunt u het bestaande product dupliceren via de knop "Dupliceren" in het productoverzicht. Alle informatie — inclusief varianten en Channel Overrides — wordt gekopieerd. U kunt daarna de gewenste aanpassingen doen.

Producten archiveren

Producten die u niet meer actief wilt aanbieden maar wilt bewaren voor historische rapportage, kunt u archiveren via het productdetailscherm → "Archiveren". Gearchiveerde producten zijn niet meer publiceerbaar maar blijven zichtbaar in rapporten en historische orders.

7. Prijzen instellen — Staffelprijzen en varianten

Prijsstelling in VitaService is flexibeler dan in de meeste platforms. U kunt niet alleen een vaste prijs per variant instellen, maar ook staffelprijzen op basis van afname-aantallen, en per kanaal afwijkende prijzen.

Basisprijs per variant

Elke variant heeft een inkoopprijs (wat het u kost) en een verkoopprijs (wat de klant betaalt). De marge wordt automatisch berekend en getoond als percentage.

Staffelprijzen

Staffelprijzen zijn prijsreducties bij grotere afnames. U stelt ze in via de tab "Prijzen" van een variant, door op "Staffelprijs toevoegen" te klikken.

Voorbeeld van een staffelprijsstructuur:

• 1–9 stuks: €25,00 per stuk
• 10–49 stuks: €22,50 per stuk
• 50–99 stuks: €20,00 per stuk
• 100+ stuks: €17,50 per stuk

VitaService berekent automatisch de juiste prijs op basis van het bestelde aantal. Bij orders via Shopify of WooCommerce worden staffelprijzen automatisch toegepast als de Shopify-connector is geconfigureerd voor staffelprijzen.

Kanaalspecifieke prijzen

Via Channel Overrides kunt u per kanaal een andere prijs instellen. Dit is nuttig als u rekening wilt houden met de commissiestructuur van een platform. Etsy rekent bijvoorbeeld een hogere commissie dan uw eigen Shopify-winkel, dus u wilt misschien op Etsy een hogere prijs instellen om dezelfde marge te behalen.

BTW-instellingen

VitaService berekent prijzen standaard exclusief BTW. Op uw facturen en in klantcommunicatie wordt BTW apart gespecificeerd op basis van het BTW-tarief dat u heeft ingesteld voor het product en de locatie van de klant.

Prijshistorie

Elke prijswijziging wordt bijgehouden in de prijshistorie van een variant. Dit is belangrijk voor boekhoudkundige doeleinden en voor het analyseren van prijsstrategieën over tijd.

8. Productie en fabricage

VitaService is uniek in zijn ondersteuning voor productie-workflows. Dit hoofdstuk beschrijft hoe het productiedomein werkt en hoe u het het best kunt configureren voor uw situatie.

Productietypes

VitaService ondersteunt de volgende productiemethoden:

FDM (Fused Deposition Modeling) — De meest gebruikte 3D-printmethode. Geschikt voor prototypes en functionele onderdelen. Materialen: PLA, ABS, PETG, TPU en meer.

SLA (Stereolithography) — Hoge resolutie 3D-printing met UV-uithardende hars. Geschikt voor gedetailleerde modellen en tanktoepassingen.

SLS (Selective Laser Sintering) — Poederbed-fusie technologie. Geschikt voor complexe geometrieën zonder support-materiaal.

CNC-frezen — Subtractieve productie van metaal, hout of kunststof. Geschikt voor hoge-precisie onderdelen.

Lasersnijden — Snijden en graveren van platen materiaal. Geschikt voor vlakke producten en decoratieve toepassingen.

Productietijd configureren

Per variant kunt u de standaard productietijd instellen in werkdagen. Dit is de tijd van orderbevestiging tot gereed voor verzending. De productietijd wordt automatisch gecommuniceerd aan klanten op uw verkoopkanalen.

Let op: productietijd is exclusief verzendtijd. Als een product 3 werkdagen productietijd heeft en 2 werkdagen levertijd, communiceert u naar klanten een totale doorlooptijd van 5 werkdagen.

Productie-instructies

Bij gepersonaliseerde producten kunt u productie-instructies configureren die automatisch worden gegenereerd bij een order. Dit omvat het gewenste bestandsformaat, de kleurprofielen, de afmetingen en eventuele speciale behandelingen.

Kwaliteitscontrole

VitaService ondersteunt een eenvoudig kwaliteitscontroleworkflow. Admins kunnen orders markeren als "In kwaliteitscontrole" wanneer een product na productie geïnspecteerd moet worden voordat het wordt verzonden. Partners kunnen de status van hun orders volgen via het orderoverzicht.

9. Fulfilment en logistiek

Fulfilment in VitaService omvat alles van het moment dat een order is geproduceerd tot het moment dat het bij de klant is afgeleverd.

Fulfillmenttypes

VitaService ondersteunt drie fulfillmenttypes:

Eigen fulfilment — U verzorgt de verzending zelf. VitaService genereert verzendlabels en communiceert tracking-informatie naar de klant.

Dropshipping — Een derde partij verzorgt de productie en verzending namens u. VitaService stuurt de orderinformatie automatisch door naar de fulfilment-partner.

Marketplace fulfilment — Voor producten die via de VitaService marketplace worden verkocht, kan VitaService de fulfilment coördineren via een netwerk van gecertificeerde productiepartners.

Verzendprofielen instellen

Via Instellingen → Verzending configureert u uw verzendprofiel. Dit omvat:

• Uw verzendlocatie
• De vervoerders die u gebruikt
• De verzendtarieven per gewichtsklasse en bestemming
• Gratis-verzenddrempels

Trackinginformatie

Wanneer een order is verzonden, kunt u het trackingnummer invoeren in VitaService. Dit wordt automatisch doorgestuurd naar de klant via de bevestigingsmail en, indien van toepassing, naar het verkoopkanaal (bijv. naar Shopify of Bol.com).

Retourenbeleid

Configureer uw retourenbeleid via Instellingen → Retouren. U kunt aangeven binnen hoeveel dagen klanten kunnen retourneren, welke producten van retouren zijn uitgesloten (bijv. gepersonaliseerde producten), en hoe retouren worden verwerkt.

10. AI-functies — Beeldgeneratie en personalisatie

VitaService heeft ingebouwde AI-functionaliteiten die specifiek zijn ontworpen voor de 3D-print- en maakindustrie. Dit hoofdstuk beschrijft wat er mogelijk is en hoe u er het best gebruik van maakt.

Stijlbibliotheken

VitaService bevat een bibliotheek van AI-stijlen die zijn geoptimaliseerd voor productafbeeldingen. Elke stijl is getraind op een specifiek type product of esthetiek: industrieel, minimalistisch, organisch, kinderlijk, enz.

Via het admin-panel (voor superadmins) kunnen nieuwe stijlen worden aangemaakt en geconfigureerd. Partners kunnen stijlen selecteren uit de beschikbare bibliotheek.

Beeldgeneratie per product

Om een AI-afbeelding te genereren voor een product, gaat u naar het product → tab "AI" → "Afbeelding genereren". U selecteert:

• De gewenste stijl uit de bibliotheek
• Het materiaal en de kleur
• De achtergrond (wit, lifestyle, gradient)
• Het perspectief (frontaal, schuin, bovenaanzicht)

VitaService genereert vervolgens een of meer afbeeldingsvarianten waaruit u kunt kiezen. Geselecteerde afbeeldingen worden automatisch toegevoegd aan uw productcatalogus.

Personalisatie-widgets

Voor gepersonaliseerde producten biedt VitaService een embedded widget die klanten in staat stelt hun producten te configureren vóór aankoop. Een klant kan bijvoorbeeld zijn naam of een afbeelding uploaden die op een product wordt gedrukt.

De personalisatie-widget kan worden geïntegreerd in uw Shopify-winkel of op uw eigen website. Zie sectie 21 voor meer informatie over embedded widgets.

AI-gebruik en kosten

Het gebruik van AI-generatie wordt bijgehouden per partner. Het aantal beschikbare generaties per maand is afhankelijk van uw abonnement. U kunt uw AI-gebruik inzien via Instellingen → AI-gebruik.

11. Creator Commerce — Introductie

Creator Commerce is het systeem waarmee partners externe marketingspecialisten — creators — kunnen inschakelen om hun producten te promoten. Het is in essentie een affiliate-marketingsysteem dat diep is geïntegreerd met de catalogus en het financiële systeem van VitaService.

Wat is een creator?

Een creator is een partner-account met de "creator" capability. Creators zijn typisch influencers, content creators, marketingbureaus of andere marketingspecialisten die hun publiek kunnen mobiliseren om producten van partners aan te kopen.

Creators opereren onafhankelijk: ze kiezen zelf welke campagnes ze willen joinen, ze bepalen hoe ze hun tracking links inzetten, en ze ontvangen automatisch vergoedingen wanneer hun inspanningen tot verkopen leiden.

Hoe werkt Creator Commerce?

Het systeem werkt in vijf stappen:

1. Partner maakt campagne aan — Een partner configureert een campagne: welke producten zijn beschikbaar, wat is de vergoeding per conversie, en welke criteria gelden voor deelname.

2. Creator solliciteert — Een creator ziet de campagne in de Creator Marketplace en dient een aanvraag in om deel te nemen.

3. Partner keurt goed — De partner beoordeelt de aanvraag en keurt deze goed of af. Na goedkeuring krijgt de creator toegang tot tracking tools.

4. Creator promoot — De creator ontvangt persoonlijke tracking links en promo codes waarmee ze bezoekers naar de producten van de partner sturen.

5. Conversies worden bijgehouden — Wanneer een bezoeker via een tracking link een aankoop doet, wordt de conversie geregistreerd en ontvangt de creator zijn vergoeding.

Vergoedingsmodellen

VitaService ondersteunt twee vergoedingsmodellen voor creators:

Opdracht-gebaseerde vergoeding — De creator ontvangt een vaste vergoeding voor het uitvoeren van een specifieke opdracht (bijv. het plaatsen van een video-review). De vergoeding wordt uitbetaald na goedkeuring van het opdrachtresultaat door de partner.

Prestatie-gebaseerde vergoeding — De creator ontvangt een percentage van de omzet die via zijn tracking links of promo codes wordt gegenereerd. Dit is het meest gebruikte model voor affiliate marketing.

Creator Dashboard

Creators hebben toegang tot een eigen dashboard waar ze hun campagnes, tracking tools, prestaties en verdiensten kunnen inzien. Het dashboard toont realtime statistieken: clicks, conversies, gegenereerde omzet en openstaande/uitbetaalde vergoedingen.

12. Campagne Tracking en affiliate marketing

Het campagne-trackingsysteem is de technische ruggengraat van Creator Commerce. Dit hoofdstuk beschrijft hoe tracking werkt en hoe u het configureert.

Tracking links

Een tracking link is een unieke URL die is gekoppeld aan een specifieke creator en een specifieke campagne. Wanneer een bezoeker op een tracking link klikt, slaat VitaService een tracking-cookie op in de browser van de bezoeker. Als de bezoeker vervolgens — binnen de cookieduur — een aankoop doet, wordt de conversie automatisch toegewezen aan de creator.

Tracking links hebben de volgende structuur:

https://[uw-domein]/go/[tracking-code]

De tracking code is uniek per creator-campagne-combinatie. Creators kunnen meerdere tracking links aanmaken voor dezelfde campagne — bijvoorbeeld één voor Instagram, één voor YouTube en één voor hun blog.

Promo codes

Naast tracking links kunnen creators promo codes ontvangen. Een promo code geeft de klant een korting bij afrekenen en registreert tegelijkertijd de conversie bij de bijbehorende creator.

Promo codes zijn handig voor situaties waar een URL-link niet werkt — zoals bij podcastadvertenties of in video-captions.

Een promo code heeft de volgende eigenschappen:

• Code — De code die de klant invoert (bijv. "CREATOR20")
• Kortingstype — Percentage of vast bedrag
• Kortingswaarde — Het kortingspercentage of -bedrag
• Geldigheidsperiode — Van welke datum tot welke datum de code geldig is
• Maximaal gebruik — Hoeveel keer de code gebruikt kan worden

Click-through tracking

Elke klik op een tracking link wordt geregistreerd. VitaService slaat de volgende informatie op bij elke klik:

• Tijdstip van de klik
• De browser/apparaat (geanonimiseerd)
• De oorspronkelijke URL waarvandaan de klik kwam (referrer)
• De targeting-parameters (indien meegegeven in de URL)

Click-data is beschikbaar in het creator-dashboard en in het admin-rapportage-overzicht.

Conversie-attributie

Wanneer een klant een aankoop doet, controleert VitaService of er een actief tracking-cookie aanwezig is. Zo ja, wordt de conversie toegewezen aan de creator die eigenaar is van dat cookie.

Het attributiemodel werkt op "last click" basis: als een klant via twee verschillende tracking links heeft geklikt, ontvangt de creator van de meest recente klik de attributie.

Bij conversies via promo codes wordt de attributie direct toegewezen aan de creator die de promo code heeft ontvangen — ongeacht eerdere clicks.

Uitbetalingen

Conversie-vergoedingen worden niet direct uitbetaald. Ze worden eerst als "pending" geregistreerd in het vergoedingssysteem. Na een configureerbare wachttijd (standaard 14 dagen, voor retourverwerking) worden de vergoedingen definitief ("earned") en toegevoegd aan de eerstvolgende uitbetalingsbatch.

Uitbetalingsbatches worden verwerkt door een admin op vaste momenten (doorgaans maandelijks). Creators ontvangen een overzicht van hun uitbetaling per e-mail.

13. Marketplace — Publiceren en distribueren

De VitaService Marketplace is de ingebouwde product-directory waar partners hun producten kunnen aanbieden aan andere partners en aan het brede VitaService-ecosysteem.

Wat is de Marketplace?

De Marketplace is anders dan externe kanalen zoals Shopify of Bol.com. Het is een interne B2B-directory die specifiek is ontworpen voor de 3D-print- en maakindustrie. Op de Marketplace kunnen:

• Partners hun producten aanbieden aan andere partners als white-label of resell-producten
• Inkooplijsten worden samengesteld uit producten van meerdere leveranciers
• Offerteaanvragen worden ingediend bij specifieke producenten

Zichtbaarheidsmodi

Elk product op de Marketplace heeft een zichtbaarheidsmodus die bepaalt wie het product kan zien:

Publiek — Het product is zichtbaar voor alle partners op de Marketplace. Dit is de standaardmodus voor producten die u breed wilt distribueren.

Netwerk — Het product is alleen zichtbaar voor partners waarmee u een actieve relatie heeft.

Privé — Het product is niet zichtbaar op de Marketplace. Dit is de standaard voor nieuwe producten.

U stelt de zichtbaarheidsmodus in via het product → tab "Marketplace" → "Zichtbaarheidsinstelling".

Producten publiceren naar de Marketplace

Om een product te publiceren naar de Marketplace, moet het product voldoen aan een aantal readiness-criteria:

1. Het product moet een naam en beschrijving hebben van minimaal 50 tekens
2. Het product moet minimaal één variant hebben
3. Elke variant moet een inkoopprijs en verkoopprijs hebben
4. Het product moet minimaal één afbeelding hebben
5. Het product moet een productcategorie hebben

Producten die niet aan deze criteria voldoen, worden geblokkeerd van publicatie. Het publicatieoverzicht toont welke criteria ontbreken.

Inkooplijsten

Een inkooplijst is een verzameling van producten uit de Marketplace die u wilt inkopen. U kunt een inkooplijst aanmaken via Marketplace → Inkooplijsten → Nieuwe inkooplijst.

Via een inkooplijst kunt u producten van meerdere leveranciers samenvoegen in één aanvraag, offertes opvragen bij de betrokken leveranciers, en uiteindelijk inkooporders plaatsen.

Offerte-aanvragen

Via een inkooplijst kunt u een offerte-aanvraag sturen naar een of meerdere leveranciers. De leverancier ontvangt de aanvraag en kan een prijs opgeven. U kunt vervolgens de offerte accepteren of afwijzen.

Na acceptatie van een offerte wordt automatisch een inkooporder aangemaakt. De leverancier kan de order vervolgens verwerken en de status bijwerken.

14. Shopify-integratie

Shopify is de meest gebruikte verkoopkanaaloptiegratie in VitaService. Dit hoofdstuk beschrijft hoe u Shopify koppelt en hoe de integratie werkt.

Vereisten

Om Shopify te koppelen aan VitaService heeft u nodig:

• Een actief Shopify-account (elke abonnementsvorm)
• Admin-toegang tot uw Shopify-winkel
• Uw Shopify-winkeldomein (bijv. mijnwinkel.myshopify.com)

Shopify koppelen

1. Ga naar Instellingen → Kanalen → Shopify
2. Klik op "Shopify koppelen"
3. Voer uw Shopify-winkeldomein in
4. U wordt doorgestuurd naar Shopify voor OAuth-autorisatie
5. Klik op "App installeren" in Shopify
6. U wordt teruggestuurd naar VitaService — de koppeling is nu actief

Producten synchroniseren

Na het koppelen kunt u producten vanuit uw VitaService-catalogus publiceren naar Shopify. Ga hiervoor naar het product → tab "Kanalen" → Shopify → "Publiceren".

VitaService maakt het product aan in Shopify met alle varianten, afbeeldingen en beschrijvingen. Staffelprijzen worden automatisch ingesteld als Shopify Price Rules.

Orders verwerken

Wanneer een klant een bestelling plaatst in uw Shopify-winkel, ontvangt VitaService automatisch een webhook. De bestelling verschijnt in uw orderoverzicht (Orders → Shopify-orders).

U kunt de order vervolgens verwerken: productiestatus bijhouden, trackingnummer invoeren en de order markeren als verzonden. VitaService stelt Shopify automatisch op de hoogte van de verzendstatus.

Webhook-configuratie

VitaService configureert automatisch de benodigde webhooks in uw Shopify-winkel bij het koppelen. De webhooks omvatten:

• orders/create — Nieuwe bestelling
• orders/updated — Bestelling bijgewerkt
• orders/cancelled — Bestelling geannuleerd
• products/delete — Product verwijderd in Shopify

Als webhooks niet correct werken, kunt u ze handmatig opnieuw configureren via Instellingen → Kanalen → Shopify → "Webhooks opnieuw instellen".

Bekende beperkingen

• Shopify ondersteunt maximaal 100 varianten per product. Producten met meer dan 100 varianten kunnen niet worden gepubliceerd.
• Shopify-prijs-rules (voor staffelprijzen) worden niet automatisch verwijderd als u een staffelprijs wijzigt. Verwijder oude rules handmatig in Shopify.
• Afbeeldingen groter dan 20 MB worden niet geaccepteerd door Shopify.

15. Etsy-integratie

Etsy is een populair platform voor unieke en gepersonaliseerde producten — ideaal voor veel 3D-printproducten. VitaService biedt een volledige Etsy-integratie.

Vereisten

• Een actief Etsy-account als verkoper
• OAuth-toegang (u logt in via uw Etsy-account bij het koppelen)

Etsy koppelen

1. Ga naar Instellingen → Kanalen → Etsy
2. Klik op "Etsy koppelen"
3. U wordt doorgestuurd naar Etsy voor OAuth-autorisatie
4. Log in met uw Etsy-verkopersaccount en geef VitaService toestemming
5. U wordt teruggestuurd naar VitaService — de koppeling is actief

Publiceren naar Etsy

Etsy-publicatie werkt anders dan Shopify, omdat Etsy-producten (listings) specifieke attributen vereisen:

Etsy-specifieke velden:

• Bezorgingstemplates — Configureer uw verzendkosten in Etsy. VitaService gebruikt de template-ID's die u in Etsy heeft aangemaakt.
• Sectie — Optioneel: de sectie in uw Etsy-winkel waar het product verschijnt
• Tags — Etsy gebruikt tags voor doorzoekbaarheid (max. 13 tags, elk max. 20 tekens)
• Materialen — Geef aan uit welke materialen het product is gemaakt

Verwerking van Etsy-orders

Etsy-orders worden automatisch doorgestuurd naar VitaService via webhooks. Na het verwerken van een order kunt u het trackingnummer invoeren in VitaService, waarna het automatisch wordt doorgestuurd naar Etsy.

Let op: Etsy vereist dat u orders markeert als "verzonden" binnen een bepaalde termijn (afhankelijk van uw vermelde verzendtijd). VitaService stuurt u een herinnering als een order dreigt te verlopen.

Bekende beperkingen

• Etsy ondersteunt geen staffelprijzen. Elke variant heeft één prijs in Etsy.
• Etsy-producten vereisen een bezorgingstemplate die al in Etsy bestaat. U kunt templates niet vanuit VitaService aanmaken.
• Niet alle productcategorieën zijn beschikbaar op Etsy. Controleer bij publicatieproblemen of uw categorie door Etsy wordt ondersteund.
• Processing profiles zijn vereist voor digitale producten op Etsy. Zorg dat uw processing profile correct is geconfigureerd in uw Etsy-account.

16. Bol.com-integratie

Bol.com is de grootste Nederlandse online retailer en een belangrijk verkoopkanaal voor veel partners in de Benelux. VitaService biedt een volledige Bol.com-integratie via de Bol.com Retailer API.

Vereisten

• Een actief Bol.com Retailer-account
• Uw Retailer-ID (te vinden in uw Bol.com Retailer-account)
• API-credentials (Client ID en Client Secret, te genereren in uw Bol.com-account)

Bol.com koppelen

1. Genereer API-credentials in uw Bol.com Retailer-account (Mijn account → API-sleutels)
2. Ga naar Instellingen → Kanalen → Bol.com in VitaService
3. Voer uw Client ID en Client Secret in
4. VitaService verifieert de credentials en activeert de integratie

EAN-codes

Bol.com vereist een geldige EAN-code (Europees Artikel Nummer) voor de meeste productcategorieën. Zorg ervoor dat u voor elk product dat u op Bol.com wilt publiceren een EAN-code heeft ingevoerd in de Identificatie-tab van het product.

EAN-codes zijn 13 cijfers lang en worden uitgegeven door GS1. Als u geen EAN-codes heeft, kunt u ze aanvragen via GS1 Nederland.

Publiceren naar Bol.com

Bij publicatie naar Bol.com stelt VitaService automatisch de juiste Bol.com-productattributen in op basis van uw VitaService-productdata. U kunt deze attributen per product aanpassen via Channel Overrides.

Bol.com heeft een uitgebreider set productattributen dan de meeste andere platformen. Controleer na publicatie in uw Bol.com Retailer-account of alle attributen correct zijn ingevuld.

Aanbiedingen beheren

Op Bol.com zijn "aanbiedingen" (offers) gescheiden van producten. Een product bestaat al op het Bol.com platform (geïdentificeerd door EAN); u maakt een aanbieding voor dat product. VitaService beheert automatisch uw aanbiedingen: aanmaken, bijwerken en verwijderen.

Bekende beperkingen

• Niet alle productcategorieën zijn beschikbaar voor derde-partij verkopers op Bol.com.
• Bol.com kan product-aanvragen afwijzen als de productinformatie niet voldoet aan hun standaarden.
• Bol.com-webhook-verwerking kan tot 15 minuten vertraagd zijn.

17. WooCommerce-integratie

WooCommerce is een populaire open-source webshop-plugin voor WordPress. VitaService biedt integratie via de WooCommerce REST API.

Vereisten

• Een WordPress-installatie met WooCommerce (versie 6.0 of hoger)
• WooCommerce REST API-toegang (Consumer Key en Consumer Secret)
• HTTPS op uw WordPress-site (vereist voor webhooks)

WooCommerce koppelen

1. Genereer API-credentials in uw WooCommerce-admin (WooCommerce → Instellingen → Geavanceerd → REST API → Sleutel toevoegen)
2. Zet de rechten op "Lezen/schrijven"
3. Ga naar Instellingen → Kanalen → WooCommerce in VitaService
4. Voer uw site-URL, Consumer Key en Consumer Secret in
5. VitaService verifieert de verbinding en configureert de webhooks

Publiceren naar WooCommerce

WooCommerce-producten worden aangemaakt als "Variable Products" wanneer een VitaService-product meerdere varianten heeft. Elke variant wordt een WooCommerce "product variation".

Attributen (kleur, materiaal, afmeting) worden automatisch aangemaakt in WooCommerce op basis van de VitaService-variantdata.

Orders verwerken

WooCommerce-orders worden via webhooks doorgestuurd naar VitaService. U kunt de orders verwerken en trackinginformatie invoeren, waarna de orderstatus in WooCommerce automatisch wordt bijgewerkt.

Bekende beperkingen

• WooCommerce op shared hosting kan traag zijn bij het verwerken van webhooks. Overweeg managed WordPress-hosting als u veel orders ontvangt.
• VitaService ondersteunt momenteel geen WooCommerce Subscriptions of andere premium WooCommerce-extensies.
• Sommige WooCommerce-beveiligingsplugins blokkeren REST API-verzoeken. Voeg het VitaService IP-adres toe aan de whitelist indien nodig.

18. Orders verwerken

Dit hoofdstuk beschrijft het volledige orderverwerking-proces in VitaService, van ontvangst tot verzending.

Orders ontvangen

Orders kunnen op drie manieren binnenkomen in VitaService:

Via verkoopkanalen — Shopify, Etsy, Bol.com en WooCommerce sturen automatisch orders door via webhooks zodra een klant een aankoop doet.

Via de Marketplace — Orders die via de VitaService Marketplace worden geplaatst, verschijnen direct in uw orderoverzicht.

Handmatig — U kunt handmatig een order aanmaken via Orders → Nieuwe order. Dit is handig voor telefonische bestellingen of bestellingen via andere kanalen.

Orderstatussen

VitaService gebruikt de volgende orderstatussen:

Orders verwerken stap voor stap

Stap 1: Order bekijken — Klik op een order in het overzicht om de orderdetails te bekijken. Controleer de bestelde producten, de klantgegevens en de betaalstatus.

Stap 2: In productie nemen — Klik op "In productie nemen" om de order status te wijzigen. Dit is het signaal voor uw productie-afdeling om te beginnen.

Stap 3: Productie afronden — Na afronding van de productie markeert u de order als "Gereed voor verzending".

Stap 4: Verzenden — Vul het trackingnummer in en selecteer de vervoerder. Klik op "Markeer als verzonden". VitaService stuurt automatisch een verzendbericht naar de klant en werkt de status bij op het verkoopkanaal.

Ordernotities

U kunt interne notities toevoegen aan een order die zichtbaar zijn voor uw teamleden maar niet voor de klant. Gebruik dit voor productie-instructies, kwaliteitsaantekeningen of andere relevante informatie.

Retouren verwerken

Als een klant een product wil retourneren, volg dan dit proces:

1. Ga naar de order en klik op "Retour aanmaken"
2. Selecteer de te retourneren producten en de reden
3. Kies of u een vervanging stuurt of een terugbetaling doet
4. Na ontvangst van het retourpakket verwerkt u de terugbetaling via uw betaalprovider

19. Offertes en inkooplijsten

VitaService heeft een ingebouwd offertesysteem dat is geoptimaliseerd voor de B2B-context van de maakindustrie.

Wat zijn offertes in VitaService?

In VitaService zijn offertes aanvragen van een kopende partner aan een leverende partner voor een specifiek product of een samenstelling van producten. Het offertesysteem faciliteert de onderhandeling over prijs, aantallen en levertijden.

Inkooplijsten aanmaken

Een inkooplijst is het startpunt voor een offerte-aanvraag. U maakt een inkooplijst aan door producten toe te voegen uit de Marketplace. U kunt producten van meerdere leveranciers combineren in één inkooplijst.

Per product specificeert u:

• Het gewenste aantal
• Eventuele bijzondere eisen (materiaal, kleur, afwerking)
• De gewenste leverdatum

Offertes aanvragen

Vanuit een inkooplijst vraagt u een offerte aan bij de betreffende leverancier(s). De leverancier ontvangt een notificatie en kan de offerte beantwoorden met een prijs.

U kunt offerte-aanvragen versturen naar meerdere leveranciers voor dezelfde producten en de beste aanbieding kiezen.

Offertes beantwoorden (leverancierszijde)

Als u een offerte-aanvraag ontvangt van een andere partner, vindt u deze in uw inbox (Support → Offertes of Orders → Inkomende offertes).

U kunt de aangevraagde prijs bevestigen, een alternatieve prijs opgeven, of de aanvraag afwijzen. Voeg een toelichting toe als u afwijkt van de gevraagde prijs.

Van offerte naar order

Nadat een offerte is geaccepteerd, kunt u met één klik een inkooporder aanmaken vanuit de geaccepteerde offerte. De inkooporder bevat alle afgesproken details en wordt doorgestuurd naar de leverancier.

20. Financiën — Betalingen en vergoedingen

Het financiële systeem van VitaService beheert twee stromen: (1) de vergoedingen voor creators en (2) de inkomsten en betalingen voor partners.

Creator vergoedingen

Creator-vergoedingen worden bijgehouden in twee systemen:

Opdracht-vergoedingen — Vergoedingen voor uitgevoerde opdrachten (bijv. een productie van een video). Deze worden vastgelegd in de creator_reward_entitlements-tabel en worden handmatig goedgekeurd door de opdrachtgevende partner.

Prestatie-vergoedingen — Vergoedingen op basis van conversies via tracking links of promo codes. Deze worden vastgelegd in de campaign_performance_entitlements-tabel en worden automatisch berekend op basis van de conversiedata.

Beide typen vergoedingen zijn zichtbaar in een gecombineerd overzicht via het canonieke view v_creator_entitlements_canonical.

Uitbetalingsbatches

Goedgekeurde vergoedingen worden gebundeld in uitbetalingsbatches. Een admin verwerkt de uitbetalingsbatch en registreert de betalingsreferenties.

Creators kunnen hun uitbetalingshistorie inzien via hun dashboard (Creator → Verdiensten → Uitbetalingshistorie).

BTW en belastingen

VitaService registreert alle transacties inclusief het toepasselijke BTW-tarief. Voor partners die in de EU opereren, hanteert VitaService de juiste BTW-regels op basis van de locatie van de koper en verkoper.

Let op: VitaService is geen boekhoudpakket. De geregistreerde data kan worden geëxporteerd naar uw boekhoudprogramma. Neem voor fiscaal advies contact op met uw accountant.

Financiële rapportage

Admins hebben toegang tot uitgebreide financiële rapporten via het Admin-dashboard → Financiën. Partners hebben toegang tot hun eigen financiële overzicht via Dashboard → Financieel.

Beschikbare rapporten:

• Omzetoverzicht per periode
• Openstaande creator-vergoedingen
• Uitbetalingshistorie
• Conversie-rapportage per campagne

21. White-label en embedded widgets

VitaService ondersteunt white-label implementaties en embedded widgets, waarmee partners hun klanten een volledig branded ervaring kunnen bieden.

Wat is een embedded widget?

Een embedded widget is een configureerbaar UI-component dat op een externe website kan worden ingebouwd. Klanten zien dan de widget van de partner — met de kleuren, het logo en de stijl van de partner — zonder dat ze weten dat VitaService de technologie levert.

Widget configureren

Ga naar Instellingen → Widgets → Nieuwe widget aanmaken. U configureert:

Basis-instellingen:

• Naam (intern)
• Subdomain of URL waar de widget wordt ingebed
• Standaardtaal (NL, EN, DE, FR)

Stijl-instellingen (thema-editor):

• Primaire kleur (CTA-knoppen, links)
• Achtergrondkleur
• Tekstkleur
• Lettertypefamilie
• Border-radius (vierkante vs. ronde hoeken)
• Logo

Gedragsinstellingen:

• Welke producten zichtbaar zijn in de widget
• Of klanten direct kunnen bestellen of alleen een offerte kunnen aanvragen
• Of gepersonaliseerde configuratie beschikbaar is

Widget integreren

Na configuratie genereer u een embed-code via de tab "Integratie". De embed-code ziet er als volgt uit:

<script src="https://widget.vitaservice.nl/embed.js"
        data-widget-id="[uw-widget-id]">
</script>
<div id="vita-widget"></div>

Plak deze code in de HTML van uw website op de plek waar de widget moet verschijnen.

Auto-resize

De widget past zijn hoogte automatisch aan op basis van de inhoud via het postMessage-mechanisme. Zorg dat uw website-container geen vaste hoogte heeft, zodat de widget correct kan meeschalen.

Widget-status

Een widget kan drie statussen hebben:

• Concept — In configuratie, niet publiek beschikbaar
• Actief — Live en beschikbaar voor inbedding
• Gepauzeerd — Tijdelijk uitgeschakeld

U wijzigt de status via de widget-instellingenpagina.

22. Support en ticketsysteem

VitaService heeft een ingebouwd ticketsysteem voor communicatie tussen partners en het VitaService-supportteam.

Tickets aanmaken

U kunt een supportticket aanmaken via Support → Nieuw ticket. Vul de volgende velden in:

• Onderwerp — Een beknopte beschrijving van uw vraag of probleem
• Categorie — Technisch probleem, Factuurvraag, Productievraag, Overig
• Prioriteit — Normaal, Hoog, Urgent
• Beschrijving — Een uitgebreide beschrijving van het probleem

U kunt bijlagen toevoegen aan uw ticket: screenshots, productiebestanden, facturen, etc.

Tickets beheren

Uw openstaande tickets zijn zichtbaar via Support → Mijn tickets. U kunt:

• Berichten toevoegen aan een bestaand ticket
• Bijlagen toevoegen
• Een ticket als opgelost markeren (als u het probleem zelf heeft opgelost)

SLA en reactietijden

VitaService hanteert de volgende reactietijden:

• Normaal — Eerste reactie binnen 1 werkdag
• Hoog — Eerste reactie binnen 4 werkuur
• Urgent — Eerste reactie binnen 1 uur (alleen beschikbaar voor kritieke productie-issues)

Bijlagen

Bijlagen worden veilig opgeslagen via het Asset Domain (ADR-012). U kunt bijlagen uploaden tot maximaal 50 MB per bestand. Ondersteunde formaten: afbeeldingen (JPEG, PNG, WebP), documenten (PDF, DOCX, XLSX), en 3D-bestanden (STL, OBJ, STEP).

Bijlagen zijn alleen toegankelijk via tijdelijk gegenereerde download-URL's (geldig 300 seconden). Dit garandeert dat bijlagen nooit publiekelijk toegankelijk zijn.

Ticketmerging

Admins kunnen gerelateerde tickets samenvoegen via de admin-interface. Na een merge worden alle berichten gecombineerd in het primaire ticket. Samenvoegen is onomkeerbaar — de samengestelde tickethistorie blijft bewaard.

23. Notificaties en communicatie

VitaService heeft een uitgebreid notificatiesysteem dat partners en creators op de hoogte houdt van relevante gebeurtenissen.

Typen notificaties

In-app notificaties — Verschijnen in de notificatiebalk bovenin uw dashboard. U ziet een badge-teller als er ongelezen notificaties zijn.

E-mailnotificaties — Voor kritieke events (nieuwe orders, supportreacties, betalingsbevestigingen) stuurt VitaService ook een e-mail.

Notificatie-instellingen

U kunt bepalen welke notificaties u per e-mail ontvangt via Instellingen → Notificaties. U kunt e-mail uitschakelen voor specifieke notificatietypes terwijl u ze in-app blijft ontvangen.

Notificatietypes voor partners

• Nieuwe order ontvangen
• Orderstatus bijgewerkt
• Nieuw supportticket-bericht
• Marketplaceaanbieding geaccepteerd
• Creator-aanvraag voor campagne
• Uitbetalingsbevestiging

Notificatietypes voor creators

• Campagne-aanvraag goedgekeurd/afgewezen
• Nieuwe opdrachtbeschrijving
• Opdracht goedgekeurd/afgewezen
• Conversie geregistreerd
• Uitbetaling verwerkt

E-mailconfiguratie

Partners kunnen VitaService configureren om klantcommunicatie te versturen vanuit hun eigen domeinnaam. Ga naar Instellingen → E-mail om uw eigen e-mailadres te koppelen.

Ondersteunde methoden:

• SMTP — Koppel uw eigen SMTP-server
• Google Workspace — Koppel via OAuth uw Google-bedrijfsaccount
• Microsoft 365 — Koppel via OAuth uw Microsoft-bedrijfsaccount

24. Beveiliging, privacy en AVG

VitaService neemt beveiliging en privacy serieus. Dit hoofdstuk beschrijft de beveiligingsmaatregelen en uw verantwoordelijkheden als verwerkingsverantwoordelijke.

Gegevensisolatie

Alle partnerdata is technisch geïsoleerd via Row Level Security (RLS) in PostgreSQL. Dit betekent dat een databasequery voor partner A nooit data van partner B kan retourneren — zelfs niet als er een bug in de applicatielaag zou zitten.

Uitzonderingen: admins hebben toegang tot alle partnerdata voor supportdoeleinden. Admin-acties worden geauditlogged.

Authenticatie

VitaService gebruikt Supabase Auth voor authenticatie. Wachtwoorden worden nooit in leesbare vorm opgeslagen — ze worden gehashed met bcrypt.

Twee-factor authenticatie (2FA) is beschikbaar en sterk aanbevolen voor alle accounts.

API-beveiliging

API-sleutels voor externe integraties (Shopify, Etsy, etc.) worden versleuteld opgeslagen in de database. Ze worden nooit gelogd in applicatielogs.

Externe API-aanroepen worden gedaan via server-side code — nooit vanuit de browser van de gebruiker. Dit voorkomt dat API-sleutels worden blootgesteld in netwerkrequests.

AVG-naleving

VitaService verwerkt persoonsgegevens van uw klanten namens u. U bent verwerkingsverantwoordelijke; VitaService is verwerker. De verwerkersovereenkomst is onderdeel van uw dienstverleningscontract.

VitaService bewaart klantgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Actieve klantdata: voor de duur van uw abonnement
• Afgesloten orderdata: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Analytische data (clicks, conversies): geanonimiseerd na 2 jaar

Databreach-procedure

Als VitaService een datalek constateert dat uw klantdata betreft, stellen we u binnen 72 uur op de hoogte. U bent als verwerkingsverantwoordelijke verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

25. API en externe integraties

VitaService biedt een REST API voor partners die hun systemen willen koppelen aan VitaService.

API-versie en basisURL

De huidige API-versie is v1. De basisURL is:

https://api.vitaservice.nl/api/v1/

Authenticatie

API-verzoeken worden geauthenticeerd via API-sleutels. U genereert een API-sleutel via Instellingen → API. Voeg de sleutel toe aan elk verzoek als HTTP-header:

Authorization: Bearer [uw-api-sleutel]

API-sleutels zijn per partner-scope. Ze geven alleen toegang tot de data en functies van uw eigen account.

Beschikbare endpoints

De v1 API biedt endpoints voor:

• Producten — Lijst, detail, aanmaken, bewerken, archiveren
• Orders — Lijst, detail, statusupdates
• Conversies — Conversies registreren vanuit externe systemen

De conversies-endpoint is specifiek ontworpen voor kanalen die niet natively door VitaService worden ondersteund. U kunt conversies insturen met een campagne-ID en creator-ID om creator-vergoedingen te triggeren.

Rate limiting

De API heeft rate limits:

• Standaard: 100 verzoeken per minuut per API-sleutel
• Conversies-endpoint: 1000 verzoeken per minuut

Bij overschrijding retourneert de API HTTP 429 met een Retry-After-header die aangeeft hoeveel seconden u moet wachten.

Idempotency

Verzoeken die data aanmaken (POST) ondersteunen een idempotency-sleutel via de header Idempotency-Key. Als u hetzelfde verzoek twee keer stuurt met dezelfde idempotency-sleutel, retourneert VitaService de response van het eerste verzoek zonder het verzoek opnieuw te verwerken.

26. Instellingen en accountbeheer

Dit hoofdstuk beschrijft alle beschikbare instellingen in uw VitaService-account.

Bedrijfsprofiel

Uw bedrijfsprofiel bevat de basisinformatie over uw bedrijf. Dit is de informatie die VitaService gebruikt voor facturatie en communicatie.

Vereiste informatie:

• Bedrijfsnaam (officieel)
• KVK-nummer
• BTW-nummer (indien van toepassing)
• Factuuradres
• Primair contactpersoon (naam + e-mail)

Abonnement en facturen

Via Instellingen → Abonnement kunt u uw huidige abonnementsvorm inzien, upgraden of downgraden. Facturen zijn beschikbaar als PDF-download.

Beveiligingsinstellingen

Via Instellingen → Beveiliging kunt u:

• Uw wachtwoord wijzigen
• 2FA inschakelen/uitschakelen
• Actieve sessies inzien en beëindigen
• Inloggeschiedenis inzien

Kanalen

Via Instellingen → Kanalen beheert u alle gekoppelde verkoopkanalen. U kunt kanalen toevoegen, de credentials bijwerken, en de koppeling verwijderen.

Uitbetalingsinstellingen

Via Instellingen → Uitbetalingen configureert u uw bankrekening voor creator-vergoedingen. VitaService heeft een geldig IBAN nodig om uitbetalingen te kunnen verwerken.

Notificaties

Via Instellingen → Notificaties bepaalt u welke notificaties u per e-mail ontvangt.

Data-export

Via Instellingen → Data-export kunt u een volledig overzicht van uw gegevens exporteren als CSV of JSON. Dit omvat uw producten, orders, klantgegevens en financiële data.

29. Praktijkvoorbeelden — 20 realistische scenario's

Scenario 1: Van producent naar multi-channel verkoper

Situatie: PrintMakers BV is een 3D-printbedrijf dat tot nu toe alleen via directe verkoop werkte. Ze willen hun producten online verkopen via Shopify en Etsy.

Stappen:

1. PrintMakers maakt een VitaService-account aan en vult het bedrijfsprofiel in
2. Ze voegen hun 15 standaardproducten toe aan de catalogus, elk met 2-4 varianten (materiaal en kleur)
3. Per variant voeren ze de inkoopprijs en verkoopprijs in
4. Ze uploaden productafbeeldingen (minimaal 1000x1000 pixels voor Etsy)
5. Ze koppelen hun Shopify-winkel via de OAuth-flow
6. Ze koppelen hun Etsy-account en configureren de bezorgingstemplates in Etsy
7. Per product stellen ze Etsy-specifieke tags in via Channel Overrides
8. Ze publiceren alle 15 producten naar beide kanalen
9. Binnen 24 uur komen de eerste Etsy-orders binnen via de webhook-integratie

Resultaat: PrintMakers heeft in twee dagen een multi-channel verkoopstructuur opgezet zonder technische kennis.

Scenario 2: Creator neemt deel aan campagne

Situatie: Sofie is een lifestyle-influencer op Instagram (80.000 volgers). Ze wil samenwerken met een merk dat gepersonaliseerde cadeau-artikelen verkoopt.

Stappen:

1. Sofie maakt een VitaService-account aan en vraagt de creator capability aan
2. Na goedkeuring door een admin heeft ze toegang tot de Creator Marketplace
3. Ze ziet een campagne van CadeauKing BV voor gepersonaliseerde naamplaatjes
4. Ze dient een aanvraag in met haar Instagram-statistieken
5. CadeauKing keurt de aanvraag goed
6. Sofie ontvangt een persoonlijke tracking link en een promo code (SOFIE15)
7. Ze plaatst 3 Instagram-posts en 2 Stories met de link en code
8. In de eerste week genereert ze 1.247 clicks en 43 conversies
9. Na de wachttijd van 14 dagen worden haar vergoedingen definitief
10. Bij de maandelijkse uitbetaling ontvangt ze EUR 387,00 op haar bankrekening

Resultaat: Sofie verdient met relatief weinig werk een aanzienlijke vergoeding door haar publiek te mobiliseren voor een relevant product.

Scenario 3: Partner gebruikt de inkooplijst voor een grootafname

Situatie: EventCo wil 500 gepersonaliseerde badges bestellen voor een conferentie. Ze willen offertes vergelijken bij drie producenten.

Stappen:

1. EventCo maakt een inkooplijst aan via Marketplace → Inkooplijsten
2. Ze voegen het product "Gepersonaliseerde badge" toe met specificaties: 500 stuks, PLA, 10x5cm, wit
3. Ze sturen een offerte-aanvraag naar drie leveranciers op de Marketplace
4. Leverancier A biedt EUR 2,50 per stuk, B biedt EUR 2,30, C biedt EUR 2,80
5. EventCo accepteert de offerte van leverancier B
6. Een inkooporder wordt automatisch aangemaakt
7. Leverancier B verwerkt de order en stuurt het trackingnummer
8. EventCo ontvangt de badges voor de conferentie

Resultaat: EventCo bespaart tijd en geld door meerdere offertes te vergelijken via één centrale interface.

Scenario 4: Beheerder verwerkt uitbetalingsbatch

Situatie: Aan het einde van de maand moeten 23 creators worden uitbetaald voor hun campagne-verdiensten.

Stappen:

1. Admin gaat naar Admin → Financiën → Creator-verdiensten
2. Hij ziet een overzicht van alle "earned" vergoedingen van de afgelopen maand
3. Hij klikt op "Nieuwe uitbetalingsbatch aanmaken"
4. Hij selecteert alle goedgekeurde vergoedingen
5. Het systeem berekent automatisch het totaalbedrag per creator
6. Admin exporteert een SEPA-bestand voor de bank
7. Na verwerking in de bank registreert hij de betalingsreferenties in VitaService
8. Creators ontvangen een automatische e-mailbevestiging met hun uitbetalingsoverzicht

Resultaat: De maandelijkse uitbetaling wordt efficiënt en gedocumenteerd verwerkt.

Scenario 5: AI-beeldgeneratie voor een productlancering

Situatie: DesignPrint wil een nieuw product lanceren — een miniatuur van de Eiffeltoren — maar heeft nog geen professionele productfoto's.

Stappen:

1. DesignPrint maakt het product aan in de catalogus
2. Ze uploaden een ruwe 3D-render als referentieafbeelding
3. Via het AI-paneel selecteren ze de stijl "Studio White" voor een professionele look
4. Ze genereren 5 varianten
5. Ze selecteren de beste twee afbeeldingen
6. Ze genereren aanvullend een lifestyle-versie met de stijl "Wooden Desk"
7. De drie geselecteerde afbeeldingen worden toegevoegd als productafbeeldingen
8. Het product wordt gepubliceerd naar Etsy met de AI-afbeeldingen

Resultaat: DesignPrint heeft professionele productafbeeldingen gegenereerd zonder een fotoshoot te organiseren.

Scenario 6: Multi-locatie partner configureert eigen e-maildomein

Situatie: NaamplaatPro wil dat alle klantcommunicatie (orderbevestigingen, verzendbericht) wordt verzonden vanuit info@naamplaatpro.nl.

Stappen:

1. NaamplaatPro gaat naar Instellingen → E-mail
2. Ze kiezen voor de optie "Google Workspace"
3. Ze doorlopen de Google OAuth-flow en geven toestemming om e-mail te verzenden
4. VitaService verifieert de koppeling en stuurt een testemail
5. Ze controleren of de testemail is ontvangen bij info@naamplaatpro.nl
6. Ze stellen de afzendernaam in op "NaamplaatPro Klantenservice"
7. Alle volgende e-mails worden verzonden vanuit hun eigen domein

Resultaat: Klanten zien een professionele afzender en hebben meer vertrouwen in de communicatie.

Scenario 7: Opzetten van een staffelprijsstrategie

Situatie: FabLab NL verkoopt 3D-geprinte onderdelen aan technische bedrijven die grote aantallen afnemen. Ze willen staffelprijzen instellen om grotere orders te stimuleren.

Stappen:

1. FabLab gaat naar het product "Motorhouder V2" → tab "Varianten"
2. Voor de variant "PLA Zwart" klikt ze op "Staffelprijs toevoegen"
3. Ze stelt vier prijsniveaus in:

• 1-9 stuks: EUR 12,50
• 10-49 stuks: EUR 10,00 (-20%)
• 50-99 stuks: EUR 8,50 (-32%)
• 100+ stuks: EUR 7,00 (-44%)

4. Ze slaat op en controleert de preview
5. Ze publiceert de staffelprijzen naar de Shopify-winkel
6. VitaService configureert automatisch de Shopify Price Rules

Resultaat: Klanten die grotere aantallen bestellen, ontvangen automatisch de juiste korting bij het afrekenen.

Scenario 8: Support-ticket met bijlage

Situatie: Een partner heeft een productiefout ontdekt in een geleverd product en wil dit rapporteren met foto's als bewijs.

Stappen:

1. Partner gaat naar Support → Nieuw ticket
2. Ze selecteert categorie "Kwaliteitsprobleem" en prioriteit "Hoog"
3. Ze beschrijft het probleem met verwijzing naar het ordernummer
4. Ze uploadt drie foto's van het defecte product (elk ca. 3 MB, PNG)
5. Ze stuurt het ticket in
6. Een admin ontvangt de notificatie en bekijkt de bijlagen via de beveiligde download-URL
7. De admin reageert met een voorstel voor een gratis vervanging
8. Partner markeert het ticket als opgelost

Resultaat: Het kwaliteitsprobleem is gedocumenteerd en opgelost zonder telefonisch contact.

Scenario 9: Creator campagne-dashboard monitoren

Situatie: Social Agency Amsterdam beheert 5 actieve campagnes voor 3 verschillende partners. Ze willen hun prestaties dagelijks monitoren.

Stappen:

1. Agency logt in op hun creator-account
2. Ze gaan naar Creator → Dashboard
3. Het dashboard toont een overzicht van alle 5 campagnes met:

• Totaal clicks: 8.432
• Totaal conversies: 312
• Geschatte verdiensten: EUR 2.808,00

4. Ze klikken op campagne "SummerPrints" voor een gedetailleerd overzicht
5. Ze zien welke tracking links de meeste conversies genereren
6. Op basis van de data besluiten ze meer budget te investeren in de best presterende link
7. Ze maken een nieuwe tracking link aan specifiek voor een TikTok-campagne

Resultaat: Agency heeft volledig inzicht in hun campagneprestaties en kan datagedreven beslissingen nemen.

Scenario 10: White-label widget implementeren

Situatie: PrintShopBV wil dat bezoekers van hun website gepersonaliseerde producten kunnen configureren en direct kunnen bestellen.

Stappen:

1. PrintShopBV gaat naar Instellingen → Widgets
2. Ze maakt een nieuwe widget aan met de naam "Website Configurator"
3. Ze stelt de kleuren in op hun huisstijlkleuren (primair: #2B5EA7, achtergrond: #F8F9FA)
4. Ze uploadt hun logo
5. Ze selecteert welke producten beschikbaar zijn in de widget
6. Ze schakelt de gepersonaliseerde configuratie in
7. Ze kopieert de embed-code
8. Ze plakt de embed-code op de productiepagina van hun website
9. De widget verschijnt met hun eigen branding

Resultaat: Bezoekers van de website kunnen producten configureren en bestellen zonder te weten dat VitaService de technologie levert.

Scenario 11: Beheerder beoordeelt capability-aanvraag

Situatie: Een partner heeft een aanvraag ingediend voor de "Marketing Agency" capability.

Stappen:

1. Admin ontvangt een notificatie over een nieuwe capability-aanvraag
2. Admin gaat naar Admin → Partners → [partner] → Capabilities
3. Admin leest de aanvraag: de partner beheert marketingcampagnes voor 8 klanten
4. Admin bekijkt het partnerhistorie: 6 maanden actief, geen klachten
5. Admin keurt de aanvraag goed
6. De partner ontvangt een notificatie dat de aanvraag is goedgekeurd
7. De partner heeft nu toegang tot de uitgebreide campagnebeheerfuncties

Resultaat: Capabilities worden zorgvuldig beoordeeld en alleen verleend aan partners die er klaar voor zijn.

Scenario 12: Migratie naar nieuw IBAN

Situatie: Een creator heeft een nieuwe bankrekening en wil zijn uitbetalings-IBAN wijzigen.

Stappen:

1. Creator logt in en gaat naar Instellingen → Uitbetalingen
2. Hij klikt op "IBAN wijzigen"
3. Hij voert het nieuwe IBAN in
4. VitaService valideert het IBAN (check op geldigheid en formaat)
5. Hij bevestigt de wijziging
6. Een e-mailbevestiging wordt verzonden naar zijn geregistreerde e-mailadres
7. De volgende uitbetaling wordt gedaan naar het nieuwe IBAN

Resultaat: IBAN-wijziging is eenvoudig en beveiligd via e-mailbevestiging.

Scenario 13: Bol.com-producten bijwerken na prijswijziging

Situatie: GreenPrint heeft zijn inkoopprijzen verlaagd en wil de verkoopprijzen op Bol.com aanpassen.

Stappen:

1. GreenPrint gaat naar het product en wijzigt de verkoopprijs in de Varianten-tab
2. Ze gaan naar Kanalen → Bol.com en klikken op "Aanbiedingen bijwerken"
3. VitaService stuurt de nieuwe prijzen naar de Bol.com API
4. Bol.com verwerkt de prijsupdate (duurt doorgaans 15-30 minuten)
5. GreenPrint verifieert de nieuwe prijs op Bol.com

Resultaat: Prijsupdates worden snel en foutloos doorgevoerd naar alle kanalen.

Scenario 14: Handmatig conversie registreren voor offline verkoop

Situatie: Een creator heeft een product gepromoot op een beurs. Bezoekers hebben producten ter plaatse gekocht, maar zonder tracking link.

Stappen:

1. De partner (producent) gaat naar Admin → Campagnes → [campagne] → Handmatige attributie
2. De partner voert het ordernummer en de bestellingsdatum in
3. De partner selecteert de creator die de klant heeft verwezen
4. Een admin valideert de handmatige attributie
5. De vergoeding wordt toegevoegd aan de volgende uitbetalingsbatch

Resultaat: Ook offline conversies kunnen worden bijgehouden en vergoed.

Scenario 15: Product archiveren en vervangen door nieuwe versie

Situatie: MaakAtelier heeft een verbeterde versie van een product ontwikkeld. Het oude product moet niet meer worden aangeboden maar moet blijven in de orderhistorie.

Stappen:

1. MaakAtelier maakt het nieuwe product aan (v2) met de verbeterde specificaties
2. Ze publiceren het nieuwe product naar alle kanalen
3. Ze gaan naar het oude product en klikken op "Archiveren"
4. Het oude product verdwijnt uit de catalogus en is niet meer publiceerbaar
5. Bestaande orders voor het oude product blijven correct zichtbaar in de orderhistorie
6. De Shopify-listing voor het oude product wordt automatisch uitgeschakeld

Resultaat: De catalogus blijft overzichtelijk terwijl historische data intact blijft.

Scenario 16: Retour verwerken voor een gepersonaliseerd product

Situatie: Een klant wil een gepersonaliseerde naamplaat retourneren omdat de naam verkeerd gespeld is (productiefout).

Stappen:

1. De partner ontvangt de retounaanvraag via het supportticket-systeem
2. De partner gaat naar de order en bekijkt de productie-instructies
3. De partner stelt vast dat er inderdaad een productiefout is gemaakt
4. De partner maakt een retour aan met reden "Productiefout"
5. De partner stuurt een gratis vervanging met de correcte naam
6. De klant ontvangt een notificatie dat een vervanging onderweg is
7. Na ontvangst van de vervanging sluit de klant het supportticket

Resultaat: Productiefouten worden snel en professioneel afgehandeld.

Scenario 17: Analyse van campagneprestaties door partner

Situatie: TrendCreations wil analyseren welke creators het meest effectief zijn voor hun campagne.

Stappen:

1. Partner gaat naar Campagnes → [campagne] → Prestatie-overzicht
2. Het overzicht toont per creator:

• Aantal clicks
• Conversieratio (conversies/clicks)
• Gegenereerde omzet
• Uitbetaalde vergoedingen

3. Creator A heeft een hoge click-count maar lage conversieratio (5%)
4. Creator B heeft minder clicks maar een hoge conversieratio (18%)
5. Partner besluit de promo code van creator B te promoten en de samenwerking met creator A niet te verlengen
6. Partner past de campagne aan: budget herverdeeld naar creator B

Resultaat: Datagedreven besluitvorming verbetert de ROI van campagnes.

Scenario 18: Bulk-categorisatie van producten

Situatie: PrintFactory heeft 200 producten in de catalogus maar heeft de categorieën nooit goed ingesteld. Ze willen dit bulk aanpassen.

Stappen:

1. PrintFactory exporteert de catalogus als CSV via Catalogus → Exporteren
2. Ze openen het CSV in Excel en passen de categoriekolom aan voor alle 200 producten
3. Ze uploaden het bijgewerkte CSV via Catalogus → Importeren
4. VitaService valideert het bestand en toont een preview van de wijzigingen
5. PrintFactory bevestigt de import
6. Alle 200 producten zijn bijgewerkt met de correcte categorieën

Resultaat: Bulkwijzigingen worden efficiënt uitgevoerd via CSV-import.

Scenario 19: Nieuwe medewerker onboarden

Situatie: DigitalMakers neemt een nieuwe medewerker aan die orders gaat verwerken.

Stappen:

1. De accountbeheerder gaat naar Instellingen → Team → Uitnodiging sturen
2. De beheerder voert het e-mailadres van de nieuwe medewerker in
3. De nieuwe medewerker ontvangt een uitnodigingsmail
4. De medewerker klikt op de activatielink en stelt een wachtwoord in
5. De medewerker heeft nu toegang tot het partner-dashboard
6. De beheerder past de toegangsrechten aan: alleen toegang tot Orders en Support

Resultaat: Nieuwe medewerkers kunnen snel worden ongeboreerd zonder volledige beheerdersrechten te geven.

Scenario 20: Admin lost een kritiek productieprobleem op

Situatie: Een partner rapporteert dat alle bestellingen van de afgelopen 24 uur niet zijn verwerkt door een systeemfout.

Stappen:

1. Admin gaat naar het support-dashboard en markeert het ticket als "Urgent"
2. Admin bekijkt de orderqueue en ziet dat 47 orders vastzitter in de status "Nieuw"
3. Admin inspecteert de verwerkingslogboeken
4. Admin identificeert de oorzaak: een verlopen API-sleutel voor de productie-interface
5. Admin genereert een nieuwe API-sleutel en herstart de verwerkingsqueue
6. De 47 orders beginnen automatisch te verwerken
7. Admin stuurt de partner een update over de oplossing en de betreffende orders
8. De partner bevestigt dat de orders nu worden verwerkt

Resultaat: Kritieke productiestoringen worden snel gedetecteerd en opgelost via het gecentraliseerde admin-dashboard.

30. Verklarende woordenlijst

ADR (Architecture Decision Record) — Een document dat een architectuurbeslissing vastlegt met de context, de beslissing zelf en de gevolgen. VitaService heeft meerdere ADR's voor kritieke ontwerpkeuzes.

API (Application Programming Interface) — Een set regels waarmee softwaretoepassingen met elkaar kunnen communiceren. VitaService biedt een REST API voor externe koppelingen.

Asset Domain — Het domein in VitaService dat verantwoordelijk is voor het beheer van bestanden en afbeeldingen. Bestanden verlaten het Asset Domain nooit direct; toegang verloopt altijd via tijdelijke URLs.

Attributie — Het toewijzen van een conversie aan een specifieke creator. VitaService gebruikt het "last click" attributiemodel.

Batch (uitbetaling) — Een verzameling van creator-vergoedingen die in één keer worden verwerkt en uitbetaald.

Capability — Een bevoegdheid die een partner kan aanvragen om toegang te krijgen tot specifieke VitaService-functies (bijv. Creator, Marketing Agency).

Channel Override — Een kanaalspecifieke instelling die de standaardproductinformatie overschrijft voor een specifiek verkoopkanaal.

Click-through tracking — Het bijhouden van het aantal keren dat een tracking link wordt aangeklikt.

Conversie — Een aankoop die plaatsvindt nadat een klant via een tracking link of promo code de winkel heeft bereikt.

Creator — Een partner-account met de Creator capability die deelneemt aan marketingcampagnes en vergoedingen verdient op basis van conversies.

Creator Marketplace — Het overzicht in VitaService waar creators beschikbare campagnes kunnen vinden en aanvragen.

EAN (European Article Number) — Een 13-cijferige code voor producten, vereist door Bol.com voor de meeste productcategorieën.

Entitlement — Een recht op een vergoeding dat is vastgelegd in het VitaService-systeem. Entitlements kunnen de status "pending", "earned", "paid" of "voided" hebben.

FDM (Fused Deposition Modeling) — De meest gebruikte 3D-printtechnologie, waarbij plastic draad (filament) laag voor laag wordt aangebracht.

Fulfillment — Het proces van orderverwerking, productie en verzending van een product aan de klant.

GTIN (Global Trade Item Number) — De overkoepelende term voor productidentificatiecodes, waaronder EAN.

IBAN (International Bank Account Number) — Internationaal bankrekeningnummer, gebruikt voor uitbetalingen aan creators.

Idempotency — De eigenschap van een API-verzoek dat het altijd hetzelfde resultaat geeft, ook als het meerdere keren wordt verstuurd. Voorkomt dubbele verwerking.

Inkooplijst — Een verzameling van producten uit de Marketplace waarvoor een partner een offerte-aanvraag wil doen.

Inkooporder — Een formele bestelling die is aangemaakt na acceptatie van een offerte.

KVK — Kamer van Koophandel. Het KVK-nummer is vereist in het bedrijfsprofiel van elke partner.

Last Click — Het attributiemodel waarbij de conversie wordt toegewezen aan de creator van de meest recente klik.

Ledger — Het financiële grootboek in VitaService dat alle transacties bijhoudt.

Listing — Een productpagina op een extern verkoopkanaal (bijv. een Etsy-listing of een Bol.com-aanbieding).

Marketplace — De interne B2B-productdirectory van VitaService waar partners producten kunnen aanbieden aan andere partners.

Multi-tenant — Een architectuur waarbij meerdere klanten (tenants) dezelfde applicatie-instantie gebruiken, maar elkaars data niet kunnen zien.

OAuth — Een open standaard voor autorisatie, gebruikt door VitaService voor het koppelen van externe diensten (Shopify, Google, Microsoft).

Offerte — Een prijsaanbieding van een leverancier voor een specifiek product of een set producten.

Partner — Een bedrijf dat is geregistreerd op VitaService en gebruik maakt van het platform.

Pending — De status van een creator-vergoeding die is geregistreerd maar nog niet definitief is (wacht op de wachttijd voor retouren).

Promo code — Een kortingscode die is gekoppeld aan een creator-campagne. Bij gebruik registreert het systeem automatisch een conversie voor de bijbehorende creator.

Processing profile (Etsy) — Een configuratie in Etsy die beschrijft hoe een product wordt verwerkt en verzonden. Vereist voor bepaalde productcategorieën op Etsy.

Publicatie — Het beschikbaar maken van een product op een verkoopkanaal (extern of de VitaService Marketplace).

RLS (Row Level Security) — Een beveiligingsmechanisme in PostgreSQL dat ervoor zorgt dat gebruikers alleen toegang hebben tot hun eigen data.

SKU (Stock Keeping Unit) — Een interne identificatiecode voor een productvariante.

SLA (Service Level Agreement) — De afgesproken reactietijden voor supportverzoeken.

SLS (Selective Laser Sintering) — Een 3D-printtechnologie die poedermaterialen laag voor laag sintert met een laser.

SLA (Stereolithography) — Een 3D-printtechnologie die vloeibare hars uithardt met UV-licht voor hoge-resolutie prints.

Staffelprijs — Een prijsstructuur waarbij de prijs per eenheid daalt bij grotere afnames.

Supabase — Het database-platform (PostgreSQL) dat VitaService gebruikt voor gegevensopslag, inclusief Row Level Security.

Tenant — Een partner of bedrijf dat gebruik maakt van het multi-tenant VitaService-platform.

Tracking link — Een unieke URL die is gekoppeld aan een specifieke creator en campagne, voor het bijhouden van clicks en conversies.

Variant — Een specifieke configuratie van een product: een combinatie van materiaal, kleur, afmeting en andere eigenschappen.

Vergoeding — De betaling die een creator ontvangt voor een conversie of een voltooide opdracht.

Webhook — Een HTTP-verzoek dat automatisch wordt verstuurd wanneer een specifieke gebeurtenis plaatsvindt (bijv. een nieuwe Shopify-order).

White-label — Een product of dienst die door een andere partij wordt aangeboden onder een eigen naam en huisstijl.

Widget — Een configureerbaar UI-component dat op een externe website kan worden ingebed, volledig gestyled met de branding van de partner.

Zichtbaarheidsmodus — De instelling die bepaalt wie een product op de Marketplace kan zien: Publiek, Netwerk of Privé.